Как учиться параллельно с работой?

61

Вопрос

Часто посещаю различные тренинги, но свою работу редко могу прервать и отвлечься на несколько часов. Меня постоянно отвлекают звонками и поручениями. Тренеры мне несколько раз делали замечания. Но я считаю, что суть тренинга я все-таки улавливаю. Каким образом умение себя вести во время тренинга может отразиться на процессе и результатах обучения?

Ответ

Об организации процесса обучения, в т. ч. для секретарей и администраторов, написано много: какие формы обучения существуют, как подбирать тренинговую программу, как оценивать эффективность обучения. В частности, в числе факторов, влияющих на конечный результат обучения, можно выделить следующие:

  • актуальность выбранной темы тренинга;
  • соответствие программы конкретным потребностям участников;
  • сочетание теории и учебных практических упражнений;
  • способ построения и изложения материала;
  • профессионализм тренера;
  • заинтересованность самих участников и др.

В число упомянутых выше факторов, определяющих эффективность обучения, необходимо включить манеру поведения и общения всех вовлеченных сторон – тренера, участников, организаторов, или, иначе говоря, соблюдение ими правил бизнес-этикета.

Бизнес-этикет – это прикладная составляющая корпоративного имиджа. В наше время все больше компаний достигают примерно равного уровня качества производимых товаров и услуг, что приводит к изменению представлений о том, кто из них более конкурентоспособен. На первый план выходят новые критерии отбора поставщиков, продавцов и провайдеров, и среди этих критериев – умение произвести правильное впечатление.

Можно с уверенностью сказать, что бизнес-поведение – это действенный инструмент для достижения бизнес-целей. Хорошие манеры, конечно, не заменяют квалификации, но служат серьезной поддержкой профессионализма для специалиста. Соблюдение правил бизнес-этикета все чаще становится непременным условием конкурентоспособности в бизнесе как для отдельного человека, так и для целых корпораций.

В отношении бизнес-тренингов нами были сделаны несколько важных наблюдений:

  • Во-первых, манера поведения и общения организаторов на стадии переговоров влияет на то, захочет ли клиент воспользоваться сделанным ему предложением, а во-вторых, отношение организаторов к участникам непосредственно в период проведения тренинга обязательно скажется на восприятии содержательной части.
  • Тренер может говорить правильные слова и предлагать очень эффективные упражнения, но если он не проявляет ожидаемого уважения к аудитории, участники останутся недовольными.
  • От того, как будет вести себя отдельный участник тренинга, будет зависеть эффективность тренинга, причем не только для него лично, но и для всех остальных присутствующих.

Все эти аспекты одинаково важны, и каждый по отдельности заслуживает целой статьи. Мы рассмотрим только третий пункт и поговорим о том, как следует вести себя отдельному участнику тренинга, чтобы он повлиял позитивно на всех.

Итак, наши главные рекомендации.

Пунктуальность: быть в нужное время в нужном месте

Пунктуальность, как и весь бизнес-этикет, основана на уважении и здравом смысле. Опоздание на мероприятие, тренинг или деловую встречу без предупреждения – это очевидное проявление неуважения.

Если присутствие того, кто опаздывает, необходимо, то откладывается начало мероприятия, впустую тратится время остальных, нарушаются их последующие планы, портится настроение тех, кто пришел вовремя.

Тренинг, конечно, начнется в назначенное время, но что еще произойдет, если кто-то из участников войдет в аудиторию позже? Если в помещении 10–15 человек, то появление опоздавшего не может остаться незамеченным, даже если тот попытается притвориться невидимкой и прокрасться на цыпочках. Это означает, что ход занятия неизбежно будет нарушен, а тот, кто в это время выступал с комментариями (тренер или другой участник), может просто потерять мысль.

На одном из корпоративных тренингов, одна из участниц, войдя в аудиторию с 15-минутным опозданием, доброжелательно и громко сказала: “Здравствуйте!”. Этого делать не следует, т. к. от этого негативное действие опоздания как отвлекающего фактора только усиливается. Нужно тихо открыть дверь, войти, не привлекая внимания, попытаться установить лишь зрительный контакт с тренером, сесть на ближайшее свободное место и постараться быстрее включиться в работу. А в перерыве подойти к тренеру и извиниться за опоздание, кратко объяснив причину.

Если что-то мешает вам прибыть вовремя, обязательно предупредите организаторов.

По общему правилу бизнес-этикета приходить на деловую встречу следует за 10 минут до назначенного времени. Но для тренинга этот период должен быть увеличен, т. к. участникам нужно не только зарегистрироваться и привести себя в порядок, но, вполне возможно, по просьбе организаторов заполнить анкеты. Кроме того, вы можете спокойно осмотреться, выбрать место в аудитории, почувствовать окружающую обстановку и привыкнуть к ней, познакомиться с другими участниками, задать необходимые вопросы организаторам. Если организаторы предлагают так называемый “приветственный кофе”, то стоит воспользоваться этой возможностью. Все это помогает создать правильный настрой на восприятие предстоящего обучения. А о каком настрое можно говорить, если вы вбегаете, запыхавшись, не успев даже посмотреть на себя в зеркало?

С другой стороны, опоздание приводит к тому, что вы пропускаете часть материала, который может оказаться очень важным именно для вас или без которого трудно будет понять последующую информацию. А ведь для успеха бывает только, по сути дела, и нужно, что оказаться в нужном месте в нужное время. Зачем же рисковать? Лучше встать пораньше, правильно выбрать вид транспорта в зависимости от погоды и загруженности автомобильных дорог, – и все будет в порядке. Все поправимо, если бы пунктуальность зависела только от самих участников. Но, к большому сожалению, бывают случаи, когда обстоятельства непреодолимой силы мешают участникам быть пунктуальными. Приведем пример:

На один из открытых тренингов были заявлены четыре участницы из одной компании. В первый же день все они опоздали к началу тренинга по непонятным причинам. Представьте себе, в разгар общего обсуждения открывается дверь и входят четыре человека из двенадцати по списку. Дальше они постоянно выходили из аудитории (иногда все разом), чтобы ответить на мобильные звонки, с перерывов приходили позже остальных, а с обеда появились только через полтора часа! И так продолжалось оба тренинговых дня. Оказалось, что все это время девушки вынуждены были решать рабочие вопросы и даже ездить в офис по вызову руководства, а потом вновь возвращаться на занятие (причем, автор узнала об этом далеко не сразу и не от самих участниц, как должно было быть). В результате время их присутствия на тренинге составило около 50%. О каком результате обучения здесь можно говорить… Общая атмосфера тренинга тоже пострадала – и значительно, потому что процесс обучения постоянно прерывался.

Какова бы ни была причина несоблюдения пунктуальности – личная или производственная – результат один: нарушение хода тренинга и потеря части материала для опоздавших.

Пунктуальность меньше всего соблюдается на корпоративных тренингах, которые проводятся в офисе клиента. Участники чувствуют себя как дома, и это их расслабляет. Между тем, корпоративный тренинг – это мероприятие, организованное руководством. Поэтому опоздание на такое занятие говорит о недостатке уважения не только к тренеру, но и к решению начальства.

Что касается правил возвращения с перерывов, то правило тут одно: приходить нужно вовремя, без исключений. Регламент тренинга обычно известен заранее, и все же более точно продолжительность перерыва объявляет тренер, поэтому участникам следует самим следить за временем и не ждать, что тренер или организаторы будут “звонить в колокольчик” (в прямом и переносном смыслах). Кстати, имейте в виду, что тренер может принять решение вообще не допускать опоздавших до следующего перерыва. Кто-то будет очень разочарован. Постарайтесь, чтобы это были не вы.

Внешний вид: свобода и последствия выбора

Согласно правилам бизнес-этикета, внешний вид должен соответствовать обстоятельствам. Кроме того, наш облик свидетельствует об уровне уважения друг к другу. Эти два аспекта необходимо учитывать при выборе одежды, когда вы собираетесь на тренинг. С одной стороны, тренинг – не работа в офисе, где действуют определенные корпоративные стандарты внешнего вида (т. н. дресс-код). С другой стороны, тренинг – это хотя и неформальное, но все же деловое мероприятие. Даже если он проводится в выходные дни, он все равно предполагает определенные рамки как в поведении и общении, так и во внешнем виде всех присутствующих (за исключением неординарных концепций обучения).

Иногда в предварительной информации, рассылаемой организаторами тренинга, уже содержатся рекомендации по выбору одежды. Идея правильная, но в этом случае от организаторов требуется обдуманный подход к данному аспекту

Например, один из региональных корпоративных тренингов проводился в выходные дни, организаторы тренинга в памятке указали: “Для комфорта и активной работы рекомендуем удобную, свободную форму одежды”. Главная опасность такой неопределенной формулировки в том, что каждый может понять ее по-своему и перейти грань, где свобода и комфорт входят в противоречие с уважением. Ведь одежда, которую вы выбрали для мероприятия, тоже участвует в создании вашего внутреннего настроя на восприятие тренинга: либо помогает сконцентрироваться, либо расслабляет.

Для того чтобы одновременно чувствовать себя комфортно, соответствовать статусу мероприятия и демонстрировать уважение к окружающим, для тренинга, проводимого в обычных условиях (офис клиента, офис тренинговой компании, бизнес-центр), автор рекомендует участникам, в т. ч. и в выходные дни, так называемый свободный деловой стиль (office casual), в котором категорически не приветствуются:

  • джинсы;
  • футболки;
  • открытые участки тела в зоне талии;
  • глубокое декольте;
  • слишком короткие юбки;
  • прозрачная и чересчур обтягивающая одежда;
  • обнаженные плечи;
  • отсутствие колгот (чулок).

Как максимум вы можете выбрать общепринятый офисный стиль одежды (если не знаете, что это такое – самое время узнать). Тогда точно не ошибетесь.

В случае неординарной концепции и места проведения тренинга (лес, поле, горы и пр.), разумеется, форма одежды должна быть соответствующей.

Мобильный телефон и прочие “чудеса техники”: правила использования на мероприятии

Звуки, издаваемые мобильными телефонами, действуют как отвлекающий фактор примерно с теми же последствиями, что и опоздание (см. выше). Организаторы значительно облегчат жизнь всем, если в памятке к тренингу попросят участников выполнять конкретные правила, например:

“Во время тренинга переведите в бесшумный режим мобильные телефоны, ноутбуки и другие электронные устройства. Посторонние звуки отвлекают в первую очередь вас, а также ведущего и других участников” (корпоративный тренинг, г. Пермь).

“В целях повышения эффективности обучения во время проведения тренинга нежелательно использование мобильных телефонов. Если Вы ждете важного звонка или если любой звонок для Вас важен, Вы можете оставить свой мобильный телефон сотруднику нашей службы ресепшн, который будет принимать звонки и информировать Вас о том, кто и с какой целью звонил” (открытый тренинг, г. Москва).

Если вы такой памятки не получили, то, пожалуйста, следуйте правилам сами. Если вы ждете важный звонок, предупредите тренера заранее о том, что, конечно, переведете свой телефон в бесшумный режим, но при поступившем вызове выйдете из аудитории для краткого разговора. В любом случае таких звонков не должно быть много, иначе постоянные “выходы” будут сильно отвлекать всех, и в первую очередь вас.

Никогда не принимайте звонок в аудитории во время тренинга – это безоговорочное правило.

К другим “чудесам техники” можно отнести диктофоны, ноутбуки и фотоаппараты. Прежде чем приносить их в аудиторию и тем более ими пользоваться, обязательно обсудите такую возможность с организаторами. Далеко не все тренеры приветствуют и разрешают применение этих технических средств на своих тренингах. То, что на каком-то тренинге вы могли свободно использовать диктофон, не означает, что на других мероприятиях, даже проводимых той же самой компанией, это возможно.

Манера держаться: уважение без слов

Манера вести себя также должна выражать уважение ко всем присутствующим: как мы смотрим (или не смотрим), как слушаем (или не слушаем), как сидим, стоим, жестикулируем. Плохие манеры одного вредят всем: привлекается или, скорее, отвлекается, внимание, портится настроение у многих участников.

Несколько простых, но важных советов касательно поведения:

  • избавьтесь от жевательной резинки (не думайте, что никто не видит, что вы жуете);
  • следите за происходящим, даже если вам кажется, что это не очень интересно;
  • если вас что-то не устраивает, сохраняйте если не доброжелательное, то хотя бы нейтральное выражение лица (некорректны удивление, граничащее с недоверием, насмешливость, выражение скуки, взгляд “ну и что такого нового вы можете мне рассказать, чего я бы не знала” и т. п. );
  • контролируйте позу, в которой вы сидите: не устраивайтесь слишком вальяжно, старайтесь держать колени вместе, не обвивайтесь вокруг ножек стула и подлокотников, не завязывайте ноги в узел, не снимайте обувь (автор наблюдала и такое);
  • не занимайтесь на тренинге посторонними делами, не имеющими отношения к происходящему (не рассматривайте свой мобильный телефон, не отправляйте SMS-сообщения, не изучайте другие документы и материалы).

Стиль общения: выбирайте выражения

Тренинг предполагает, как правило, свободное общение участников между собой и с тренером, возможность задавать любые интересующие вопросы и получать ответы на них, обмениваться опытом, высказывать свое мнение. Но было бы слишком опрометчиво думать, что такой “неформально-деловой” формат позволяет использовать любой стиль общения на свое усмотрение.

Если манера разговора с тренером будет выбрана участником некорректно (слишком жесткая, безапелляционная, категоричная или язвительная, насмешливая, снисходительная и т. п.), то тренер, конечно, заметит пробелы в воспитании, но как профессионал своего дела корректно выправит ситуацию, чтобы общая атмосфера, динамика и эффективность обучения не пострадали. Однако при этом участнику нужно понимать, что он сам лишает себя возможности получить дополнительную информацию или помощь за рамками обязательной части программы. Если же такая манера общения будет применена по отношению к другим участникам, то последствия могут оказаться серьезнее: не все будут так терпеливы, не все сделают вид, что ничего не заметили, настроение будет испорчено, слаженная работа команды нарушится, исчезнет общий позитивный настрой.

Уважение к чужому мнению не всегда дается легко, особенно когда другая точка зрения кажется нам абсолютно ошибочной и неприемлемой. Если вам случится давать оценку высказыванию, с которым вы не согласны, то главное здесь – признать право другого человека иметь свой взгляд на проблему, корректно высказать свою позицию, уважать чужое самолюбие и не заставлять собеседника терять свой престиж, особенно в присутствии других людей. Например:

Правильно

Неправильно

“У меня другое мнение по этому вопросу”, “я поняла вашу точку зрения и все же предлагаю обсудить другое решение”

“Я с вами совершенно не согласна”, “это неправильно”, “вы ошибаетесь”

Результат не заставит себя ждать: вас будут уважать в ответ, и к вашему мнению прислушаются. Приведем основные рекомендации по стилю общения на тренинге:

  • слушайте собеседника и дайте ему понять, что вы его слушаете;
  • не перебивайте;
  • проявляйте интерес к тому, что вам говорят;
  • высказывайте свое мнение спокойно, не теряя самообладания;
  • контролируйте свой голос и интонации;
  • демонстрируйте уважение к чужому мнение, даже если оно расходится с вашим;
  • не подавляйте своей эрудицией;
  • говоря о ком-то из присутствующих, называйте его по имени (не используйте местоимения “он”, “она”);
  • не оставляйте заданные вопросы без ответа;
  • не ведите параллельных локальных разговоров одновременно с выступлением тренера или другого участника;
  • думайте, прежде чем говорить то, что думаете.

Письменные отзывы: наши письма – это мы сами

Почти всегда организаторы просят участников написать отзыв о пройденном тренинге. Мнение присутствующих важно как для организаторов, так и для тренера – ваши комментарии и предложения помогают им делать обучение более эффективным. Но вы, наверное, уже догадались о том, что есть правила бизнес-этикета и для письменного общения.

Многие из рекомендаций по стилю устного общения можно отнести и к письменным отзывам, а именно: корректность, умеренность и сдержанность в негативных эмоциях, конструктивность. Не будем повторяться, а только еще раз отметим: если вы хотите, чтобы ваши комментарии и предложения были не только прочитаны, но и учтены, отнеситесь внимательно к стилю и форме их изложения. И помните о том, что наши письма – это, по сути, мы сами. Поэтому пусть все, что выходит из-под вашего пера, – официальное деловое письмо, отзыв о тренинге или короткая записка от руки, – будет хорошим подкреплением вашего достойного профессионального имиджа.

Итак, мы познакомились с основными правилами этикета тренинга. Обязательно ли их выполнять? Бизнес-этикет – это не строгий закон, а свод советов и рекомендаций. То, что вы узнали из этой статьи, – информация к размышлению, и вы сами вправе решать, как ею распорядиться. Но помните, что, принимая решение следовать ли той или иной рекомендации, вы несете ответственность за последствия: за то, как вас будут воспринимать и что вы сами получите как результат тренинга.

Более того, согласно статистике любой человек, который хотя бы однажды общался с вами, расскажет пяти-семи своим коллегам и знакомым о своих впечатлениях. Таким образом, ваш собеседник (в нашем случае – представитель компании-организатора, тренер, другие участники) будет являться носителем вашей репутации и репутации вашей компании в целом, хотите вы того или нет. А это, согласитесь, большая ответственность.

По мнению специалистов, “этикет – это то, что вы делаете и говорите, когда другие люди смотрят и слушают. Что вы при этом думаете – это ваше дело”. Слишком категорично сказано? Возможно, но это реальная жизнь, и успеха достигает тот, кто понимает, что при всей динамичности современного бизнеса вежливость и уважение никто не отменял, и всегда нужно помнить о том, что важно для других людей. Искренне желаем вам успеха!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль