Активировать демодоступ

Секретариат

Как привлечь контрагентов к обмену электронными документами?

16 мая 2016
64
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как привлечь контрагентов к обмену электронными документами?

Ответ

Все более актуальными становятся вопросы организации юридически значимого документооборота, прежде всего в части финансовой документации. В то же время активно расширяется спектр предложений от операторов электронного документооборота.

На первый взгляд организация обмена электронными документами взаимно выгодна всем контрагентам – это приводит к существенному ускорению и упрощению взаимодействия, минимизации цепочки производственных процессов, исключению ненужных операций по обработке документов, сокращению сроков согласования и издержек на доставку документов.  Однако переход на электронное взаимодействие пока происходит не так быстро.


Вам будет полезно узнать о видах электронных документов в материале по ссылке.


Для того чтобы электронные документы, которыми обмениваются организации имели юридическую силу и могли при необходимости быть предъявлены, например, в суде требуются несколько составляющих:

  1. Электронная подпись (для каждого из лиц, имеющих право подписи документов, которыми обмениваются организации). Электронная подпись может быть выдана любым аккредитованным федеральным удостоверяющим центром.
  2. Соглашение между участниками взаимодействия о том, что они договорились обмениваться определенными видами документов в электронном виде. При этом соглашения должны быть заключены между всеми участниками взаимодействия (если их всего два, то это не сложно, но если десятки — это становится проблемой).

Более простым решениям является заключение всеми участниками обмена договоров с оператором электронного документооборота. В работе через оператора есть определенные преимущества. При таком подходе не нужно заключать отдельные соглашения с каждым контрагентом — заключив договор только с оператором можно обмениваться электронными документами со всеми его клиентами и даже с клиентами других операторов, с которыми он взаимодействует (принцип напоминает звонки другим операторам сотовой связи). Кроме того, у операторов есть технические средства и системы, обеспечивающие обмен и позволяющие отслеживать свою электронную переписку. Помимо этого, почти все операторы имеют аккредитованные удостоверяющие центры и обеспечивают выдачу и обмен ключей электронной подписи участникам обмена, благодаря чему им не нужно отдельно получать ключи.

Оплата услуг операторов обычно тарифицируется по объему переписки (по количеству документов за период). Если переписка незначительная, то услуги оператора стоят совсем недорого.

Если говорить о крупных организациях, работающих с большим количеством контрагентов (поставщиками, дилерами и пр.) и во многом диктующим им правила взаимодействия, то здесь переход к обмену электронными документами осуществляется в «принудительном» порядке:

с какого-то момента организация начинает принимать и выставлять определенные виды документов только в электронном виде, и все заинтересованные во взаимодействии участники вынуждены принимать этот способ обмена.

Иногда такое принуждение носит более мягкий характер.

Например, предоставление определенных преимуществ, более выгодных условий, оперативной информации для участников электронного взаимодействия.

Если же мы говорим о независимых равнозначных контрагентах, то стимулом к переходу на электронное взаимодействие может быть только осознание удобства и преимуществ электронного обмена по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.