Логично ли постоянно обновлять СЭД?

21

Вопрос

Все чаще слышу о том, что те или иные компании перешли на использование новой версии системы электронного документооборота. А не проще ли в таком случае дождаться выхода самой усовершенствованной версии СЭД вместо того, чтобы постоянно нести затраты на ее обновление?

Ответ

На первый взгляд, конечно, внедрение сразу на 100% устраивающей вас СЭД кажется легким и незатратным выходом по сравнению с постоянным ее обновлением. Но не все так просто: пока вы ждете «свою» систему, ваши коллеги из других фирм уже используют современные СЭД, возможно, не полностью идеальные, но, тем не менее, дающие большие преимущества перед другими компаниями. Многие процессы у компаний-конкурентов уже отлажены, процедуры автоматизированы, скорость обработки документов и распространения информации увеличена, контроль исполнения документов и поручений по ним обеспечен, взаимодействие сотрудников разных отделов и удаленных филиалов налажено. У вас же в это время документы передаются курьером, на что затрачивается несколько дней, а не минут, в связи с чем затягивается принятие управленческих решений, выполнение работ по проектам – и вот конкуренты уже опережают вас, а ваша прибыль уменьшается. Да, возможно, при внедренной СЭД какие-то автоматизированные процессы потребуют перестройки, но это уже более легкая задача по сравнению с автоматизацией процедур «с нуля».

Еще одним аргументом в пользу использования системы “здесь и сейчас”, а не откладывание ее внедрения в долгий ящик, является тот факт, что идеальных систем в принципе не существует. И вряд ли даже самая современная СЭД будет на 100% соответствовать всем вашим требованиям – разве что только на короткий промежуток времени. Ведь и ваша компания не стоит на месте, она постоянно развивается, изменяются какие-то процессы, добавляются новые задачи, появляются другие виды деятельности, которые также требуют информационной поддержки с помощью СЭД.

К примеру, еще года два назад не были столь широко распространены планшетные персональные компьютеры, поэтому не было и необходимости в доступе с них к системе электронного документооборота. Сейчас, когда мобильные устройства все более популярны и доступны и активно используются как средства бизнес-коммуникаций, востребована и возможность работы на них в СЭД, особенно когда нет доступа к стационарному компьютеру.

К тому же, следует понимать, что развитие системы, выход новых версий – это естественный процесс. СЭД эволюционируют: с каждой выпущенной версией увеличиваются возможности системы, добавляются специальные модули (например, которые автоматизируют ранее не существовавшие процессы). Поэтому опять приходим к выводу, что идеальной СЭД можно не дождаться никогда, а есть смысл внедрять наиболее подходящую систему и совершенствовать свои бизнес-процессы параллельно развитию системы.

Такое решение позволит не гипотетически, а на практике оценить те требования, которым должна удовлетворять система. Одно дело, когда эта оценка делается на основе предположений, которые могут быть ложными, а другое – выводы и рекомендации, полученные на основе реального опыта.

Обновление системы также минимизирует риск остаться без ее технической поддержки, поскольку есть вероятность снятия производителями с технической поддержки слабофункциональных, отстающих в развитии версий систем. Данный шаг разработчика вполне понятен и оправдан: выживают наиболее функциональные, гибкие и полезные версии, обеспечивающие поддержку актуальных бизнес-процессов. Для этого, собственно, и выпускаются свежие версии.

Новая версия системы электронного документооборота – это возможность для компании-клиента соответствовать современным требованиям рынка и организовывать бизнес-процессы наилучшим образом.

А своевременный отклик на вызовы бизнес-среды в итоге обходится гораздо дешевле, чем организация процессов “по старинке” – на бумаге.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль