Как выбрать систему для автоматизации бюджетирования?

28

Вопрос

Как выбрать систему для автоматизации бюджетирования и каким параметрам системы уделять повышенное внимание?

Ответ

Основное требование к системе автоматизации бюджетирования – это покрытие всех процессов бюджетного контура, таких как:

  • определение структуры бюджетов (определение модели бюджетирования);
  • планирование, утверждение и корректировка бюджетов (для госструктур – формирование бюджетной заявки, доведение лимитов бюджетных ассигнований);
  • учет фактических операций в различных разрезах (по статьям, периодам, центрам финансовой ответственности, таким как центры доходов, затрат, прибыли, инвестиций);
  • контроль исполнения бюджета;
  • формирование сводной и аналитической отчетности для различных участников бюджетного процесса (план-факт анализ).

Интересная информация об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия размещена здесь.


Специфическим критерием оценки является прозрачность бюджетной модели, позволяющая прослеживать связи между бюджетами, а также наличие развитых средств отчетности, например, настраиваемых детализируемых отчетов или возможности формирования произвольных запросов для получения необходимых показателей.

Дополнительно система может обеспечивать поддержку процессов планирования и корректировки планов работ и программ мероприятий в увязке с бюджетными показателями (статьями бюджета), а также планирования и осуществления закупочных процедур и договорной деятельности. Кроме того, система способна увязывать процессы бюджетирования с основными производственными процессами организации (процессами хозяйственной деятельности) через механизмы учета. 

При распределенной иерархической структуре организации отдельное внимание стоит уделить процессам сбора и консолидации плановых данных территориально удаленных подразделений, доведения лимитов до подведомственных организаций (самостоятельных филиалов, предприятий холдинга), поддержке процессов согласования закупочной документации и договоров, а также консолидированной отчетности. Эти дополнительные процессы система автоматизации бюджетирования может поддерживать самостоятельно или за счет интеграции с внешними системами.

Если выбранная система удовлетворяет организацию по функциональности, рекомендуем обратить внимание на то, имеет ли она примеры успешных внедрений в нашей стране. Однако этого может быть недостаточно – следует убедиться, что выбранное ПО может быть адаптировано под принятую в организации систему бюджетного управления и скорректировано в дальнейшем при изменении внутренних процедур, желательно без доработок. Нужно помнить, что бюджетные процессы в организациях с государственным, коммерческим и смешанным бюджетом существенно различаются, как отличаются и бюджетные модели организаций в зависимости от видов их деятельности, поэтому полезно будет рассмотреть специализированные отраслевые решения, поддерживающие необходимую структуру бюджета.

Нельзя недооценивать и фактор «размера бизнеса»: система не должна быть слишком «тяжелой» для вашей организации. Четко определите процедуру, которую вам требуется поддерживать с помощью системы:

Например, состав, детализацию, периодичность бюджетной процедуры, типы бюджетов, состав показателей, необходимых для поддержки принятия решений и организации управления.

Оцените возможность формирования достоверных показателей в системе – достаточность получаемых данных зависит от структуры показателей, системы учета и возможностей своевременной актуализации учетных данных.

При выборе системы следует рассмотреть возможность ее использования с уже имеющимися средствами автоматизации.

Например, с системами бухгалтерского и оперативного учета, управления договорной деятельностью и др.

Не исключено, что контроль исполнения бюджетного регламента будет удобно выполнять в СЭД. Подумайте о замене устаревших систем на встроенные сервисы новой системы.

Существенными факторами при выборе системы автоматизации бюджетирования является стоимость внедрения, а также, что тоже крайне важно, стоимость дальнейшего владения системой, включая лицензионные отчисления и техническую поддержку.

Также применимы и общие критерии выбора любых информационных систем: архитектура решения, технологии, на которых реализован продукт, производительность и надежность, уровень защиты данных и распределение полномочий пользователей, удобство интерфейса, возможность дальнейшего развития и адаптации системы к изменению условий функционирования. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль