Зачем нужна ECM-система?

72

Вопрос

Для организации системы согласования нельзя ли обойтись обычной электронной почтой? Зачем нужна ECM-система?

Ответ

Да, электронная почта – очень хороший инструмент для согласования, и вполне можно обойтись электронной почтой и не внедрять ECM-систему. Приведу аналогию с автомобилем и велосипедом. Из точки А до точки В можно добраться на велосипеде. На свежем воздухе, не спеша и не затратив средств на приобретение автомобиля.

Но есть несколько ограничений. Затрону лишь некоторые:

·       порой из точки А в точку В необходимо добраться быстрее. Не за час, а, например, за 15 минут, но преодолеть такое расстояние на велосипеде за это время просто невозможно;

·       расстояние от точки А до точки В может оказаться настолько большим, что на велосипеде этот путь можно просто не преодолеть;

·       может пойти дождь и за поворотом вас может окатить водой невнимательный водитель;

·       после дороги желательно принять душ, что не в каждой точке В предусмотрено;

·       порой в точке В надо быть в галстуке и в отглаженном костюмчике;

·       летом жарко, а кондиционер на велосипеде не предусмотрен;

·       зимой по гололеду сложно ездить, да и холодно;

·       без присмотра велосипед не оставишь, а в точке В не всегда есть оборудованная парковка.

Также ограничения есть и при использовании электронной почты при согласовании того или иного документа. Вот лишь наиболее важные и критичные:

·       нет возможности повлиять на исполнительскую дисциплину, так как нет автоматически создаваемых отчетов в процессе согласования;

·       нет прозрачности процессов и уведомлений ответственным лицам и контролерам при нарушении сроков согласования;

·       сложные регламенты невозможно предусмотреть в электронной почте либо приходится изучать регламент каждому инициатору, чтобы правильно выстроить процесс согласования;

·       отсутствие доступной истории работы с поручениями также вносит свои неудобства при оперативном вмешательстве;

·       переписку по согласованию в любой момент можно удалить и потом не найти концов;

·       нет возможности запрета на редактирование документа и подписание электронной подписью.

Конечно же, автомобиль требует средств на амортизацию, на бензин, на приобретение самого автомобиля и ремонт в случае поломки. Но автовладельцы меня поймут, если я скажу, что эти затраты с лихвой окупаются мобильностью, удобством и комфортом от владения.

Но и автомобили бывают разные, как и системы электронного документооборота. На рынке можно найти модель на любой вкус: от отечественной «шестерки» до «Bentley». Все зависит от средств, желания и необходимости.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль