Активировать демодоступ

Секретариат

Логично ли постоянно обновлять СЭД?

15 мая 2016
44
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Все чаще слышу о том, что те или иные компании перешли на использование новой версии системы электронного документооборота. А не проще ли в таком случае дождаться выхода самой усовершенствованной версии СЭД вместо того, чтобы постоянно нести затраты на ее обновление?

Ответ

На первый взгляд, конечно, внедрение сразу на 100% устраивающей вас СЭД кажется легким и незатратным выходом по сравнению с постоянным ее обновлением. Но не все так просто: пока вы ждете «свою» систему, ваши коллеги из других фирм уже используют современные СЭД, возможно, не полностью идеальные, но, тем не менее, дающие большие преимущества перед другими компаниями. Многие процессы у компаний-конкурентов уже отлажены, процедуры автоматизированы, скорость обработки документов и распространения информации увеличена, контроль исполнения документов и поручений по ним обеспечен, взаимодействие сотрудников разных отделов и удаленных филиалов налажено. У вас же в это время документы передаются курьером, на что затрачивается несколько дней, а не минут, в связи с чем затягивается принятие управленческих решений, выполнение работ по проектам – и вот конкуренты уже опережают вас, а ваша прибыль уменьшается. Да, возможно, при внедренной СЭД какие-то автоматизированные процессы потребуют перестройки, но это уже более легкая задача по сравнению с автоматизацией процедур «с нуля».

Еще одним аргументом в пользу использования системы “здесь и сейчас”, а не откладывание ее внедрения в долгий ящик, является тот факт, что идеальных систем в принципе не существует. И вряд ли даже самая современная СЭД будет на 100% соответствовать всем вашим требованиям – разве что только на короткий промежуток времени. Ведь и ваша компания не стоит на месте, она постоянно развивается, изменяются какие-то процессы, добавляются новые задачи, появляются другие виды деятельности, которые также требуют информационной поддержки с помощью СЭД.

К примеру, еще года два назад не были столь широко распространены планшетные персональные компьютеры, поэтому не было и необходимости в доступе с них к системе электронного документооборота. Сейчас, когда мобильные устройства все более популярны и доступны и активно используются как средства бизнес-коммуникаций, востребована и возможность работы на них в СЭД, особенно когда нет доступа к стационарному компьютеру.

К тому же, следует понимать, что развитие системы, выход новых версий – это естественный процесс. СЭД эволюционируют: с каждой выпущенной версией увеличиваются возможности системы, добавляются специальные модули (например, которые автоматизируют ранее не существовавшие процессы). Поэтому опять приходим к выводу, что идеальной СЭД можно не дождаться никогда, а есть смысл внедрять наиболее подходящую систему и совершенствовать свои бизнес-процессы параллельно развитию системы.

Такое решение позволит не гипотетически, а на практике оценить те требования, которым должна удовлетворять система. Одно дело, когда эта оценка делается на основе предположений, которые могут быть ложными, а другое – выводы и рекомендации, полученные на основе реального опыта.

Обновление системы также минимизирует риск остаться без ее технической поддержки, поскольку есть вероятность снятия производителями с технической поддержки слабофункциональных, отстающих в развитии версий систем. Данный шаг разработчика вполне понятен и оправдан: выживают наиболее функциональные, гибкие и полезные версии, обеспечивающие поддержку актуальных бизнес-процессов. Для этого, собственно, и выпускаются свежие версии.

Новая версия системы электронного документооборота – это возможность для компании-клиента соответствовать современным требованиям рынка и организовывать бизнес-процессы наилучшим образом.

А своевременный отклик на вызовы бизнес-среды в итоге обходится гораздо дешевле, чем организация процессов “по старинке” – на бумаге.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.