В чем залог успешного внедрения СЭД?

26

Вопрос

Почему в одних случаях большие усилия, затрачиваемые на автоматизацию документооборота, приводят к скромным результатам и неудовлетворенности пользователей, в то время как в других минимальные затраты дают ощутимый эффект, в том числе экономический?

Ответ

Залог успешного внедрения СЭД определяется правильным подходом как со стороны компании-интегратора, так и со стороны заказчика. При этом ИТ-бизнес знает немало примеров, когда дорогие и «тяжелые» внедрения были гораздо менее эффективны, чем решения, реализованные в условиях ограниченного бюджета и сжатых сроков. Причин может быть несколько.


Мы рекомендуем почитать о выборе системы электронного документооборота материал по этой ссылке.


Нередко это связано с тем, что перегруженная сложным интерфейсом, всевозможными функциями и приложениями система может пугать пользователя, уже давно работающего в условиях бумажного документооборота. И даже пройдя обучение эксплуатации решения, человеку подсознательно комфортней вернуться к старым методам, проверенным годами – то есть ручной обработке потоков данных.

Если до сих пор в компании не производилось внедрений по автоматизации каких-либо процессов, особо «громоздкие» решения, скорее всего, вызовут отторжение у  сотрудников от пути инноваций. В итоге внедренная СЭД не будет использоваться и выступит памятником потраченных денег и времени. Чтобы этого не произошло, лучше остановить свой выбор на системах с простым интерфейсом и базовым набором функций, которые помогут пользователю быстрее адаптироваться к непривычному для него процессу автоматизации и своевременно оценить его преимущества.

Но самое главное – люди должны изменить свой подход к работе в целом, «перестроиться», избавившись от приверженности старым привычкам. И здесь необходимо участие компании-исполнителя на всех стадиях – от реинжиниринга процессов до формирования новых регламентов и нормативных документов.


Статья о системе документооборота поможет вам не допускать ошибок в работе.


Успешный переход на новую технологию работы с документами в электронной форме невозможен без существенной перестройки внутренних регламентов и процессов в самой организации. И в этом смысле на первый план выходит компетенция подрядчика именно с точки зрения методологии. К сожалению, на сегодняшний день на рынке сложилась ситуация, когда как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя рассматриваются в основном технические аспекты внедрения. В результате заказчик получает систему, которая либо так и не переходит в промышленную эксплуатацию, либо внедряется среди крайне ограниченного круга пользователей.

Немаловажную роль в адаптации сотрудников к новому решению играет правильная организация обучения сотрудников ИТ-интегратором. Иной раз в этом кроется следующая причина малоэффективности внедрения «сложных» СЭД – неспособность компании-исполнителя должным образом провести обучение заказчика.  

PR

Случается, что интегратор в погоне за  наибольшей прибылью и стремлении «раскрутить» клиента на дальнейшие капиталовложения может намеренно некачественно провести обучение. Нередки и те ситуации, когда это происходит из-за организаторско-консалтинговой некомпетентности ИТ-компании. 

Таким образом, у заказчика остается много неясных моментов по работе с системой, он не сможет в полной мере корректно запускать процессы СЭД и в конце концов с большой долей вероятности вернется к бумажному документообороту – пусть это долго, зато знакомо и проверено.

Важно и то, чтобы на момент начала внедрения СЭД заказчик четко представлял, что ему нужно. Многим компаниям в силу специфики своей деятельности необходимы индивидуализированные решения. Но бывает и такое, что наилучшим вариантом для заказчика выступает обычный готовый продукт, не имеющий дополнительных функций и приложений, но зато гарантирующий стабильный результат.

Нередки случаи, когда компании без объективной надобности заказывают «громоздкие» внедрения с множеством надстроек, а в итоге в процессе работы ни разу к ним не прибегают. Таким образом, функциональность системы используется в лучшем случае наполовину, и получается, что потраченные деньги и время улетают «в трубу».

Еще одна причина неэффективности масштабных внедрений – отсутствие интереса у руководства компании. Иными словами, в этом деле важен некий управленческий импульс. Если директора заинтересованы во внедрении и начинают активно пользоваться новым решением, очень скоро бизнес-процессы такой организации будут полностью автоматизированы, а функциональность системы будет использоваться по максимуму.

PR

В практике Digital Design есть случай, когда финансовый директор компании, в которой внедрялась СЭД, сразу после завершения проекта поставил сотрудников перед фактом, что отныне все документы он будет принимать исключительно в электронном виде.

Согласитесь, такие решения существенно способствуют увеличению популярности СЭД среди пользователей. И в данном случае речь идет как о стандартных, так и о масштабных внедрениях.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль