Какие стандарты применяются к СЭД?

45

Вопрос

Какие имеются государственные или международные стандарты/требования к системам электронного документооборота, по которым будет полезно ориентироваться?

Ответ

В настоящее время существуют четыре наиболее авторитетных, на наш взгляд, документа по данному вопросу:

Международный стандарт ISO 16175:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments). Стандарт состоит из трех частей – «Основные положения и принципы», «Рекомендации и функциональные требования к системам управления электронными документами» и «Рекомендации и функциональные требования по управлению документами в деловых системах». Данный документ был разработан Международным Советом Архивов и известен также как ICA-Req. Он в основном отражает представления об информации и документации, сложившиеся к началу века, заимствовав очень многое из известных спецификаций MoReq (2001 г.) и требований Национальных Архивов Великобритании PRO/TNA (2002 г.).

Несомненным достоинством стандарта является то, что в нем впервые были выделены требования к управлению документами в электронных деловых системах. Однако на данный момент отсутствует система сертификации на соответствие требованиям данного стандарта и он не поддерживается ни одним из поставщиков. На русский язык документ не переводился.

Спецификации MoReq2010 «Модульные требования к документным системам» (Modular Requirements for Records Systems), разработанные по заказу Европейской Комиссии и опубликованные в 2011 г. Этот документ оказался настолько революционно новым, что до сих пор вокруг него не утихают жаркие споры, и его дальнейшая судьба пока не ясна.

MoReq2010 отличает от его предшественников ярко выраженная модульная структура требований, позволяющая сертифицировать самые разные системы и учесть как текущие, так и будущие потребности пользователей, а также общая нацеленность на то, чтобы при переносе документов из одной системы в другую переносилась и вся сопутствующая информация – все метаданные, история использования и т.д.
В документе предложены достаточно интересные модели ряда процессов управления документами, а также предлагается много новых идей, с которыми полезно ознакомиться.

В результате стандарт оказался сложным для реализации, и в настоящее время ни один из поставщиков не готов его поддерживать. В то же время для применения  MoReq2010 уже создана система тестирования и сертификации. Документ доступен в интернете, но перевода на русский язык пока нет.

Спецификации MoReq2 «Типовые требования к управлению электронными документами» (Model Requirements for the management of electronic records) 2008 г., хотя официально и не рассматриваются уже как актуальный и развивающийся документ, остаются, с нашей точки зрения, наиболее удобным для специалистов-практиков инструментом. Документ написан языком, понятным специалистам в области управления документами и архивного дела. И несмотря на то что в нем специально не рассматриваются самые последние тенденции электронного документооборота (такие как переход на облачные вычисления), он до сих пор не устарел. Стандарт свободно доступен на сайте DLM-форума.

Более того, стандарт специально разрабатывался таким образом, чтобы из него можно было набирать подходящие требования, например, при подготовке тендерной документации.

Известны примеры использования MoReq2 российскими государственными органами и организациями, чему способствует наличие двух переводов стандарта на русский язык – Гильдии  Управляющих Документацией и моего. Оба перевода можно скачать в интернете.

Для MoReq2 была создана система сертификации и тестирования (ныне уже не действующая), и один из основных поставщиков систем управления электронными документами успел получить такую сертификацию.

Для полноты картины следует упомянуть стандарт Министерства обороны США DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами» (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard), третья редакция которого была выпущена в 2007 г. Документ доступен в интернете, но на русский язык он не переведен.

Данный документ стал фактически национальным стандартом в США и ряде других стран. Министерство обороны США проводит сертификацию продуктов на соответствие его требованиям, и практически все основные продукты крупных поставщиков такую сертификацию имеют.

Помимо этого существуют около дюжины документов, разработанных государственными органами ряда стран. К сожалению, большинство из них доступно только на национальных языках, и лишь отдельные документы частично переведены на английский язык.

Таким образом, на данный момент во всех отношениях наиболее удобным для использования отечественными специалистами является MoReq2. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль