Для кого предусмотрены особые правила хранения документов?

35

Вопрос

У нас в организации возник спор. Наш руководитель настаивает, что, поскольку мы не являемся источниками комплектования какого-либо государственного и муниципального архива, мы можем все свои документы постоянного срока хранения уничтожить после 10 лет хранения, и ссылается при этом на новый Перечень типовых управленческих архивных документов. Так ли это?

Ответ

Прежде всего, взглянем повнимательнее на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, выпущенный в  2010 г. (далее - Перечень). В нем  сказано, что «в графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством».


Читайте о сроках хранения документов еще больше по ссылке.


В самой графе «Сроки хранения» дана ссылка <*>, которая в самом конце Перечня расшифровывается следующим образом:  «<*> Срок хранения "постоянно" (далее - Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет».

Отсюда, казалось бы, можно сделать вывод о том, что Перечень разрешает всем организациям, вне зависимости от формы собственности, уничтожать любые свои документы постоянного срока хранения по истечении 10 лет при условии, что они не являются источниками комплектования архивов.


Мы рекомендуем почитать о уничтожении документов материал по этой ссылке.


Для того чтобы понять, что же на самом деле имели в виду разработчики Перечня, давайте посмотрим, как они описывали данное положение в проекте Указаний по применению Перечня (далее – Указания), которые в окончательную версию нормативного правового акта не вошли:

Проект Указаний по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (согласованы Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г.).

2.4. Постоянный срок хранения (графа № 3) применяется всеми организациями, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в установленном порядке.


Читайте о текущем хранении документов еще больше по ссылке.



 Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят  документы, имеющие постоянный срок хранения по Перечню (графа № 3), не менее 10 лет. Целесообразность дальнейшего хранения документов организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

При этом документы нормативно-правового, имущественного характера постоянного срока хранения по настоящему Перечню необходимо хранить в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, до ликвидации данных организаций. В Перечне такие документы отмечены звездочкой («*»). При ликвидации организаций эти документы подвергаются экспертизе ценности и передаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.


Также прочитайте о исходящих документах более подробно.


В этом проекте комментарий к графе № 3 был сформулирован следующим образом: «Срок хранения "пост." применяется в соответствии с п. 2.4 Указаний…».

И тогда позиция разработчиков Перечня становится совершенно понятной. Перечень, как правило, отражает потребность в документах государства, в том числе и в плане комплектования Архивного фонда страны. Все  организации, включая и те, чьи документы не заинтересовали государственные и муниципальные архивы, должны понимать, что они, во-первых, обязаны исполнять прямые требования законов и нормативных актов в отношении сроков хранения (независимо от того, что написано в Перечне), и что, во-вторых, им самим могут в будущем понадобиться те или иные документы, допустим, для защиты своих интересов.

При определении сроков хранения организациям следует учитывать целый ряд факторов:

нужды собственной деловой деятельности, контрактные обязательства, сроки исковой давности, особенности судебной практики, потребность в документах третьих сторон, историческую ценность документов для организации и общества (об этом Перечень, увы, не упоминает вовсе) и даже международное и зарубежное законодательство и обычаи деловой практики.

Как раз об этом фактически и идет речь в проекте Указаний. Поэтому я бы не рекомендовала на основании одного незначительного комментария Перечня уничтожать документы организации, которым законодательством установлены постоянные сроки хранения.

Кроме того, стоит обратить  внимание на выпущенные в 2007 г. Указания по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, в которых даны несколько иные рекомендации.

Указания по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182)

3.3.1. Отметка "Пост." (Постоянно), проставленная в Перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы подлежат передаче на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы в установленном порядке.

Организации, являющиеся источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов передают архивные документы с отметкой "Пост." в соответствующие архивы  по истечении сроков их хранения в организациях, установленных законодательством Российской Федерации.

Организации, не являющиеся источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов,  хранят  архивные документы, имеющие отметку "Пост.", до ликвидации организации, после чего эти документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.

Если говорить откровенно, то нынешние Перечни – это документы типа стандартов, уступающие по своей правовой силе законам и нормативным актам, не претендующие на истину в последней инстанции и неспособные оперативно отражать изменения в законодательстве. Помните, что никакие ссылки на Перечни в суде не помогают, если нарушены требования законодательства.

Поэтому принимая решения о судьбе документов, в первую очередь нужно ориентироваться именно на положения законов и нормативных правовых актов, не забывая при этом, конечно, и о собственных интересах организации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль