Как функционируют средства уведомления о событиях?

22

Вопрос

Каким образом в информационной системе функционируют средства уведомления о событиях?

Ответ

Уведомления в СЭД/ECM – это общесистемный сервис, который привязан практически к каждому функциональному решению системы, включая модули для управления входящими и исходящими документами, работы с договорами, автоматизации заседаний, обработки комплексных задач в формате кейсов и т.д. Как правило, уведомления вынесены в отдельное меню интерфейса, чтобы пользователь мог видеть полную картину тех событий в системе, которые его касаются и требуют от него каких-то действий. Важно отметить, что пользователь видит не весь массив уведомлений, а только те, к которым он имеет доступ в соответствии со своими обязанностями и компетенциями. 

Уведомления могут быть связаны с документами, тогда они могут информировать пользователя о том, что документ зарегистрирован, поступил на рассмотрение или согласование, а также о том, что он был согласован или наоборот – возвращен с замечаниями. К значительной части документов создаются резолюции, уведомления о них также отражаются в системе. Также отражаются уведомления о состоянии работ Кроме того, уведомления могут быть связаны с событиями, планируемыми или произошедшими.

Например, уведомление может информировать о том, что пользователь приглашен к обсуждению того или иного вопроса. Если речь идет о кейсах, то уведомления служат для того, чтобы инициатор кейса и отдельные его участники понимали, на каком этапе находится выполнение той или иной задачи, какие работы завершены, какие просрочены, какие предстоят и т.д.

Что касается отображения уведомлений, то для этого в системе существует отдельная вкладка основного меню системы, по умолчанию она расположена выше всех остальных, т.к. поиск –  наиболее часто используемая функция. Существуют различные фильтры, позволяющие выбрать из общего потока уведомления определенного типа.

Например, выделить только те, которые требуют от пользователя подключиться к согласованию документа или к выполнению резолюции, отобразить только те уведомления, которые сообщают о документах, поступивших на рассмотрение и т.д.

Есть также специальный счетчик, который отображает общее количество непрочитанных уведомлений. При необходимости можно настроить переадресацию уведомлений в электронную почту.

В этом случае пользователь будет получать уведомления и, например, электронные образы документов, к которым эти документы относятся.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль