Как вести переписку с англоязычными партнерами по бронированию гостиницы?

28

Вопрос

Нам нужно достойно принять зарубежных партнеров и помочь им подобрать отель с достаточным уровнем комфорта и удобным расположением. Как оформляется и ведется переписка с англоязычными партнерами по поводу подбора и бронирования гостиницы?

Ответ

Переписка, связанная с подбором и бронированием гостиницы  включает в себя:

1. Просьбу помочь подобрать и забронировать отель.

2. Уточнение желаемых характеристик гостиницы и других связанных с приездом вопросов.

3. Информацию о предполагаемых перемещениях во время визита.

4. Информацию о бронировании номера в гостинице.

5. Согласие на предлагаемый вариант и уточнение дополнительных характеристик.


Статья о ведении деловой переписки поможет вам не допускать ошибок в работе.


Просьба помочь подобрать и забронировать отель

Безусловно, возможен вариант, при котором приглашаемый/ая/ые самостоятельно подбирают и бронируют гостиницу, однако чаще все-таки приглашающая сторона берет решение этой задачи на себя. Тем не менее, приглашаемый может попросить помочь ему подобрать и забронировать отель, причем, это может быть просьба без уточнения деталей визита (дат рейсов, желаемого уровня отеля, предпочитаемого территориального расположения, дополнительных услуг в гостинице) или в письме могут содержаться лишь частичные характеристики визита. Для начала переписки на заданную тему и уточнения информации можно использовать следующие фразы:

Английский вариант

Русский вариант

May I also ask for your support for hotel booking?

Could you support me for hotel arrangement?

Могу я попросить Вас помочь мне с бронированием гостиницы?

Можете помочь мне с организацией проживания в отеле?

 I'm supposed to arrive (SVO) on Sunday 25 at 4.45pm, flight KL 904 and leave on Tuesday 27 at 7.15 pm, flight KL 903

Я должен прилететь в аэропорт Шереметьево  в воскресенье 25-го в 16:45, рейс KL 904 и улететь во вторник 27-го в 19:15, рейс KL 903

As regards hotels, it is not necessary for me to stay in Moscow center as I was in the city center during my previous visits.

Что касается отелей –  у меня нет необходимости останавливаться в центре Москвы, поскольку я уже был в Москве во время предыдущих визитов

Therefore any suggestion from your side is more than welcome (i.e. the first night in the north of Moscow and the second night in Zelenograd would be ok)

Тем не менее, приветствуются любые Ваши предложения (то есть мне подходит вариант: первая ночь на севере Москвы, а вторая в Зеленограде)

Пример просьбы помочь забронировать отель

Inbox

To:

Marina Vakeеva, HADA Group <mvakеeva@hadagr.ru>

From:

Mr Rob van Bovel, NIDE <rvbovel@nide.com>

Subject:

hotels reservation

Attached:

Dear Marina,

I would like to ask you to assist me with hotel booking for me and Mr Hans Vaanden, VP EMEA * of the company, in Moscow (August 6–8 and 10-11) and in Zelenograd (August 8–10). As we are going to spend more time in Moscow during this visit, we can also consider a hotel closer to the city center.

Thanks a lot.

Best regards,

ROB van BOVEL

PA VP EMEA

NIDE

Scaarseweg 2, 2533 Den Haag

The Netherlands

Tel: +31 70 333-2222

Fax: +31 70 333-2223

E-mail: rvbovel@nide.com

* EMEA - Europe, Middle East & Africa

Уточнение желаемых характеристик гостиницы и других, связанных с приездом вопросов

Получив просьбу подобрать и забронировать отель, необходимо уточнить детали, такие как: количество приезжающих, даты, желаемое расположение отеля, уровень обслуживания, ценовой диапазон для бронирования номера и т.п. Для этого можно использовать фразы:

Английский вариант

Русский вариант

Are you coming alone or with your director (colleagues)?

Вы приедете один/одна или с Вашим директором (коллегами)?

Do you need hotel arrangement only for 2 nights: 6–8 and 10–11?

On 27–28 - you are going to stay in another city, correct?

Вам нужно подобрать и забронировать гостиницу только на 2 ночи с 25 по 27?

27-28 – вы будете в другом городе, верно?

Please choose if you prefer to stay in Moscow center and have about an hour drive to our office or stay in the suburban area near the park and our office

Пожалуйста, определитесь – вам удобнее остановиться в центре Москвы и добираться  примерно час до нашего офиса или остановиться на окраине рядом с парком и нашим офисом

What  should be the approximate max price per night?

Какова должна быть приблизительно  максимальная цена за ночь?

Пример сообщения с согласием помочь с бронированием отеля и запросом дополнительной информации

Inbox

To:

Mr Rob van Bovel, NIDE <rvbovel@nide.com>

From:

Marina Vakeеva, HADA Group <mvakеeva@hadagr.ru>

Subject:

Re: Re: hotels reservation

Attached:

Dear Rob,

I will gladly assist you with hotel booking both in Moscow and Zelenograd.  What the approx. max price per night should be?

As for a hotel in Zelenograd, frankly speaking the level of hotels there is not very high (вариант: rather low).

Please  choose if you prefer to stay in one of Zelenograd hotels or in a nice Moscow hotel within  an hour and a half from Zelenograd 

 Thank you,

MARINA VAKEЕVA

International Promotion Manager

HADA Group

tel.: +7 495 123 1234 ext. 111

cell. +7 000 123 1234

mvakеeva@hadagr.ru

Информация о предполагаемых перемещениях во время визита

Если во время визита предполагаются переговоры и посещение различных мест, например, подразделений и офисов фирмы, производства и т.п., то наряду с уточнением желаемых характеристик гостиницы приглашаемым высылается информация о необходимых перемещениях во время встречи с тем, чтобы приглашаемые определились с нахождением отеля и наиболее эффективно организовали свой визит. Такая информация особенно актуальна для больших городов.

В приведенном ниже примере во время встречи предполагаются встречи в офисе компании и посещение производства, расположенного в населенном пункте в 100 км. от Москвы и предлагается выбор: жить только в отеле в Москве или на время посещения производства переехать в близлежащий город.

Пример письма, содержащего информацию о расстояниях и времени перемещений в течение визита

Inbox

To:

Mr Rob van Bovel, NIDE <rvbovel@nide.com>

From:

Marina Vakeеva, HADA Group <mvakeеva@hadagr.ru>

Subject:

Re: hotels reservation

Attached:

Dear Rob,

Here is the information that will help you to choose the hotel ocation:

Our factory is about 100 km from Moscow. The nearest town to our factory's location is Dubna.

The office, where Mr Bezborodov, General Manager of our company, and I work, is situated in Moscow.

So during your staying we are going to drive to the factory and back to Moscow.

As you are planning to visit our factory for 2 days,  please check what location (hotel) you prefer, taking into consideration the information below.

I will arrange for you the transfer from the hotel to the factory and back.

It takes about 1 hour by car to get to the factory from north of Moscow and about 2 hours (may be less may be more, depending on traffic intensity) from the center of Moscow.

In the evening it could be longer, because of the traffic jams.

During these 2 days I can also suggest your staying in a hotel in Dubna, but it is a very modest town and it takes about 1 hour, may be a little bit less to get there from the factory, so the difference between Dubna and Moscow is not very considerable.

If you prefer Moscow, I can book a hotel in the center so you will have a fine opportunity to see the center of Moscow and the Red Square, or just a hotel closer to the north, so it would take lees time to get to the factory. If you prefer the center I will just order a car to an earlier time in the morning and you will return to the hotel later.

Please let me know what kind of location you prefer.

If you have any questions please call me anytime.

Best regards,

MARINA VAKEЕVA

International Promotion Manager

HADA Group

tel.: +7 495 123 1234 ext. 111

cell. +7 000 123 1234

mvakеeva @hadagr.ru

Информация о бронировании номера в гостинице

После получения ответа с предпочтениями приглашаемой стороны, подбираются гостиницы, а информация о них высылается гостям.

Inbox

To:

Mr Rob van Bovel, NIDE <rvbovel@nide.com>

From:

Marina Vakeеva, HADA Group <mvakeеva@hadagr.ru>

Subject:

Re: Re: Re: hotels reservation

Attached:

Dear Rob,

We have booked the following hotels in the names of Mr Hans Vaanden and yours, payment upon arrival, you can tell  the reservation number or the names at the reception desk:

Night 8–10 – Hotel in Zelenograd:

A deluxe room costs 3690 rubles without breakfast or 3990 rubles if breakfast included. Your reservation number 273.

In Moscow:

I have booked for you and  Mr Hans Vaanden a room in the small, but realy  nice Laerta hotel-boutique ( Lavrov alley, 15) situated very close to the center

tel.: +7 (495) 111-22-33

It is 33 km from  the Sheremetyevo Airport  to this hotel (35 min without traffic jams, about 1 hour if traffic is heavy), 10 minutes on foot to the central street (Tverskaya) and about 3,5 km to the Red Square.

1st night, 6–8:

Reservation No. 69693

 Half suite, breakfast included, 8000 rubles.
 

2nd night, 10–11:

Reservation No. 69694

Standard room, breakfast included, 5500 rubles

Check-in – 13.00

Check-out – 12.00

Address and name in Russian:

Бутик-отель «Лаэрта», Лавров пер., д.15

Please look  through and if you have any comments or objections please let me know, we still can change the reservation.

With best regards,

MARINA VAKEЕVA

International Promotion Manager

HADA Group

tel.: +7 495 123 1234 ext. 111

cell.: +7 000 123 1234

mvakeеva@hadagr.ru

Если  в таком сообщении была упущена некоторая информация, которую нужно предоставить, ее можно озвучить в следующем сообщении, используя фразы:

Английский вариант

Русский вариант

Forgot to explain you that a standard room is booked for  the last night, because a suite was not available

Забыл (а) объяснить, почему на последнюю ночь забронирован стандартный номер: причина в том, что нет, свободных сьютов

Forgot to write the hotel details in Noginsk.

Забыл(а) дать информацию про отель в Ногинске

Forgot to write the address of the hotel in Kaluga in Russian

Забыл(а) дать адрес отеля в Калуге на русском языке

Согласие на предлагаемый вариант и уточнение дополнительных характеристик

Получив информацию о предлагаемых номерах в гостинице, приглашаемые могут дать согласие, но при этом может быть запрошена дополнительная информация, поскольку не на всех сайтах гостиниц есть информация на английском языке. Для этих целей можно использовать следующие фразы:

Английский вариант

Русский вариант

Could you kindly check if there is also a fitness center (swimming pool/ round-the-clock café/ hairdressing and beauty salons/ a restaurant with European cuisine, spa) there?

Будьте добры, уточните, есть ли там (в гостинице) фитнес-центр (плавательный бассейн/ круглосуточное кафе/ салон красоты, парикмахерская/ ресторан с европейской кухней/ спа-салон)?

I still don’t have:

 - the name and address of the hotel in Zelenograd

- information about Wi-Fi

У меня все еще нет:

- названия и адреса гостиницы в Ногинске;

- информации о наличии Wi-Fi

The most important is availability of a car parking.

Очень важно, чтобы была парковка для автомобиля


Статья о деловой переписке поможет вам не допускать ошибок в работе.


Пример письма с согласием на забронированные номера и просьба уточнить данные о гостинице

Inbox

To:

Marina Vakeеva, HADA Group <mvakeеva@hadagr.ru>

From:

Mr Rob van Bovel, NIDE <rvbovel@nide.com>

Subject:

Re: Re: Re: Re: hotels reservation

Attached:

Dear Marina,

As regards the hotel in Moscow, it is perfectly fine for me having a standard room for both nights.

The most important is availability of Wi-Fi connection and a chance to have a cup of espresso; I've tried to look into the website link but it is in Russian. I know Tverskaya street quite well as I was in a hotel just there during one of my previous visits and I find the location very convenient for walking and also for visiting the Red Square.

As regards the hotel in Zelenograd I rely on you 100%, so you can confirm the reservation (breakfast included, please); again, Wi-Fi and espresso would be welcome.

Thanks a lot.

Best regards,

ROB van BOVEL

В ответ отправляется сообщение с информацией о наличии или отсутствии запрошенных услуг.

Пример письма-ответа с информацией о запрошенных услугах в гостинице

Inbox

To:

Mr Rob van Bovel, NIDE <rvbovel@nide.com>

From:

Marina Vakeеva, HADA Group <mvakeеva@hadagr.ru>

Subject:

Re: Re: Re: Re: hotels reservation

Attached:

Dear Rob,

1. Unfortunately, a standard room was not available for the first night, only a suite. Hope it is suitable for you, otherwise we will find another hotel.

2. Wi-Fi and a 24 hours café are available in both hotels.

With best regards,

MARINA VAKEЕVA

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль