Как доносить информацию до коллектива?

76

Вопрос

Я с недавних пор работаю помощником руководителя, и у меня часто возникают проблемы с точной передачей информации от руководителя другим сотрудникам. Иногда я не совсем правильно понимаю поручения своего руководителя. Как мне с этим бороться?

Ответ

Одна из основных задач помощника руководителя – правильно разобраться в том, что происходит. При передаче информации ее смысл может изменяться.

Иногда слова в русском языке имеют более одного значения, и если есть вероятность неправильного понимания, секретарь должен тактично уточнить: «Правильно ли я понимаю, что…?».

Вот практический пример:

Руководитель дал задание своему помощнику взять билеты на «Спартак» на сегодняшний вечер. Что нужно сделать в этой ситуации? Необходимо подумать, что может скрываться за словом «Спартак», и задать минимум уточняющих вопросов – руководители обычно не любят, когда им приходится объяснять очевидные вещи, о которых помощник мог догадаться сам, найти информацию в Интернете, узнать у других людей и т.д.

Обычно под словом «Спартак» понимают  спортивный клуб, но в данном случае речь шла о балете в Мариинском театре. Если бы помощник не уточнила информацию, возможно, она взяла бы билеты на совершенно другое мероприятие, а не на то, которое имел в виду руководитель.

Такая ситуация (искажение информации при передаче) возникает очень часто, поэтому опытные секретари всегда обдумывают полученные сведения, и если какие-то детали вызывают сомнение, задают дополнительные вопросы.

Типичная ошибка – когда неопытный секретарь начинает задавать вопросы руководителю, не обдумав заранее задание, не собрав необходимую информацию. В этом случае приходится задавать все больше вопросов по мере того, как всплывают все новые детали. Чтобы с этим справиться, нужно развивать у себя стратегическое видение ситуации.

Всегда думайте не только о том, какое поручение вам дали, но и о том, какие дальнейшие действия за этим последуют. Случай из реальной жизни:

две помощницы организовывали отъезд своего руководителя в командировку, при этом они периодически звонили принимающей стороне и спрашивали, каким рейсом можно долететь, в какой гостинице поселиться, как доехать от аэропорта до отеля и т.д.

Всю эту информацию можно (и нужно!) было найти в Интернете самостоятельно и лишь после этого уточнять у партнеров, какой из вариантов лучше и почему.

Самый тупой карандаш острее самой острой памяти

Очень помогает привычка – всегда записывать, кто звонил, по какому вопросу, какие детали упоминал. Полезно использовать специальные бланки – пустографки, в которые следует заносить поступающую по телефону информацию. Второй вариант – можно создать таблицу в журнальной или электронной форме, где вести учет информации.


О информационно-справочных документах читайте подробнее по ссылке.


Любая информация, которая может потеряться, должна быть продублирована, чтобы потом ее можно было легко восстановить. Поэтому если вы кому-то передаете какие-то данные, лучше делать это не с помощью телефона (только в экстренных случаях), а с помощью более надежных носителей, например, электронной почты. В случае если кто-то что-то забудет, перепутает и т.д., можно будет восстановить, на каком этапе произошла ошибка, и самое главное – предупредить повторение подобных ошибок в дальнейшей работе. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль