Как подготовить успешные переговоры?

71

Вопрос

Как помощник руководителя я отвечаю за подготовку различного рода деловых мероприятий (совещаний, встреч, семинаров и т.п.). Вопросов при подготовке возникает множество – всего не предусмотришь, поэтому в ходе проведения проблемы приходится решать «на лету». Как подготовить удачное во всех отношениях деловое мероприятие?

Ответ

Как правило, традиционные секретари отвечают за организацию совещаний: печатают и рассылают повестку дня, оповещают участников, готовят помещение и информационные материалы, ведут протокол. Помощники руководителей, занимающие позицию управляющих ассистентов, наделены более широкими полномочиями. Им вполне может быть доверена организация более масштабных событий, таких как заседания Правления и Совета директоров, конференций и презентаций. Чем выше уровень мероприятия, тем больше и ответственность за результат. Поэтому помощник руководителя, которому доверена роль организатора деловых встреч, должен подойти к ее исполнению со всей серьезностью.


Мы рассказывали ранее о деловом этикете в материале по ссылке.


Существует множество причин, по которым деловая встреча оказывается неудачной или бесполезной, например:

  • Нечетко определенная цель.
  • Отсутствие необходимости ее организации.
  • Неправильно подобранный состав участников.
  • Неактуальная повестка дня (программа).
  • Вынесение необоснованных решений.
  • СЛАБАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ.

Последняя причина выделена неслучайно. Именно к ней и относится сфера ответственности помощников руководителей, которым поручена организация мероприятия.


Подробнее о деловых переговорах мы писали здесь.


Весь процесс организации можно разделить на три этапа:

1. “До” – планирование и подготовка.

2. “Во время” – проведение мероприятия.

3. “После” – завершение и анализ.

Каждый этап, несомненно, важен, но в этой статье мы подробнее остановимся на первом. Этап планирования и подготовки – самый продолжительный по времени и самый значительный по вкладу в конечный результат. Недоработки на этом этапе могут привести к полному провалу всего мероприятия. Очень важно предусмотреть все, что может так или иначе повлиять на ход событий. Поэтому первое, что нужно сделать, это составить ПЛАН.

Разработка плана подготовки мероприятия

Хотя составление плана требует времени, но эти временные затраты потом обязательно превратятся в ощутимую экономию не только времени, но и усилий. Можно планировать на компьютере или на бумаге, это не так важно. Любая система эффективна настолько, насколько эффективен тот, кто ее использует.

Преимущества планирования очевидны:

  • все предусмотрено. т. е. не будет никаких неожиданностей в последний момент;
  • наглядно представлен весь объем работы;
  • значительно снижается уровень стресса и вероятность кризисных ситуаций;
  • появляется шаблон (мастер-план) для последующих мероприятий.

В каждом пункте плана должны быть указаны конкретные лица, ответственные за его выполнение. Важной частью плана являются также предполагаемые даты и время выполнения какой-либо поставленной задачи.

Разработка программы мероприятия

Программу нужно составлять так, чтобы она была интересна всем: и организаторам, и участникам. Она должна быть актуальной, непосредственно связанной с общей темой мероприятия, в меру разнообразной, но не перегруженной.

Нельзя недооценивать выбор докладчиков. Слабая подача материала вряд ли может быть компенсирована прекрасной организацией. Выступающий должен не только знать предмет, но и обладать хорошими навыками презентации.

Важную часть программы представляет регламент. В программе должна быть указана продолжительность основных докладов, рабочих сессий и заседаний “круглых столов”. Не забудьте про перерывы! Они не должны быть слишком продолжительными, но должно хватать времени на то, чтобы участники успели отдохнуть и восстановить свою работоспособность.

Выбор времени проведения

Выбор времени мероприятия зависит от его формата.

Например, срочные рабочие совещания не рекомендуется устраивать в пятницу, особенно в конце рабочего дня, когда большинство сотрудников уже настроились на начало выходных. Неожиданный срыв личных планов может привести к скрытому недовольству, скомканности обсуждений и поспешному принятию решений.

Времени должно быть достаточно для организации и подготовки выступлений. Но помните, что слишком заблаговременное приглашение – например, за полгода – не лучший выход, т. к. половины предполагаемых участников вы потом не досчитаетесь (кто-то забудет или сменит место работы и пр.).

Выбор места проведения

Конференции можно проводить в бизнес-центрах, отелях и, наконец, в своем офисе. У каждого варианта есть свои преимущества и недостатки.

Бизнес-центры безупречны в плане подготовки помещения и уровня сервиса, но договариваться с ними нужно заранее, так как нет гарантии, что в нужный вам день помещение будет свободно. Кроме того, услуги бизнес-центров стоят дорого.

В офисе – все “под рукой”, финансовые затраты значительно меньше, дату и время проведения вы можете назначить, когда вам удобно. Но готовы ли вы обеспечить достойный уровень подготовки помещения и сервиса?

Помните также, что к организации крупного мероприятия нужно будет привлечь если не всех, то большую часть сотрудников. А это значит, что другая работа на время будет приостановлена.

Подготовка помещения и оборудования

Ваш проверочный лист по подготовке помещения должен включать следующие позиции:

  • размер и тип помещения;
  • способ рассадки участников;
  • техническое оборудование;
  • средства связи и оргтехника;
  • климат-контроль (кондиционеры, отопление, вентиляция);
  • освещение;
  • место для выступающих;
  • организация питания;
  • гардероб;
  • комнаты для отдыха;
  • парковка.

Особого внимания требует выбор способа рассадки. Расположение участников непосредственно связано с эффективностью мероприятия.

Например, наличие столов упрощает размещение информационных материалов, но сокращает общую вместимость зала. Рассадив участников рядами, как в театре, не позволит в полной мере организовать общее обсуждение, зато даст возможность принять большое количество людей.

Подготовка информационных материалов

Часть материалов распространяется заранее, часть – раздается на самом мероприятии.

Предварительно рассылаются:

  • приглашение;
  • программа мероприятия;
  • регистрационная форма;
  • схема проезда к месту проведения мероприятия;
  • документы для предварительного изучения;
  • подтверждение участия и оплаты;
  • подтверждение размещения для иногородних участников.

Раздаются на мероприятии:

  • уточненная программа;
  • список участников;
  • тезисы докладов или их полный текст;
  • пресс-релизы;
  • газеты, вестники, информационные листки;
  • канцелярские принадлежности;
  • опознавательные нагрудные значки;
  • анкеты и опросные листы;
  • сувениры.

Согласование бюджета мероприятия

По правде говоря, с согласования бюджета и начинается процесс организации мероприятия. Бюджет может быть задан заранее по отдельным позициям плана, или вы сами должны определить его и представить на утверждение руководству. Помощнику руководителя необязательно иметь финансовое образование, но знать основы управления бюджетом необходимо:

  • Всегда распределяйте бюджет прежде, чем предпринимать какие-либо действия.
  • Знайте рамки своих полномочий.
  • Составьте перечень ресурсов, необходимых для успешного проведения мероприятия.
  • Округляйте цифры только в сторону увеличения, “с запасом”: лучше не использовать весь бюджет, чем превысить его.
  • Выделите, какие позиции бюджета точно определены и не могут быть урезаны или увеличены.
  • Определите в плане “точку возврата”, до которой вы еще можете остановиться в своих действиях без потерь.
  • Рассмотрите возможность партнерства или спонсорства, если вам не хватает ресурсов и затраты велики.
  • Соревнуйтесь сами с собой: учитесь делать лучше, быстрее и дешевле, чем раньше.

Профессионально организованное мероприятие надолго останется в памяти участников, благоприятно отразится на репутации компании-организатора и, несомненно, повысит вашу значимость как мастера своего дела, умелого организатора деловых встреч.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль