Как общаться с англоязычными партнерами при подготовке онлайн–мероприятий?

14

Вопрос

Как вести переписку с англоязычными партнерами при организации онлайн –мероприятий (конференций, вебинаров, семинаров и презентаций)?

Ответ

Вне зависимости от формы проведения, в процессе организации таких мероприятий нужно:

  • пригласить участников - докладчиков и слушателей;
  • выслать участникам программу или повестку дня;
  • если онлайн-мероприятие проводится для очень ограниченного круга лиц, возможно согласование и уточнение различных деталей телеконференции: даты и времени, состава участников, повестки дня;
  • если мероприятие платное, может понадобиться подтвердить оплату и зарезервированные места;
  • выслать технические детали организации мероприятия.

Приглашение выступить на конференции

Приглашения выступить на конференции высылаются, как правило, ведущим специалистам из компаний-лидеров, консалтинговых партнерских компаний и представителям академического сообщества. В начале письма-приглашения о выступлении указывают, каким образом вы (представители вашей организации) узнали об этом человеке, возможно, он/она уже принимал/принимала участие в ваших мероприятиях, или вы обращаетесь к нему/ к ней, поскольку он/она является признанным специалистом и т.п.

 Затем дается информация о самой конференции – как она называется, когда и где будет проводиться. После чего следует просьба выступить, при этом указывается желаемая тема доклада, примерные или точные (по ситуации) дата и время выступления. Если приглашаемый не знает о ваших мероприятиях, ему можно предоставить информацию о составе участников.

Кроме этого, к такому приглашению может прилагаться программа предыдущего аналогичного мероприятия и проект программы данного мероприятия, чтобы он /она имели возможность ознакомиться с  ними и принять решение.


Мы рекомендуем почитать о организации совещаний материал по этой ссылке.


Сообщение электронной почты, содержащее приглашение, может выглядеть следующим образом:

Inbox

To:

Dr Ronn Jones, EAIRM  <rjones@eairm.ru>

From:

Svetlava Zortina, ExcecSec szortina@email.com>

Subject:

ES&EAA_Conference

Attached:

ES&EAA_Conference_draft_Program

Dear Dr Jones,

Mrs Simova, VP of the company, who attended the VII Conference Records Management. Global Challenges in the town of  Ljubljana, has given us your name. We have pleasure in informing you that our company will be holding  the Personal Assistant and Executive Administrative Assistants in changing world conference at the Atrium Palace hotel, Yekaterinburg, Russia from May 20–25.

We would be delighted if you accept our invitation to speak on the subject of Personal Assistant in Global Environment on  May 22from 10 to 10.30 a. m.. Certainly, we are ready to pay you the fee of $350 and your travel expenses.

Our conference will be attended by managers and professors from all over the world.  Panelists will be drawn from industry, academia and consultancies to represent a full range of expertise.

The detailed draft program, containing information about the speakers, is attached.

We look forward to hearing whether you can accept our invitation.

Yours sincerely,

Svetlava Zortina

PR Manager

ExcecSec

Phone +3292233223

szortina@email.com

Конференции могут проводиться и в формате онлайн. В таком случае не указывают место проведения, а только дату/даты, если конференция многодневная. Также в приглашении часто перечисляют необходимое оборудование и программное обеспечение, которое должно быть у докладчика, чтобы он мог успешно выступить на онлайн-конференции, однако это можно сделать и позднее, когда будет получено согласие от докладчика.

При составлении такого приглашения могут быть полезны следующие словосочетания и выражения:

Английский язык

Русский язык

the Opening Keynote Speaker

Основной докладчик, открывающий конференцию

the Closing Keynote Speaker

Основной докладчик, выступающий последним

the upcoming 2013 ASDFG Conference

Предстоящая ASDFG Конференция

Dr Name Surname will be presenting a major paper on his latest research into “…”

Доктор ФИО представит основные результаты своего последнего исследования «…»…

We will forward a complete draft speaker program to you

Мы вышлем Вам полный проект программы

We have already received inquiries from …

Мы уже получили запросы от …

The provisional title of my/his/her presentation

Предварительное название моей/ее/его презентации

Subjects that will be covered by the other speakers

Темы, которые будут представлены другими участниками

This agenda is certainly flexible

Эта повестка дня, конечно, гибкая

We would be pleased and honoured if you consent to be our Closing Speaker

Вы окажете нам большую честь, если согласитесь выступить в качестве докладчика, завершающего конференцию

Please let us know if you  need any equipment.

Сообщите нам, если Вам необходимо какое-либо оборудование

The program containing information about the speakers and programs at our previous conference

Программа, содержащая информацию о докладчиках, и программы наших предыдущих   конференций

Ответ на приглашение выступить на конференции

В ответ на приглашение могут быть даны согласие, отказ или выражены принципиальное согласие, но несогласие с деталями (датой, временем, темой выступления) и просьба изменить предложенные параметры выступления.

В любом случае такое письмо начинается с благодарности за приглашение. Например, так:

  • I am pleased by the invitation to participate in the conference;
  • Thank you for your invitation to speak at…

 Основная часть зависит от сути ответа.

Если дается согласие, то используются такие фразы, как:

  • I have much pleasure in accepting your invitation;
  • I am delighted to accept your invitation;
  • I will require overnight accommodation on  August 6(в случае приезда докладчика);
  • I would prefer to use a projector for my presentation and hope it is available (если докладчику нужен проектор).

В случае необходимости изменения деталей выступления используются фразы, выражающие согласие принять участие в конференции (см. выше), затем указывается, с чем не согласен приглашаемый, и даются свои предложения (см. пример ниже).

Если приглашаемый отказывается, то он выражает сожаление и кратко дает объяснение причины:

  • I am sorry to say that I will be unable to speak at your Conference;
  • I must therefore regretfully decline your kind invitation;
  • as I will be abroad  at this time;
  • as I have a prescheduled meeting.

Заканчивается такое письмо выражением надежды на дальнейшее взаимодействие.

Inbox

To:

Svetlava Zortina, ExcecSec szortina@email.com

From:

Mr Ronn Jones, EAIRM  <rjones@eairm.ru>

Subject:

Re: ES&EAA_Conference

Attached:

Dear Mrs Zortina,

Thank you for your invitation to speak at the ES&EAA Conference on the subject Personal Assistants in Global Environment on  May 22.

I should very much like to take part in the Conference, but unfortunately I have prescheduled meeting on May 22, so I can speak any other day. Please let me know if it is possible. I will indeed be most happy to attend your conference and share my ideas on the suggested topic.

Looking forward to receiving your reply.

Yours sincerely,

Dr Ronn Jones

EAIRM 

rjones@eairm.ru

Приглашение принять участие в семинаре, презентации, вебинаре

От конференции семинары и презентации отличаются, пожалуй, масштабом, представительством и целями, в остальном это схожие мероприятия. Вебинар по своей сути – это тот же семинар или презентация, проводимый в онлайн-формате. Участники, используя ресурсы сети Интернет и при необходимости некоторое дополнительное программное и аппаратное обеспечение, точно так же, как и на очной конференции или семинаре, слушают докладчика, задают вопросы, принимают участие в дискуссии. Степень интерактивности зависит от используемого программного обеспечения. Такие мероприятия могут быть как бесплатными, так и платными.

Начинается письмо-приглашение с так называемой «наживки», в которой формулируется проблема, решение или обсуждение которой предлагается на данном мероприятии. Текст «наживки» может выделяться жирным шрифтом, чтобы привлечь внимание.

Затем указываются те результаты или та информация, которые может получить участник, если он «посетит» семинар, после чего предоставляется информация о дате и времени его проведения.

После этого следуют правила и порядок регистрации на мероприятие, получения (подтверждения) оплаты, если мероприятие платное.

Хорошим тоном является предоставление информации о контактном лице, которое должно владеть и техническими аспектами организации семинара, вебинара или телеконференции, к которому участник или потенциальный участник может обратиться в случае возникновения вопросов и технических сложностей.

Обратите внимание на указание времени и часового пояса в приведенном примере и в примерах переписки по организации телеконференции, приведенных ниже. Данная информация особенно актуальна для онлайн-мероприятий, поскольку участники, как правило, находятся в разных часовых поясах. В приглашении на конференцию, проводимую в традиционном формате (см. пример выше), информация о часовом поясе не указывается, поскольку очевидно, что время указывается для места проведения мероприятия.

Inbox

To:

Svetlava Zortina, ExcecSec <szortina@email.com>

From:

Mr Ronn Jones, EAIRM  <rjones@eairm.ru>

Subject:

Invitation to Webinar: Best Practices for Managing Hybrid Records

Attached:

Dear Svetlana

Are you having difficulty managing paper and electronic records?

You are not alone. According to the  recent survey, handling hybrid environment is one of their biggest challenges for  records managers.

In order to  help you, we have established a new webinar that will give you best practices for managing hybrid environment. You will learn:

  • current research and trends around the hybrid environment
  • considerations when choosing tools for the hybrid environment
  • real world examples from our clients on managing hybrid records

Topic: Best Practices for Managing Hybrid Records

Date and Time: Wednesday, March 20, 2013 12:00 pm, Moscow time

To register for the online event:

  1. Click here to visit the registration page
  2. Click Register
  3. Fill in the  registration form and then click Submit

Once the host approves your registration, you will receive a confirmation e-mail message with instructions on how to join the event.

For assistance you can contact webinar host, Jorg Gart at  webinar@eairm.ru.

Yours sincerely,

Ronn Jones

Promotion Manager

EAIRM ExcecSec

Перевод некоторых фраз приглашения

Вам сложно управлять бумажными и электронными документами?

Вы не одиноки. По результатам последнего исследования, проведенного среди специалистов в области документооборота, наибольшие проблемы возникают при работе в смешанной среде.

Чтобы Вам помочь, мы разработали новый вебинар, который познакомит Вас с лучшим опытом организации управления документами в смешанной среде. Вы познакомитесь с:

-результатами последних исследований смешанной среды;

-факторами, которые следует учитывать при выборе инструментов работы в смешанной среде;

-реальными примерами организации работы с документами в разных форматах.

Тема: «Лучший опыт управления документами в разных форматах».

Чтобы зарегистрироваться на онлайн-мероприятие:

1.      Щелкните, чтобы перейти на страницу регистрации.

2.      Щелкните «Зарегистрироваться».

3.      Заполните регистрационную форму и нажмите «Подтвердить».

Как только получатель одобрит Вашу регистрацию, Вы получите подтверждение по электронной почте с инструкциями по участию в мероприятии.

Если необходима помощь, обращайтесь к организатору вебинара….

После регистрации на вебинар или оплаты, если она предусмотрена, участникам высылается подтверждение:

Inbox

To:

Svetlava Zortina, ExcecSec <szortina@email.com>

From:

Mr Ronn Jones, EAIRM  <rjones@eairm.ru>

Subject:

Invitation to Webinar: Best Practices for Managing Hybrid Records

Attached:

Dear Svetlana!

We are pleased to confirm your place on the Best Practices for Managing Hybrid Records Webinar. 

If I can be of any further assistance please do not hesitate to contact me on the details below.

Kind regards,

Ronn Jones

Promotion Manager

EAIRM ExcecSec

Phone +3292233223

rjones@eairm.ru

Коммуникации являются очень важным аспектом современной жизни и бизнеса. Нужно внимательно относиться к организации взаимодействия, поскольку точность и последовательность этой деятельности оказывают существенное влияние на результат и успех.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль