Как хранить договоры в холдинге?

5

Вопрос

Как эффективно организовать хранение договоров в холдинге? Дело в том, что у нас много ООО. Можно ли действующие договоры   хранить в бухгалтерии? Как лучше организовать регистрацию договоров: централизованно или секретарь каждого ООО будет регистрировать их у себя?

Ответ

Как правило, когда создаются холдинги и группы компаний договором предусматривается то, как именно распределяются управленческие функции между организациями, входящими в их состав, в том числе это касается ведения бухгалтерского учета, управления персоналом, ведения делопроизводства. Понятно, что вопросы регистрации договоров и организации их текущего хранения – это вопросы частного характера, поэтому вы должны сами определить, как в вашем случае лучше организовать работу с договорами.

Вы правы, что хранить договоры разумнее в бухгалтерии, поскольку на основании этих документов осуществляются взаиморасчеты, а вот регистрироваться они могут либо централизовано (например, в управляющей компании, если в вашем холдинге одна из компании наделена такими правами), либо в каждой компании. В последнем случае необходимо продумать систему регистрационных номеров.

Чтобы по регистрационному номеру можно было определить, в какой из ваших организаций зарегистрирован договор, нужно, чтобы в состав регистрационного номера входил код организации.

Естественно, что для этого нужен классификатор ваших организаций с присвоенными им кодами. Коды могут быть как цифровыми, так и буквенными. Регистрационный номер договора в этом случае будет состоять из следующих частей:

порядковый номер договора (в пределах календарного года) / код организации / год, в котором заключен договор (можно включать две последние цифры года, чтобы сократить количество знаков в регистрационном номере).

В принципе, и в первом случае при централизованной регистрации можно использовать этот же принцип построения регистрационного номера договора, но это не обязательно, так как основным идентификатором договора будет порядковый номер. Во втором случае, при самостоятельной регистрации договоров в каждой организации, порядковые номера договоров в течение года у разных организаций будут совпадать, поэтому основным идентификатором будет код организации.

Чтобы установить определенный порядок регистрации и организации текущего хранения договоров, управляющей компании необходимо издать об этом приказ или разработать локальный нормативный акт о работе с договорами (ведении договорной работы) и обеспечить его применение всеми организациями холдинга.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль