Активировать демодоступ

Секретариат

Как получить сведения от оппонента?

17 мая 2016
39
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Руководитель часто дает мне поручения, суть которых получение информации от оппонента. Каким образом корректно и тактично общаясь получить нужную информацию?

Ответ

Справочную работу по телефону секретарь ведет по прямому указанию руководителя или по своей инициативе, но решая соответствующую информационную задачу. Получив соответствующее распоряжение, секретарь должен сформулировать и записать (лучше в специальном блокноте) вопросы, которые он должен задать абоненту и выбрать оптимальное время для обращения.

После ответа абонента следует представиться, назвав свою организацию, собственную фамилию и попросить соединить с нужным лицом. Например:

- Фирма «Икс». Секретарь директора Алексеева. Нам хотелось бы уточнить условия участия в выставке. Не могли бы Вы соединить с представителем оргкомитета?   

Или:

- Фирма «Икс». Секретарь директора Алексеева. Соедините, пожалуйста, с Петровым. Мы хотим уточнить условия участия в выставке.

Или:

- Фирма «Икс». Секретарь директора Алексеева. Мне хотелось бы проконсультироваться (уточнить, выяснить) относительно …. Соедините, пожалуйста, с сотрудником, который занимается этими вопросами.

Секретарь должен еще раз представиться сотруднику другой организации, назвав свою фамилию, вопрос и выяснить, располагает ли собеседник временем. Например:

- Не могли бы Вы уделить мне семь минут для уточнения (консультации) …?

Недопустимо использование выражений: «У Вас время есть?», «Найдется ли у Вас пара минут?». Выражения «пара минут», «пара слов» носят ярко выраженную фамильярную окраску и в официально-деловом языке использоваться не должны.

Если абонент в данный момент занят, необходимо выяснить, когда следует перезвонить, и связаться с ним строго в назначенное время.

В процессе разговора следует делать необходимые записи, пометки. В конце разговора обязательно резюмировать сказанное, проверяя свои записи. Особенно четко следует повторить номера телефонов (по цифрам), фамилии (если необходимо, по буквам) и другие конкретные данные.

Секретарь несет ответственность за достоверность информации, которую он докладывает руководителю. Поэтому, если секретарю не известны должность, фамилия, имя и отчество собеседника (не назвали ни коллега-секретарь, ни сам собеседник), необходимо выяснить это в конце разговора, используя следующие фразы:

- Простите, пожалуйста, на кого я могу ссылаться?

- Простите, пожалуйста, с кем я разговариваю?

Завершая разговор, следует поблагодарить собеседника, обязательно назвав его по имени и отчеству и попрощаться. 

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.