Как оформить деловое письмо?

224

Вопрос

Каким образом в деловом письме правильно сформулировать обращение, элементы текста, заключение?

Ответ

Обращение

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый...". Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.


Статья о оформлении дел поможет вам не допускать ошибок в работе.


Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные". В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение "сударь - сударыня" (милостивый государь - милостивая государыня).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый + фамилия", например:

Уважаемый господин Васильев!

Уважаемый г-н Иванов!

Уважаемый Алексей Степанович,

...
Дорогая Ирина Петровна!


Вы узнаете больше о ведении деловой переписки, если перейдете в материал.


Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: "Уважаемый господин директор!", "Уважаемый господин посол!". К судьям обращаются "Ваша честь!"


Более подробно о оформлении документов вы можете узнать в статье.


Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения "господин" указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить "Господин + титул + фамилия" принято только в Германии.

Слова "Господин" и "Госпожа" не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до "Г-н" или "Г-жа", тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения:

"Глубокоуважаемый...", "Многоуважаемый...", например "Глубокоуважаемый Николай Васильевич!"

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово "гражданин".

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:

Уважаемые господа!

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)

Многоуважаемые ветераны!

Языковые конструкции в тексте деловых писем

Если автор - лицо юридическое, то действия передаются:

  • от третьего лица единственного числа, например:

Завод "Прогресс" не возражает...; Кооператив "Поиск" гарантирует... Совместное советско-английское предприятие "Рэнк ксерокс" предлагает...;

  • от третьего лица множественного числа, например:

Дирекция, профсоюзный комитет завода "Прогресс" убедительно просят...;

  • от первого лица множественного числа, например:

Просим... Сообщаем... Подтверждаем...

Если автор - лицо физическое, то действия передаются:

  • от первого лица единственного числа, например:

Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения...;

  • от первого лица множественного числа, например:

Поздравляем... Поддерживаем... Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...

I. В зависимости от назначения письма в его вводной части могут быть использованы следующие общие формулировки:

  • Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно...
  • Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на...
  • Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от... за №...
  • Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от... за №... в связи с...

Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п.:

  • Мы получили ваши письма от ...
  • Ваше письмо от... за №... нами получено и...
  • Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от ...
  • Подтверждаем получение + существительное в родительном падеже (... спецификаций на...)
  • C благодарностью подтверждаем... (...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...)
  • Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки оборудования...)

Выражение благодарности:

  • Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (...ваше письмо)
  • Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ)
  • Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант)

Выражения, объясняющие мотивы:

  • В порядке оказания технической помощи...
  • В связи с тяжелым положением...
  • В связи с проведением совместных работ...
  • В соответствии с письмом заказчика...
  • В соответствии с протоколом...
  • В целях усиления охраны государственного имущества...
  • В ответ на вашу просьбу...
  • В подтверждение нашего телефонного разговора...
  • В подтверждение нашей договоренности...
  • Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (...вашу телеграмму от 13 июля, заказываем...)
  • На основании + существительное в родительном падеже (...Торгового соглашения между...)
  • В ответ на + существительное в винительном падеже (...ваш запрос от 20 января 2009 г. предлагаем...)

О входящей корреспонденции в 2017 году читайте подробнее по ссылке.


II. В основной части письма могут быть использованы следующие формулировки:

  • Ваше предыдущее письмо создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах...
  • Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о...
  • Суть нашего предложения заключается в следующем...
  • В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением...
  • Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление...
  • Согласно плану поставок продукции на ... квартал ... года наша организация обязалась...
  • В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по...

Интерпретация собственной позиции:

  • Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
  • Нам представляется оправданным...
  • Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам...
  • В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для...
  • Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о...
  • Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на состояние делового партнерства между нашими организациями...
  • В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением...
  • Мы не можем поставить вам...

Интерпретация действий другой стороны:

  • Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм...
  • Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести...

Заключительная часть письма должна логически следовать за основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки как:

  • Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес...
  • Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке...
  • Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того, что при подобном подходе...
  • Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу...
  • Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса...
  • Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения...
  • Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения...
  • Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа...
  • Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса...

Выражение просьбы:

  • Просим... (...проверить ход выполнения работ...; ...выслать в наш адрес более подробную информацию...; ...принять меры...)
  • Прошу... (...сообщить данные о производительности...)

Отправка документов или материальных ценностей:

  • Направляем... (...чертежи сборки машин...)
  • Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...)
  • Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...)

Напоминание:

  • Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... )
  • Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...; ...срок представления рукописи истекает...)

Извещение:

  • Сообщаем, что... (...к сожалению, не можем вам выслать...; ...задержка в отгрузке произошла в связи с...)
  • Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода приняло решение...; ...ваше предложение принято... )

Гарантия:

  • Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения... (...гарантируем... )

Предложение:

  • Мы можем предложить вам... (...автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2009 г. ...)
  • Предлагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...)
  • Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с ... по...)

Приглашение:

  • Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...; ...Вас принять участие в обсуждении проекта...)
  • Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...)

Отказ и отклонение предложения (проекта):

  • Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...
  • Присланный вами проект ... не может быть утвержден нами по следующим причинам: ...

Заключительные слова:

  • Убедительно просим вас не задерживать ответ...
  • Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)...
  • Надеемся, что наша просьба будет выполнена

Формула вежливости. Заключительная часть

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями...

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...

Всегда рады оказать Вам услугу...

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...

В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например:

"Убедительно просим вас не задерживать ответ... " или "Надеемся, что наша просьба будет выполнена".

После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму "Искренне Ваш (подпись)" или "С уважением (подпись)".

Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.

При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.

Если в начале письма была использована форма "Уважаемый...", то завершать письмо формой "С уважением..." не следует. Такая двойная "уважительность", согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль