Как помочь руководителю подготовить выступление?

123

Вопрос

Скоро начнется сезон конференций, форумов, бизнес-завтраков и т.п. Как мне обеспечить участие и успешное выступление руководителя на конферентном мероприятии?

Ответ

Если человек давно работает в бизнесе и при этом позиционируется как эксперт, то ему нередко приходится выступать на конференциях, симпозиумах, выставках и других мероприятиях. Современный руководитель также может посещать конференции и как участник, слушатель. Подготовка своего руководителя к подобным мероприятиям часто является обязанностью секретаря и личного помощника. Это кажется непростой задачей, однако, как и в любом деле, в подготовке руководителя к конференции есть определенная последовательность действий и свои нюансы, знание которых значительно облегчает работу секретаря. Рассмотрим все основные моменты, связанные с визитом на конференцию.

Подготовка руководителя к мероприятию

Первый этап подготовительной работы – ознакомление руководителя со свежими информационными материалами по соответствующей профессиональной тематике.

Для того чтобы руководитель был в курсе профессиональных новостей и новшеств, персональному ассистенту/референту нужно самому просматривать прессу и другие СМИ (смотреть специальные телепередачи, слушать радио, читать деловые интернет-ресурсы, знать  и исследовать необходимые сайты).

Когда вы ставите своей задачей постоянный поиск информации, при определенном настрое часто «включается» интуиция, возникает «притяжение» нужной информации, каким бы странным ни показалось это утверждение. Люди, которые часто работают с текстами и информацией, знают этот эффект. Главное - настроиться на непрерывное получение такой информации.

Системную работу по поиску информации, конечно, также необходимо проводить регулярно, т.е. отводить определенное время каждый день на данный вид деятельности.

Для этого можно подписаться на нужные источники информации и  каналы новостей в Интернете – причем, теперь это можно сделать не только через электронную почту, но и социальные сети.


О графике руководителя читайте подробнее по ссылке.


Например, сейчас в социальной сети «Facebook» можно довольно быстро собрать конференцию и пригласить своих подписчиков на событие, сформировав так называемое «Мероприятие». Подобные возможности есть и у сети «Вконтакте», и у Календаря Google.


О информационной поддержке руководителя читайте подробнее здесь.


А источники самых свежих новостей – это, как известно, телевидение, радио и хроники новостных агентств, поэтому имеет смысл посещать их страницы в Интернете и социальных сетях, а также отсматривать и отслушивать эфиры «вживую» или на сайтах.

При этом следует помнить, что интерес представляют не все новости, а только профессиональные и отраслевые, подходящие по тематике для руководителя и компании.

Вам в перспективе очень важно научиться отслеживать не только новости, но и тенденции развития событий в данной профессиональной среде, а для этого необходимо пролистывать печатные периодические издания или, в крайнем случае, опираться на публикации в Интернете, в которых есть ссылки на бумажный источник. Не помешает и зарегистрироваться на специализированных отраслевых интернет-форумах, где собираются профессионалы из нужной вам сферы деятельности.

Именно такой мониторинг даст возможность сориентироваться в тематических трендах, которые в сформулированном и структурированном виде можно и нужно предложить руководителю в форме дайджеста вместе с чашкой утреннего кофе.

Разумеется, руководитель и сам читает нужные издания, но именно личный ассистент/референт помогает ему вышеупомянутым образом, разгружая его для решения других более важных вопросов в его многофункциональной деятельности.

И вот, допустим, руководитель «созрел» и сообщает, что в следующем месяце хочет посетить конференцию.

О чем должен позаботиться личный помощник как доверенное лицо руководителя?

Разумеется, первое, что следует сделать – это просмотреть и, если нужно, изменить рабочий график руководителя, согласовав с ним это изменение.

Рубашку и галстук (если это мужчина) подберет супруга (хотя нередко и формирование имиджа входит в функционал личного ассистента), а вот собрать «в дорогу» определенный набор необходимых вещей – дело профессионального помощника.

Если руководитель идет на конференцию в качестве слушателя, то вам нужно вручить ему блокнот, ручки, визитные карточки (принято иметь с собой не менее десяти, лучше брать не менее двадцати карточек «про запас»). Если руководитель предполагает не только познакомиться с нужными людьми и возможными партнерами, но и неявно прорекламировать компанию, то следует положить в визитницу еще больше визиток. Существует еще одно правило: лучше иметь при себе две визитницы разного назначения, для своих визиток и для «гостевых», чтобы руководитель не мог запутаться и случайно предложить собственную визитку ее владельцу вместо своей, что продемонстрирует не очень бережное отношение к визави, а значит, и к самому знакомству – а последствия таких ошибок часто могут быть весьма неприятны для компании. Если степень доверия руководителя к вам как к личному помощнику высока, то вы можете порекомендовать ему перед мероприятием заказать визитку, оформленную по всем правилам.

Так, автор часто видит на конференциях «модные» визитные карточки черного цвета, которые используют лица, претендующие на креативность и оригинальность. На самом деле такие карточки не вызывают доверия у собеседника и затрудняют прочтение текста.

Неплохо было бы собрать некоторую информацию не только о спикерах, а, если есть такая возможность, еще и о коллегах и партнерах босса, которые также собираются на конференцию. Для этого можно связаться со знакомыми и дружественными личными ассистентами других компаний. Заодно и им пригодится информация о том, что ваш руководитель собирается на мероприятие (вернее, может быть интересна их начальникам).

Если руководитель принимает лекарство, то не забудьте положить его в дорожный набор для конференции. Словом, помощник и секретарь должен как всегда проявить почти материнскую заботу о своем шефе.

Когда руководитель находится на конференции, то личный ассистент должен быть готовым/готовой к тому, что шеф может позвонить (отправить смс) в любое время дня и ночи для уточнения чего-либо – так что будьте бдительны.

Если руководитель выступает с докладом

Если же руководитель намерен сам выступить на форуме, то в задачу личного помощника/референта могут входить подготовка презентации и оформление тезисов для доклада и выступления босса. Здесь есть свои важные нюансы.

Основное: тезисы доклада – не то же самое, что будет изложено в презентации. В презентации упоминаются лишь ключевые понятия, которые будет комментировать спикер. Серьезной ошибкой и нарушением конференц-этикета считается большое количество текста на одном слайде, да еще и напечатанного мелким шрифтом. Не допускается также использовать на черном фоне белые буквы: в глазах у зрителей начинает рябить, восприятие притупляется, смысл утрачивается, все присутствующие быстро утомляются и теряют интерес к происходящему.

Не забудьте и об иллюстративном ряде в презентации: в тексте следует обозначить, в каком месте находится тот или иной рисунок.

В последнем слайде нужно крупным шрифтом дать контакты руководителя и/или контакты его личного помощника, о чем руководитель должен известить слушателей. Но обычно печатаются следующие контакты: телефон, e-mail и сайт компании, которую возглавляет руководитель.  

После конференции

После окончания конференции личный ассистент/референт может оказать неоценимую профессиональную услугу своему начальнику, не только разобрав визитки новых знакомых с конференции для картотеки и внеся их контакты в базу данных, но также отправив им благодарственные письма.

В международной протокольной практике принято на отправляемых после состоявшегося знакомства визитных карточках в левом нижнем углу писать аббревиатуру р.f.с. (в расшифровке - рour faire connaissance; буквальный перевод с французского  означает «чтобы сделать знакомство», переводится традиционно «по поводу/по случаю знакомства»). Таким образом выражается удовлетворение знакомством и желание продолжить общение, наладить деловые отношения с партнером.

Аналогом этого дипломатического правила и правилом современного хорошего тона послужит письмо, которое личный ассистент может сформулировать сам, например: «Уважаемый/дорогой …! Мы познакомились 5 декабря 2012 года на конференции «Современные технологии». Я очень рад нашему знакомству и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Ваш…», и разослать собеседникам руководителя по конференции. Только отправлять такие письма нужно в течение недели после мероприятия, «по горячим следам»: позже партнеру руководителя при большом потоке информации, возможно, придется долго вспоминать, кто именно пишет и что это за компания.

Бывает так, что руководитель, раздавая визитные карточки, может дать их лицу, с которым впоследствии не пожелает общаться, например, сейчас много так называемых инфо-бизнесменов – людей, которые продают вебинары (семинары по Интернету в режиме онлайн) и которые могут буквально забросать почту шефа своими «инфо-продуктами». В этом случае помощь личного ассистента будет заключаться в том, что он/она либо будет работать с почтой руководителя (разумеется, по согласованию), либо, если руководитель предоставил данные своего помощника, ненужные сообщения помещать в рубрику «спам». То же самое относится и к нежелательным телефонным звонкам, которые придется отсекать, ссылаясь на командировки и занятость руководителя.

Правила поведения на конференции

Правила негласного этикета на конференции таковы: на  конференции принято знакомиться, не дожидаясь представления третьего лица, - это нормально. После яркого выступления иной раз нужно даже поторопиться подойти к спикеру для того, чтобы успеть получить визитную карточку и передать ему свою. Если есть возможность и докладчик не ушел сразу же после выступления (так бывает, когда персона востребована и очень занята), то можно спокойно подойти к нему и побеседовать. Алгоритм знакомства примерно одинаков: поприветствовать, сказать комплимент («Ваше выступление было очень ярким и познавательным! Спасибо!», «В прениях вы высказали мнение, которое меня очень заинтересовало!», «Много хорошего слышал о вашей компании/о вашей деятельности!» и т.п.), затем выразить желание продолжить знакомство.

Предпочтительнее, чтобы при рукопожатии руку подавал тот человек, к которому подошли знакомиться, причем, сегодня в правилах рукопожатия нет особой гендерной разницы, хотя при равном статусе (который на конференциях считается априори одинаковым) первой руку может подать женщина вне зависимости от того, кто в ком заинтересован.

Если персона очень заинтересовала в знакомстве, то можно обозначить рукопожатие, немного приподняв руку. В этом случае нужно внимательно наблюдать за реакцией собеседника. Как правило, этот жест не остается незамеченным, и собеседник предлагает ответное рукопожатие.

Перед тем как подойти к спикеру, еще во время выступления желательно обозначить для себя важные вопросы, чтобы при общении с заинтересовавшим вас человеком четко и в корректной форме их задать. Следует помнить о том, что спикер устал и с ним, возможно, хотят познакомиться и другие люди.

Во время кофе-паузы, ланча неплохо бы напомнить руководителю и помнить самому, что за столом «действуют» все те же правила застольного этикета, о которых так много было рассказано на страницах нашего журнала. К сожалению, автор все еще наблюдает у многих посетителей конференций «пост-советскую» привычку класть себе на тарелку очень много, торопиться «к раздаче» и т.п.

Еще один досадный момент: на конференциях, как ни удивительно, по телефону во время чужих выступлений говорит даже член президиума, а не только слушатели. Совершенно очевидно, что участие/присутствие на форуме – это приоритет, и лицо, которое направляется на это мероприятие, должно было предупредить всех об этом. Важнее конференции в этот день ничего нет: ни звонка старого друга, ни контакта потенциального «большого» клиента.

Такое пренебрежение к правилам хорошего тона может свидетельствовать лишь о неуважении к аудитории и слушателям, что не лучшим образом влияет на репутацию персоны.

Удивительно, но очень многие «забывают» выключить мобильный или хотя бы поставить его на беззвучный режим. И в том, и в другом случае можно увидеть пропущенные звонки и спокойно перезвонить в перерыве, объяснив причину занятости своему телефонному собеседнику.

Поэтому давайте все-таки уважать друг друга и не забывать про элементарные правила поведения на совместных мероприятиях такого уровня.

Дресс-код

Дресс-код для спикеров: деловой костюм (костюм предпочтительнее и «статуснее», как для мужчин, так и для женщин, нежели просто пиджак и брюки/юбка/джинсы), сорочка, для дам - блузка светлого тона (это создает ощущение чистоты помыслов и намерений); обувь – закрытые ботинки или туфли (для мужчин неизменно темные; даже если костюм летний, светлый (что вполне допускается), то ботинки/туфли все равно должны быть на тон темнее).

Вспомним, что белую обувь  надевают невесты, курортники в Рио-де-Жанейро, хирурги, покойники и деревенские жители под тяжелую темную одежду. Кроме того, белая обувь имеет свойство быстро разнашиваться и покрываться неустраняемыми трещинами.

Слушатели могут позволить себе стиль casual, то есть повседневную одежду. И все же можно порекомендовать пиджак, блузу и прочие элементы делового дресс-кода, если имеет смысл поддерживать образ делового человека, даже если присутствующий сидит в зрительном зале.

К сожалению, многие молодые женщины иной раз приходят в милых летних платьицах с открытыми руками, в результате, когда наступает момент познакомиться с потенциальным партнером, они рискуют моментально заслужить репутацию просто «хорошенькой девушки», а не деловой персоны и серьезного человека. То же самое относится к пышной прическе или звенящим украшениям. Это работает против делового имиджа, поэтому на конференциях от легкомысленной одежды и аксессуаров следует воздерживаться, чтобы не подвести своего руководителя и не испортить собственное реноме.

Но, конечно, время не стоит на месте, и дресс-код также зависит от формата мероприятия и непосредственно от позиционирования персоны.

Если это известный спортивный продюсер, то он может выступать в хорошем темном пиджаке, белой рубашке, джинсах и дорогих ботинках – наличием джинсов в своем ансамбле он выражает «спортивную составляющую» в имидже. А если это популярный ивент-эксперт, то он может прийти на форум (как творческий человек) в стильном джинсовом пиджаке (а не куртке!) и в пестрой рубашке. Здесь речь идет уже об имидже персоны, которая считается брендом.

Общая тенденция сегодня допускает послабления в дресс-коде (но не в манере излагать свои мысли!), особенно летом. И чаще принято провожать по уму, а не встречать по одежке, то есть о человеке судят по его практическим проектам:  хорошему докладу, презентации, изяществу изложения. Тем не менее, соблюдение правил этикета дает в итоге максимально респектабельный и надежный имидж – а ведь этого мы и добиваемся, отправляя руководителя на конференцию или собираясь туда вместе с ним, не так ли? Удачи вам и удачного выступления вашему руководителю!


См.: Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 7-12.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль