Активировать демодоступ

Секретариат

Какие существуют поисковые возможности в СЭД?

15 мая 2016
50
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Какие сейчас существуют поисковые возможности в системах электронного документооборота?

Ответ

Любой электронный документ, созданный или зарегистрированный в системе электронного документооборота, состоит из двух частей: электронной карточки документа и непосредственно файла документа.

В электронной карточке хранится описание документа – атрибуты. Для каждого вида документа существует свой набор атрибутов, описанный, как правило, в инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации. Атрибуты и файлы документа вводятся в систему операторами СЭД или регистраторами документов. Любой пользователь при наличии соответствующих прав может изменить или дополнить описание (атрибуты) документа. Дополнительно для каждого электронного документа  определяются системные атрибуты – метаданные:

уникальный номер (идентификатор) в системе, автор электронного документа (кто создал карточку), дата создания/изменения в системе, связи (ссылки) с другими документами и т.п.

Системные метаданные определяются автоматически системой и не могут быть изменены пользователем.

Таким образом, поиск документов в СЭД возможен тремя способами.

  1. Поиск по атрибутам представляет собой поиск по полям электронных карточек документов.

Например, можно найти документы по их регистрационным данным: регистрационному номеру, дате регистрации, корреспонденту и т.д.

  1. Полнотекстовый поиск представляет собой более сложный поиск по базе данных текстов документов на основании содержимого вложенных файлов. В зависимости от используемой базы данных и поисковых механизмов полнотекстовый поиск возможен по файлам различных форматов.

Наиболее широко используется поддержка форматов .doc, .rtf, .pdf.

  1. Поиск по системным метаданным представляет собой поиск по идентификатору и системным действиям, производимым с документами.

Например, можно найти все документы, которые я создал/просматривал/изменял сегодня/вчера/на прошлой неделе/в прошлом месяце и т.д.

Для всех вариантов поиска возможен сложный комбинированный поиск с использованием логических операций. Как правило, в этом случае поисковые запросы сохраняются в системе и используются в дальнейшем для формирования различных отчетов и журналов.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.