Как организовать деловой прием?

80

Вопрос

В мои обязанности входит организация и участие в деловых приемах. Наибольшее количество вопросов у меня связано с организацией деловых завтраков и обедов (особенно для иностранных партнеров), они проводятся не так часто, да и опыта подготовки подобных мероприятий у меня немного. Подскажите, существуют ли какие-нибудь правила или особенности, которые необходимо учитывать при подготовке таких деловых приемов?

Ответ

Деловой завтрак и деловой обед (бизнес-ланч) относятся к числу наиболее популярных деловых приемов. Сфера бизнеса, его особенности требуют от руководителя и его подчиненных участия в подобных полуофициальных мероприятиях, в процессе которых, тем не менее, обсуждаются и решаются серьезные деловые вопросы (например, заключаются договоры о сотрудничестве).

Первый по времени деловой прием – завтрак. Он назначается в том случае, когда не хватает времени днем или вечером. Требуется принести извинения партнеру за краткость визита, сославшись на недостаток времени. Время встречи согласуется заранее и устанавливается в зависимости от дальнейшей программы.

Следует иметь в виду, что в западных странах и на Востоке люди предпочитают начинать работу рано (в 7.00 – 8.00). Поэтому надо быть готовым к тому, что партнеры захотят с вами встретиться и начать деловой завтрак в 8.00.


Важную информацию о деловой этике вы найдете в материале здесь.


За границей немало ресторанов, в которых организуется "шведский стол". Обычно так проводятся завтраки. Теперь и у нас в России появились подобные залы.

В роскошных ресторанах завтрак заказывается каждым гостем индивидуально. В обычных ресторанах и в случае острого дефицита времени стол можно накрыть заранее.

А теперь несколько слов о западном завтраке.

Американский завтрак чаще всего начинается с небольшого стаканчика сока; яичница обычно готовится с кусочками бекона (это характерно и для завтрака в Англии). Хлеб, подсушенный в тостере, подается к столу теплым. К чаю или кофе (по желанию) подают варенье или джем. Сыр, колбасу, ветчину на завтрак обычно не подают.


Подробнее о административной поддержке руководителя мы писали здесь.


Английский завтрак отличается от континентального (западно-европейского) подачей рано поутру чашки крепкого чая с молоком, несколько позже – общеизвестных кукурузных хлопьев или овсяной каши. Это и есть настоящее английское блюдо.

Яичницу-глазунью на Западе едят редко. А яйца всмятку, в мешочек, вкрутую, омлет с ветчиной в Европе очень любят. Могут быть творог, сосиски.

Часто за завтраком подают фруктовый коктейль или просто свежие фрукты.

Деловой завтрак продолжается около полутора часов. Ни о каком опоздании не может быть и речи. Участники завтрака собираются в течение трех-пяти минут и приглашаются к столу.

Что бы хорошего или необычного в это утро не произошло, повода для подачи спиртных напитков нет.

На деловом завтраке или деловом обеде протокол допускает беседы за столом. Поэтому при подготовке делового завтрака или обеда важно хорошо продумать тему бесед.

Все более популярной формой решения вопросов бизнеса становится деловой обед (бизнес-ланч). Тот, кто думает, что пообедать с деловым партнером – простое дело, очень далек от истины. Ведь деловой обед подчиняется особым правилам этикета, которые, кстати, заметно изменились с тех пор, как в бизнес пришла женщина. Отличительными особенностями бизнес-ланча являются:

· возможность совместить обеденный перерыв в работе с неформальным общением, что позволяет решать насущные вопросы бизнес-сотрудничества в приятной, свободной атмосфере;

· отсутствие формальностей, так как бизнес-ланч не требует особого приглашения (партнерам достаточно созвониться или условиться о продолжении контакта по окончании официальной фазы переговоров);

· ограниченное число участников, позволяющее проводить за столом более предметное обсуждение того или иного вопроса;

· незначительная продолжительность бизнес-ланча (от 30–40 минут до 1,5–2 часов);

· небольшая содержательная часть, ведь бизнес-ланч почти всегда проводится с целью решения одного-двух наиболее актуальных вопросов сотрудничества.

Оптимальное время для начала бизнес-ланча – с 12 до 13 часов. Обычно бизнес-ланч организуется в перерыве между заседаниями или раундами переговоров.

Подготовка и проведение бизнес-ланча не требует особых материальных и временных затрат. Для его организации руководителю достаточно лично или через секретаря зарезервировать себе и своим партнерам обеденные места в любом подходящем заведении.

Бизнес-ланч желательно устраивать в непосредственной близости от места проведения официального мероприятия, чтобы его участники не тратили на проезд много времени. Выбирая для бизнес-ланча ресторан, лучше всего остановиться на том, где вы уже бывали.

Столик для бизнес-ланча желательно выбрать подальше от посторонних, в наиболее изолированном месте.

Если стол квадратной формы, то лучше занять места рядом, под прямым углом друг к другу, так как положение "vis a vis" слишком конфронтационно.

Если гостей двое, то предпочтительно посадить старшего по чину напротив хозяина, младшего – слева или справа. Если же посадить гостей слева и справа от себя, то придется постоянно поворачивать голову из стороны в сторону, что неловко для беседы и напоминает роль зрителя в теннисном матче.

Лучше заказать столик круглой формы и посадить вашего гостя так, чтобы у него был хороший обзор, а сам он был скрыт от чужих глаз.

В процессе бизнес-ланча роль секретаря меняется: ему нередко приходится брать на себя роль хозяина (хозяйки) мероприятия, одновременно выступая и в качестве непосредственного организатора обслуживания гостей, и в качестве полномочного представителя принимающей стороны. Не исключается и вариант делегирования полномочий секретарю со стороны руководителя – если сам он не может присутствовать на бизнес-ланче лично.

При подготовке к бизнес-ланчу секретарь обязан:

· уточнить состав участников, повестку мероприятия, время его проведения и продолжительность;

· заказать по телефону или через курьера необходимое количество мест в выбранном заведении;

· при необходимости позаботиться об автотранспорте для проезда участников к месту встречи и обратно;

· приготовить все необходимое для обеспечения деловой части мероприятия (информационные материалы, проекты документов, подлежащих обсуждению и согласованию, пишущие принадлежности, средства мобильной связи и т. п.);

· убедиться в безупречности своего внешнего вида;

· проконтролировать подготовку бизнес-ланча (по телефону или через курьера) и за 15–20 минут до времени отправления доложить руководителю о готовности к мероприятию.

Секретарь предоставляет гостям право выбора блюд и напитков. Если гость заказывает обед из трех блюд, необходимо и хозяйке сделать то же самое, чтобы не нарушать ритма обеда и, соответственно, беседы. За обедом не принято предлагать крепких алкогольных напитков. Наиболее подходящим является вино, намного реже – пиво.

Бизнес-ланч – это все же время для еды, поэтому необходимо дать гостям возможность спокойно поесть. Как правило, деловая часть мероприятия начинается не раньше, чем заказан десерт или кофе, то есть через 15–20 минут после начала трапезы.

Обсуждение деловых вопросов полагается проводить устно, при необходимости обращаясь к записям и информационным материалам. Ни в коем случае не принуждайте гостей просматривать за столом груду документов – это может испортить впечатление от обеда и свести на нет его эффективность.

Лучше достигнуть принципиальных договоренностей устно, а потом взять на себя оперативную подготовку проектов или итоговых документов.

Отправляясь на бизнес-ланч в качестве полномочного представителя принимающей стороны, секретарю необходимо иметь при себе достаточное количество денег, ведь оплачивает бизнес-ланч принимающая сторона. Когда принесут сложенный на тарелке счет, хозяин (или хозяйка) стола не должны стесняться проверить его, прежде чем положить деньги на тарелку. Еще лучше заранее оплатить счет, особенно, если платит женщина, а гость – мужчина. Тогда между ними не возникнет неловкости – можно будет просто сказать "Этот вопрос уже улажен".

Обмен сувенирами и подарками в конце мероприятия допустим, но при этом надо помнить, что неоправданно дорогие подарки могут поставить бизнес-партнеров в крайне неловкое положение и, в конечном счете, даже навредить делу.

По окончании бизнес-ланча секретарь сопровождает гостей до личного транспорта либо вместе с ними отправляется на предприятие для продолжения работы.

О завершении бизнес-ланча и его кратком итоге следует, не затягивая, уведомить (можно и по телефону) своего руководителя.

Итак, неформальная обстановка деловых встреч способствует налаживанию контакта и доверия со стороны сотрудничающих сторон, она положительно влияет на эффективность и результативность бизнес-мероприятий. Особенно в тех случаях, когда эти мероприятия были должным образом подготовлены, и помните, что наиболее важная роль в их подготовке отводится секретарю руководителя.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль