Как справиться с увеличивающимися объемами документов?

49

Вопрос

Несмотря на переход нашей организации на использование электронных документов, объемы бумажных документов продолжают расти. Как справиться с увеличивающимися объемами документов?

Ответ

Сохранение значительного объема бумажных документов после внедрения СЭД неизбежно при поддержке бумажных входящих и исходящих документопотоков, неполном переходе на внутренний безбумажный документооборот. Стоит помнить, что отказ от бумажных документов – не главная цель внедрения СЭД. Невозможно полностью отказаться от оформления бумажных документов при взаимодействии с внешними организациями, в особенности с государственными структурами. Кроме того, даже при наличии внедренных средств электронного согласования сотрудники не всегда готовы читать документы с экрана, предпочитая иметь дело с документами на бумажном носителе, либо, когда в компании сохраняются процессы печати документов, требующих бумажного подписания или заверения печатью согласно нормативным требованиям.

Объем бумажных документопотоков можно снизить, работая в двух направлениях:  последовательно завершая переход на внутренний безбумажный документооборот и переводя внешние коммуникации преимущественно в электронной вид.


Мы рассказывали ранее о уничтожении документов в материале по ссылке.


Для государственных структур апробированными и высокоэффективными способами снижения бумажного документооборота являются подключение к МЭДО и СМЭВ, организация электронного взаимодействия с подведомственными организациями (подключение подведомственных структур к информационным системам центрального аппарата или межсистемная интеграция). Аналогичные процессы активно идут в сфере В2В взаимодействия (для поддержки такого электронного взаимодействия существуют операторы электронного документооборота, аккредитованные государством).

Среди основных мер, которые может предпринять организации для существенного снижения объемов бумажных документов можно указать следующие:

  • регламентное исключение бумажных процессов обработки документов;
  • признание действия документов, подписанных простой или усиленной электронной подписью;
  • подключение всех сотрудников к контуру безбумажного документооборота.

Последний пункт касается как конечных исполнителей, так и высшего руководства. Полноценный электронный документооборот невозможен без внедрения мобильных решений для руководителей высшего и среднего звена, поддерживающих средства согласования, редактирования документов и подписания их ЭП. Формирование и предоставление на мобильных устройствах отчетности в электронном виде также способствует сокращению бумажного документопотока.

Отдельно в списке мероприятий по снижению объема бумажных документов можно выделить автоматизацию процессов архивного делопроизводства, внедрение средств формирования электронного архива для передачи документов в электронном виде в Росархив или организацию внутренних электронных архивов. 

Снижению объема бумаг в целом может способствовать организация единых рабочих пространств для работы с информацией, обеспечивающих прямой доступ к ней, в числе которых могут быть и средства совместной работы по формированию различного рода планов и иных структурированных документов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль