Как оценить риски, связанные с переходом на ЭДО?

26

Вопрос

Как оценить риски, связанные с переходом на ЭДО?

Ответ

Ни для кого не секрет, что автоматизация документооборота является одним из шагов в повышении конкурентоспособности компании, она позволяет решить множество проблем и сократить издержки. Однако переход на электронный документооборот сопряжен со множеством рисков, которые не всегда очевидны, но могут перечеркнуть все ваши усилия и не дадут получить желаемый результат.

Условно риски, возникающие при внедрении СЭД, можно разделить на несколько групп.

1.               Риски, связанные с организацией процесса перехода на ЭДО:

  • отсутствие бизнес-целей. Когда у руководства организации нет четкого понимания, какие проблемы или вопросы они хотят решить внедрением СЭД и какой результат получить. Часто в такой ситуации цель формулируется как «Перевод документооборота в электронный вид». Но сама по себе автоматизация не может быть целью, она является лишь инструментом;
  • неправильное восприятие процесса перехода на ЭДО и отсутствие заинтересованности со стороны руководства. Среди руководителей компании иногда бытует мнение, что достаточно установить СЭД на рабочие места сотрудников – и все заработает во всех подразделениях организации. Иными словами, автоматизация воспринимается именно как ИТ-задача, не требующая участия руководства. Но внедрение СЭД – это сложный процесс, состоящий из множества отдельных компонентов, и наибольший его эффект достигается тогда, когда автоматизируются все рабочие места сотрудников, задействованных в документообороте. А комплексное внедрение невозможно без участия и заинтересованности руководства.

Проще говоря, повторимся, что если руководство не может сформулировать бизнес-задачу, которую оно хочет решить при помощи внедрения системы, то это серьезный повод задуматься о целесообразности автоматизации.

2.               Риски, связанные с персоналом компании (с теми сотрудниками, которые непосредственно участвуют в документообороте):

  • неприятие нового. Отторжение является естественной реакцией большинства людей на все новое, непонятное. Им необходимо меняться, перестраиваться, а это требует значительных усилий. А для чего это нужно делать, многие сотрудники просто не понимают;
  • недоверие к электронному документообороту. Этот момент связан с привычкой людей работать с бумагой, незнанием и непониманием новых технологий и законодательства. До сих пор бытует мнение, что только бумажный документ с живой печатью и подписью считается юридически значимым;
  • боязнь прозрачности. Многие сотрудники, понимая преимущества ЭДО для руководства, связанные с повышением прозрачности деятельности компании, видят в этом риски именно для себя. Возникают опасения, что они могут стать ненужными, т.к. процессы будут оптимизироваться, либо наоборот – нагрузка увеличится, и на них будут возложены дополнительные задачи за ту же зарплату.

Эти проблемы, как в совокупности, так и по отдельности, могут привести к саботажу работы в СЭД всеми сотрудниками.

Выявить основных недовольных обычно достаточно просто. Часто это либо сотрудники подразделений, через которые проходят основные потоки документов (канцелярия, юридический отдел), либо старые, опытные сотрудники, которые считают, что в их работе итак полный порядок и ничего не нужно менять. Все они, как правило, имеют влияние на коллектив, и если вовремя не провести с ними работу, они могут настроить значительную его часть негативно.

3.               Риски, связанные с процессами компании, наличием регламентной базы:

  • частые изменения организационной структуры компании. Как следствие – постоянные изменения бизнес-процессов. В такой ситуации формализовать документооборот практически невозможно, что очень затрудняет комплексную автоматизацию;
  • отсутствие бизнес-процессов, состояние хаоса. Это та ситуация, когда автоматизировать просто нечего. В этом случае сначала необходимо либо выстроить и формализовать бизнес-процессы, а уже потом переходить на ЭДО, либо автоматизировать частями, закрывая в первую очередь наиболее проблемные участки;  
  • отсутствие нормативной базы использования СЭД. Многие руководители забывают, что мало внедрить СЭД – нужно придать электронному документообороту юридическую значимость, разработав и утвердив соответствующие регламенты.  Пока это не будет сделано, СЭД может восприниматься сотрудниками как нечто необязательное, и документы будут оформляться  по старинке.

4.               Риски, связанные с технической оснащенностью компании. Переход на ЭДО зачастую требует модернизации компьютерного парка, сетей, докупки различного периферийного оборудования. Планируя внедрение СЭД, нужно определить архитектуру будущей системы, изучить требования к ПО и оборудованию.

Стоимость этого оборудования может превышать стоимость покупки и внедрения самой СЭД, и руководители не всегда готовы идти на такие траты. Если у вас не будет всего необходимого оборудования, вы не сможете обеспечить комплексный переход на электронный документооборот, и следовательно, внедрение не даст ожидаемого эффекта.

Риски, приведенные выше, являются наиболее общими и часто встречающимися. Кроме них каждая компания может столкнуться со своими уникальными проблемами, связанными с ее спецификой деятельности, формой управления и т.д.

Для того чтобы выявить наиболее полный список рисков, надо составить идеальный план внедрения, декомпозированный до отдельных работ, т.е. четко представлять себе, что вам нужно сделать, чтобы достичь поставленной цели.

Под идеальным здесь понимается такой план, при котором у заказчика нет никаких помех на пути достижения результата.

А затем, используя любой из методов идентификации рисков (мозговой штурм, метод Дельфи и т.д.), который вам более удобен и понятен, следует постараться выявить все неприятности, которые могут возникнуть при внедрении. Затем необходимо оценить вероятность возникновения каждого риска и степень его влияния на процесс внедрения. Самое важное в работе с рисками – это то, что она должна вестись постоянно, на протяжении всего процесса автоматизации. Нужно обеспечить выполнение мероприятий по предотвращению рисков или минимизации их последствий, актуализации перечня рисков и методов реагирования на них. Соблюдая эти простые правила, процесс перехода на ЭДО возможно сделать безболезненным и быстрым.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль