Что включает в себя претензионная работа?

41

Вопрос

Как с помощью делопроизводства сделать так, чтобы было невозможно несанкционированно ликвидировать претензию к поставщику, составленную менеджером отдела закупок нашей организации? Вообще подобные ситуации случаются довольно часто, особенно в случаях поставки некачественного товара – мы не можем найти собственные претензии и, соответственно, не можем ничего доказать.

Ответ

С претензиями и спорами может столкнуться любая организация или предприятие, так как в процессе хозяйственной деятельности происходят ситуации, когда одна организация нарушает права и интересы другой. Такие проблемы возникают в основном из-за ненадлежащего исполнения условий заключенных договоров. При этом подобные инциденты разрешаются в большинстве случаев до суда, в т.н. «претензионном порядке».


Статья об организации делопроизводства поможет вам не допускать ошибок в работе.


Ведение претензионной работы в коммерческих организациях, как правило, возлагается на юридическую службу или на специальную службу качества, в зависимости от объемов поставляемых работ и услуг. Однако в данную деятельность могут быть вовлечены и другие структурные подразделения организаций, например, делопроизводственная служба, которая осуществляет регистрацию и отправку документов. Претензионная работа включает в себя следующие основные этапы:

* составление претензий;

* передача претензий контрагенту;

* досудебное урегулирование нарушений – выполнение условий претензии, изменение условий договора и т.д.;

* исковая работа при невозможности урегулирования нарушений.

Следует отметить, что обратиться в суд, минуя досудебное (претензионное) решение споров по договору (например, не рассматривать полученную от контрагента претензию, а сразу оспорить ее содержание), нельзя. Таким образом, важно не только грамотно составить саму претензию, но и обеспечить ее передачу контрагенту. При передаче претензий важно соблюсти два основных требования: составить и передать претензию в установленные сроки; передать ее способами, исключающими утрату (неполучение).

Соблюдение сроков передачи претензий напрямую влияет на их удовлетворение нарушителем. Организация вправе отказать в удовлетворении претензии, если контрагент своевременно не известил ее о том, что выявил нарушение условий договора.

Контрагент должен уведомить вторую сторону договора о нарушениях его условий в сроки, предусмотренные законодательством, договором, иными правовыми актами, например, внутренним распорядком организации. В случае если срок предъявления претензий не закреплен документально, Гражданским кодексом РФ устанавливается разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.

Для того чтобы подготовленную претензию своевременно передать контрагенту, необходимо организовать ее доставку. Особенностью отправки претензий является не только соблюдение сроков, но и юридическое закрепление факта отправки, которое будет являться доказательством в суде даже в случае непринятия или уничтожения документа контрагентом.


Читайте об организации работы с претензиямие еще больше по ссылке.


При отправке претензий следует исходить из того, что контрагенту следует направлять оригинал документа. Несмотря на то что гражданское законодательство допускает использование факсимильной связи, в арбитражных судах имеет место «презумпция недоверия» к документам, отправляемым по факсу или электронной почте, в связи с тем, что такие документы могут быть подделаны сторонами. Таким образом, для отправки претензионных писем можно выбрать один из следующих способов:

№ п/п Способ отправки Кто осуществляет доставку Подтверждающие документы Преимущества/ Недостатки

1. Отправка по факсу Сотрудник службы делопроизводства, службы качества и др. Распечатка журнала факсимильного аппарата Оперативное направление документа/ Не может служить доказательством в суде

2. Отправка по электронной почте Сотрудник службы делопроизводства, службы качества и др. Распечатка уведомления о доставке и прочтении документа Оперативное направление документа/ Не может служить доказательством в суде

3. Передача первого экземпляра под роспись на втором экземпляре Курьер организации, или нарочный (работник службы качества, юридической службы и т.д.) Второй экземпляр документа с подписью получателя В случае подписания является прямым доказательством передачи документа/ Отказ контрагента подписываться в получении

4. Отправка экспресс-почтой Служба делопроизводства через фирмы по экспресс-доставке документов Накладная, копия журнала экспресс-службы с подписью получателя о получении конверта Гарантированная и оперативная доставка документа адресату/ Не может служить доказательством в суде, т.к. курьерские службы не отвечают за содержание конверта (пакета)

5. Отправка почтой России:

5.1. Заказным письмом с уведомлением Служба делопроизводства Уведомление о вручении, подписанное получателем. Распечатка информации о доставке письма с сайта Почты России по идентификационному номеру, указанному в квитанции В суде в качестве доказательства принимается информация с сайта Почты России/ Получатель может не возвратить уведомление о вручении. Снижается оперативность доставки документа

№ п/п Способ отправки Кто осуществляет доставку Подтверждающие документы Преимущества/ Недостатки

5.2. Ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении Служба делопроизводства Опись вложения с отметкой сотрудника почтового отделения. Уведомление о вручении, подписанное получателем. Распечатка информации о доставке письма с сайта Почты России по идентификационному номеру, указанному в квитанции Суды принимают в качестве доказательства опись вложения с отметкой почтового отделения и чек об отправке письма/ Снижается оперативность доставки документа

Как видно, все предложенные варианты имеют как положительные, так и отрицательные стороны. Для успешного ведения претензионной работы следует осуществлять отправку документов несколькими способами одновременно, обеспечивая как оперативность, так и юридическую фиксацию факта отправки.

Например, возможна отправка претензии по факсу и затем отсылка оригинала ценным письмом с уведомлением; другой вариант - отправка претензии по электронной почте, а затем доставка оригинала под роспись.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль