Активировать демодоступ

Секретариат

Как "общаться с автоответчиком"?

17 мая 2016
338
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Очень не люблю автоответчики, а по роду деятельности мне довольно часто приходится оставлять сообщения партнерам и клиентам нашей компании. При этом, я все-таки как-то тушуюсь и не нахожу нужных слов, сама разговариваю как автоответчик, механическим голосом, иногда сбиваюсь с мысли, забываю часть информации. Как научиться «разговаривать с автоответчиками»? И еще, подскажите пожалуйста, какое сообщение лучше оставить на моем автоответчике для сотрудников и клиентов компании?

Ответ

Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам:

  • люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или  информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение);
  • считают, что автоответчик используется в целях «искусственного отбора» нежелательных звонков;
  • не хотят разговаривать с «автосекретарем», предпочитая живое общение.

Каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку. Предлагаем несколько полезных рекомендаций:

Перед тем, как записать окончательный вариант  сообщения на свой автоответчик, отрепетируйте его и прослушайте сами

Бесполезно говорить, что вас нет и вы не можете ответить на звонок. Звонящим хочется знать, где вы есть, а не где вас нет, и получить конкретную информацию о том, когда и куда вам можно позвонить. Гораздо лучше звучит такой текст: «Здравствуйте, вы позвонили в компанию АВС, Елене Федоровой. Я на деловой встрече вне офиса, буду на рабочем месте сегодня в 16:00. Оставьте свое имя и номер телефона или позвоните мне после 16:00. Спасибо».
Сразу дайте понять звонящему, что он соединился с автоответчиком: не делайте паузы между приветствием и собственно сообщением

Говорите сообщение, а не читайте его

Сделайте сообщение «живым» и более личным, «раскрасьте» свой голос доброжелательной интонацией

Меняйте свое сообщение так часто, как это необходимо

Ваша информация должна точно отражать сиюминутную ситуацию. В этом заключается уважение к тем, кто вам звонит, и они это обязательно оценят. Чем конкретнее оставленная информация, тем вероятнее, что тот, кто вам звонит, не только не повесит трубку, но и оставит ответное сообщение

Регулярно прослушивайте записи на вашем автоответчике
 

Существуют три причины для этого действия:
    1.  это нужно вам;

     2. это нужно тому, кто звонил;

     3. наконец, для проверки правильного функционирования вашего автоответчика

Каким правилам общения с автоответчиком необходимо следовать, если звоните вы?

  • Подготовьтесь психологически к встрече с «автосекретарем».
    Пусть вам это не нравится, но, просто повесив трубку, вы точно ничего не добьетесь.
  • Подготовьтесь информационно.

Заранее подготовьте свое сообщение, соблюдая очередность и продолжительность информационных блоков в расчете на 10 секунд:

1. приветствие;

2. ваше имя, должность, название компании;

3. номер вашего контактного телефона;

4. сообщение (конкретный текст);

5. заключительная формула вежливости.

Говорите размеренно и разборчиво. Оставив торопливое сообщение «Это Инна, позвоните мне на 105-…дцать-…десят три», вы вряд ли дождетесь ответного звонка.

  • Встретившись с автоответчиком, всегда оставляйте сообщение.

Автоответчик – для вас! Даже если ваш звонок не так важен, проявите элементарное уважение и назовите свое имя, добавив, что позвоните позже.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.