Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях?

137

Вопрос

Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях

Руководитель нашей компании требует внести корректировку в электронный документооборот в части регистрации ОРД, а именно: регистрацию производственных, административно-хозяйственных, кадровых и других приказов производить в одном журнале по порядковым номерам. То есть это будет выглядеть примерно так: 001-Пр, 002-Пр, 003-ПрК, 004-Пр, 005-Пр/ЛС, 006-Пр и т.д. Я давно работаю с делопроизводством, но с таким вопросом столкнулась только сейчас. Подскажите мне, пожалуйста, возможна ли такая регистрация или нет, на какие регламентирующие документы можно в этом случае сослаться, а также возникает вопрос, как хранить эти документы (номенклатура дел) и составлять опись при сдаче их в архив?

Ответ

К сожалению, порядок регистрации приказов в организациях и их нумерации можно отнести, скорее, к обычаям делового оборота, чем к нормам, которые хоть как-то регламентируются. Судите сами: в настоящее время описание порядка регистрации приказов дано в документах, которые не являются нормативными и могут использоваться только как методические.


Интересная информация о системах делопроизводства размещена здесь.


Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

п. 3.2.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц.

3.2.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.


Статья о делопроизводстве поможет вам не допускать ошибок в работе.


Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:


Мы рекомендуем почитать о журналах регистрации документов материал по этой ссылке.


* приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

* приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.

Для большинства руководителей ссылка на методические документы вряд ли станет существенным аргументом. С моей точки зрения, в первую очередь необходимо попытаться установить реальные причины желания вашего руководства регистрировать приказы именно таким образом, задав руководителю прямой вопрос о том, почему он хочет ввести общую регистрацию всех приказов организации. Если вам удастся установить причины требований руководителя, то, возможно, вы сможете ему предложить альтернативное решение, которое устроит и его, и вас.


Эксперт делится важной информацией об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.


Самым большим недостатком предложенного руководителем варианта, с моей точки зрения, является риск того, что контролирующие органы, привыкшие к раздельной нумерации приказов, могут в каких-то случаях заподозрить организацию в непредставлении запрошенных документов. Так что если вам все-таки придется

переходить на сплошную нумерацию приказов, рекомендую всегда держать под рукой нормативный документ, которым установлены эти правила, а также общий журнал регистрации, - с тем, чтобы при необходимости доказать, что все запрошенные приказы определенного вида были представлены.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль