Как быть с приказами, если нумерация некоторых из них пропущена?

30

Вопрос

Пропуск номеров приказов в журналах регистрации

Как быть с приказами, если нумерация некоторых из них пропущена, соответственно о них нет записи в журнале регистрации приказов? Кроме этого на предприятии с недавнего времени введена автоматизация, поэтому эти приказы просто не существуют.

Ответ

Поскольку вы не совсем ясно изложили возникшую в вашей организации проблему, отвечу на этот вопрос так, как я его поняла.


Важную информацию об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия вы найдете в материале здесь.


Из-за пропуска нумерации в каких-то ситуациях, возможно, придётся доказывать, что приказ с пропущенным номером вообще не существовал и что номер был пропущен автоматически программой либо вследствие технической ошибки. По поводу того, насколько данная проблема серьёзна и стоит ли обращать на неё внимание, желательно посоветоваться с юристом организации.

Если пропуски случаются редко, то я бы рекомендовала зафиксировать факт того, что этих приказов никогда не существовало в природе, для чего в журнале регистрации приказов напротив отсутствующих номеров указать «номер механически пропущен» (чтобы не писать от руки, можно заказать штампик).

При оформлении дела с приказами на его обложке также нужно будет указать, какие номера приказов механически пропущены. Тогда ни у кого из тех, кто сейчас или впоследствии будет обращаться к документам, не будет возникать лишних вопросов.

Если же пропуск номеров происходит регулярно вследствие особенностей работы используемой организацией программы, то рекомендуется иметь под рукой (создать и утвердить, если нужно) внутренний нормативный документ, который бы отмечал эту особенность и подтверждал, что пропуск номеров допускается принятой в организации практикой учета приказов.

В этом случая я бы настаивала на том, чтобы учет приказов велся в той же программе, которая их регистрирует (при необходимости сформированный в программе журнал можно время от времени распечатывать и оформлять по правилам бумажного делопроизводства). При формировании дела с приказами в этом случае нужно будет сформировать (лучше с использованием программных средств) внутреннюю опись, по которой и можно будет судить о наличии в деле документа с определенным номером.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль