Каковы особенности выбора СЭД для крупных компаний?

6

Вопрос

Я работаю в крупной компании. Какие дополнительные требования мы должны предъявлять к системе электронного документооборота при ее выборе?

Ответ

Дамир Мухутдинов,

менеджер отдела продаж «DIRECTUM»

Дамир Мухутдинов,

менеджер отдела продаж

«DIRECTUM»

Особенности выбора СЭД для крупных компаний

Я работаю в крупной компании. Какие дополнительные требования мы должны предъявлять к системе электронного документооборота при ее выборе?


Важную информацию о системе документооборота вы найдете в материале здесь.


Начальник ОДОУ, Оренбургская обл.

При выборе системы электронного документооборота для крупных компаний следует обратить внимание на вопросы, связанные с территориальной распределенностью. Есть различные виды решений электронного документооборота для таких компаний. Предлагаем   выбрать вариант, который подойдет именно для вас.

Итак, у нас есть территориально распределенная компания, у которой несколько офисов, и мы хотим настроить взаимодействие с помощью электронного документооборота. Какие варианты существуют?

Локальная сеть. Можно ничего и не придумывать, если между офисами компании хорошие каналы связи и качественно настроенные VPN-каналы. Этот вариант подходит для компаний, офисы которых находятся в одном городе, и количество людей в офисах не велико (до 100-150 человек).

Работа через веб-доступ. В случае если программный продукт, который мы рассматриваем для создания электронного документооборота, содержит полнофункциональный веб-доступ, то этот вариант тоже хорош. Но веб-доступ должен быть полнофункциональным, чтобы удаленные офисы могли работать абсолютно так же, как и в головном офисе. Для этого варианта тоже стоит учитывать скорость и ширину интернет-каналов между офисами.

Терминальный доступ. Если же между офисами нет локальной сети, то можно воспользоваться этим вариантом. Он удобен тем, что сотрудник удаленного офиса, открыв удаленный рабочий стол (Remote Desktop), попадает на привычный для него рабочий стол, где может работать без ограничений (ну разве что напечатать на принтере сложно). Для обеспечения бесперебойной работы необходим хороший интернет-канал между офисами и сервер терминалов, характеристики которого будут зависеть от количества подключающихся сотрудников.

Репликация. В случае если между офисами интернет-канал нестабилен или его попросту нет, то система электронного документооборота должна содержать механизм репликации.

PR

Механизм устроен следующим образом: в удаленном офисе есть вторичный сервер репликации, на котором содержится копия информации, необходимая для сотрудников именно этого офиса, без лишней информации. При изменении работниками информации сервера синхронизируются через заданный интервал времени и обновляют измененную информацию на актуальную. 

Репликация хороша еще и тем, что сотрудники вообще не будут догадываться о том, что периодически офисы могут быть недоступны. Это безусловный плюс для системы, так как не будет негатива из-за постоянных сбоев и обрывов связи.

PR

Технология репликации применима для компаний, офисы которых находятся на довольно удаленном расстоянии друг от друга.

Сервисы интеграции между системами. Все предыдущие способы взаимодействия подразумевали использование одной системы электронного документооборота. В этом же варианте рассмотрим  вариант взаимодействия, когда офисы компании имеют разные системы. Приведем пару примеров.

PR

 Есть крупная холдинговая структура, предприятия которой имели возможность автоматизировать документооборот самостоятельно, а теперь головной организации необходимо обеспечить взаимодействие между ними.

Или вот другой пример:

PR

 владелец нескольких компаний хочет объединить свои компании в единую информационную сеть, при этом не осуществляя «революцию» посредством смены системы.

Для обеспечения взаимодействия между различными системами и используется сервис интеграции между системами. Система, содержащая этот сервис взаимодействия, должна уметь синхронизировать некоторые справочники, давать возможность обмениваться документами и позволять организовывать сквозные процессы между системами.

Комбинируем. При выборе варианта территориально распределенной работы допускаются комбинации перечисленных вариантов. Все зависит от того, какая у нас компания, сколько офисов, как далеко они находятся друг от друга и какие интернет-каналы используются между ними.

Итак, мы рассмотрели основные варианты взаимодействия между офисами территориально распределенной компании. Выбор за вами.

СЛОВАРЬ

VPN (англ. Virtual Private Network – виртуальная частная сеть) – обобщенное название технологий, позволяющих обеспечить одно или несколько сетевых соединений (логическую сеть) поверх другой сети (например, Интернет).

Проблема двух СЭД в организации

В нашей организации программисты написали программу, которая автоматизирует документооборот. Работать в ней неудобно, но мы (кадры и методисты) работаем в ней уже несколько лет, т.к. этого требует руководство. От этой системы нам отказаться нельзя. А на днях пришел приказ «свыше» о внедрении другой системы. Подскажите, пожалуйста, как быть: дублировать всю информацию из нашей программы в новую? Или вести только административный документооборот (входящую и исходящую переписку, приказы по основной деятельности, распоряжения директора филиала)?

Начальник отдела кадров, Краснодарский край

Проблема двух систем, а иногда трех – редкая, но очень трудоемкая для сотрудников, которым приходится в них работать. И зачастую это происходит по причине приказа «свыше». Головной организации очень удобно, когда все дочерние организации работают в единой системе и регистрация происходит также в единой системе.

Скорее всего, приказ «свыше» затронул не весь ваш документооборот, а лишь организационно-распорядительную документацию (входящую и исходящую корреспонденцию, приказы и распоряжения). И вполне возможно, что  головная организация не обяжет вас регистрировать такие документы, как  служебные записки, заявления, поручения, листы согласования, технологии, регламенты и внутренние распоряжения. А эти виды документов в некоторых организациях достигают 90% от всего документооборота. В этом случае, конечно же, дублировать вашу внутреннюю документацию в новую систему смысла нет –  ведите только административный документооборот.

Дополнительно предлагаем рассмотреть несколько вариантов, которые помогут оптимизировать работу:

Самый рискованный и длительный, а иногда и дорогостоящий вариант – доработать внутреннюю неудобную программу.

PR

Риски понятны: может все сломаться, может не получиться, процесс доработки может сильно затянуться и длиться несколько лет. Помимо рисков, вам придется регистрировать некоторые документы в двух системах.

Внедрить хорошую систему для автоматизации внутреннего документооборота, в которой вам приятно и удобно будет работать.

PR

Рекомендуем в процессе выбора системы затронуть вопрос об интеграции с системой, которую спустили «свыше», чтобы минимизировать действия по регистрации документов в разных системах.

Автоматизировать внутренний документооборот в системе, которую вам спустили с головной организации. Но здесь есть свои риски: вам могут отказать в большом количестве лицензий, в доработке системы, оптимизации системы под свои нужды (даже собственными силами).

PR

В таких ситуациях приходится решать довольно много вопросов, связанных с безопасностью. Но это очень хороший вариант, который вам позволит уйти от двойной регистрации и работы с разными интерфейсами.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль