Как дублировать системы СЭД?

20

Вопрос

В нашей организации программисты написали программу, которая автоматизирует документооборот. Работать в ней неудобно, но мы (кадры и методисты) работаем в ней уже несколько лет, т.к. этого требует руководство. От этой системы нам отказаться нельзя. А на днях пришел приказ «свыше» о внедрении другой системы. Подскажите, пожалуйста, как быть: дублировать всю информацию из нашей программы в новую? Или вести только административный документооборот (входящую и исходящую переписку, приказы по основной деятельности, распоряжения директора филиала)?

Ответ

Проблема двух систем, а иногда трех – редкая, но очень трудоемкая для сотрудников, которым приходится в них работать. И зачастую это происходит по причине приказа «свыше». Головной организации очень удобно, когда все дочерние организации работают в единой системе и регистрация происходит также в единой системе.


Все о выборе системы электронного документооборота вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Скорее всего, приказ «свыше» затронул не весь ваш документооборот, а лишь организационно-распорядительную документацию (входящую и исходящую корреспонденцию, приказы и распоряжения). И вполне возможно, что  головная организация не обяжет вас регистрировать такие документы, как  служебные записки, заявления, поручения, листы согласования, технологии, регламенты и внутренние распоряжения. А эти виды документов в некоторых организациях достигают 90% от всего документооборота. В этом случае, конечно же, дублировать вашу внутреннюю документацию в новую систему смысла нет –  ведите только административный документооборот.

Дополнительно предлагаем рассмотреть несколько вариантов, которые помогут оптимизировать работу:

  1. Самый рискованный и длительный, а иногда и дорогостоящий вариант – доработать внутреннюю неудобную программу.

Риски понятны: может все сломаться, может не получиться, процесс доработки может сильно затянуться и длиться несколько лет. Помимо рисков, вам придется регистрировать некоторые документы в двух системах.

  1. Внедрить хорошую систему для автоматизации внутреннего документооборота, в которой вам приятно и удобно будет работать.

Рекомендуем в процессе выбора системы затронуть вопрос об интеграции с системой, которую спустили «свыше», чтобы минимизировать действия по регистрации документов в разных системах.

  1. Автоматизировать внутренний документооборот в системе, которую вам спустили с головной организации. Но здесь есть свои риски: вам могут отказать в большом количестве лицензий, в доработке системы, оптимизации системы под свои нужды (даже собственными силами).

В таких ситуациях приходится решать довольно много вопросов, связанных с безопасностью. Но это очень хороший вариант, который вам позволит уйти от двойной регистрации и работы с разными интерфейсами.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль