Что же делать при постоянно меняющемся планировании?

5

Вопрос

Мой руководитель абсолютно непредсказуем и часто меняет свои планы. Что же делать при постоянно меняющемся планировании?

Ответ

Первый, самый важный совет – успокойтесь! В наше время большинство офисных сотрудников жалуются на постоянное изменение планов, так что не только вы с этим сталкиваетесь.

  • Научитесь правильно расставлять приоритеты. Помимо того, что вы записываете все дела по мере поступления, научитесь пользоваться матрицей Эйзенхауэра.

В этой матрице 4 квадранта:

  1. Срочно и важно. Это – квадрант «тушения пожаров». Срочность определяется исходя из того, сколько времени у вас между текущим моментом и тем сроком, к которому дело должно быть выполнено. А важность – это те последствия, которые могут случиться, если дело будет выполнено (или не выполнено). Последствия могут быть как позитивными, так и негативными. Обычно именно по силе последствий люди определяют, какое из нескольких дел важнее.

Обратите внимание!

Не путайте срочность с важностью! Нужно уметь отличать два эти понятия друг от друга, иначе наиболее срочные дела автоматически кажутся важными, хотя могут таковыми и не являться.

  1. Срочно, не важно. Этот квадрант часто путают с первым. Если от того, что дело не будет выполнено быстро, ничего особенного не случится, скорее всего, можно сделать вывод о том, что это дело относится к данном квадранту. Обычно это – дела других людей, которые могут быть важны для них, но при этом не быть важны для вас. Да, вы можете учитывать просьбы других людей, но при этом необходимо понимать, что в некоторых обстоятельствах, когда нельзя успеть все, приходится решать, чей приоритет для вас выше. Обычно самый высокий приоритет для помощника руководителя – это поручения самого руководителя. Следом за ними идут те дела, от невыполнения которых может случиться серьезная неприятность. А после этих дел идет целый «шлейф» разнообразных заданий и поручений, которые обычно и составляют 80% ежедневной рутины.

Случай из практики:

Секретаря Елену попросили подписать договор, хотя время подписания документов уже прошло. Руководитель отдела маркетинга долго объясняла, что это очень срочно. Несмотря на то что Елена рисковала навлечь на себя неудовольствие руководителя, она выполнила просьбу – документы были быстро подписаны. Однако, к удивлению Елены, руководитель отдела маркетинга в тот день за документами так и не зашла. Видимо, они оказались не столь срочными, как она говорила.

  1. Не срочно, важно. Эти дела обычно имеют тенденцию отодвигаться на «завтра». Обязательно обратите внимание на эту категорию дел! Если вы хотите уменьшить непредсказуемость работы, постарайтесь уделять этим делам особое время и внимание, тогда дел категорий 1 и 2 станет меньше.
  2. Не срочно, не важно. Обычно люди говорят с гордостью, что таких дел у них… вообще нет. Однако если вы хотя бы один день проведете хронометраж (будете записывать, что вы делали и сколько времени это заняло), то вы найдете у себя множество дел из этой категории. Не все из них удастся сократить, но к этому нужно стремиться.

Помимо анализа ваших задач по матрице Эйзенхауэра, следует понимать, для чего предназначено любое из этих дел, как они между собой связаны и к каким последствиям может привести невыполнение каждого из них.

Заведите себе полезную привычку «ставить ограничитель на свое беспокойство». Каждый раз, когда вы испытываете беспокойство о том, что не успели сделать какое-либо дело, задавайте себе вопрос: «К каким именно последствиям это приведет?». Если эти последствия невелики или их можно как-то предотвратить, перенести дело на более поздний срок, перепоручить дело другим и т.д. – значит, можно успокоиться. Это не означает, что вы можете позволить себе расслабиться и плохо работать, однако избавиться от излишнего беспокойства и желания сделать все наилучшим образом такой метод вам поможет.

  • Используйте принцип калейдоскопа. Есть такая детская игрушка – калейдоскоп: труба, в которой маленькие кусочки стекла при встряхивании каждый раз образуют новый узор. Точно так же при планировании в условиях неопределенности важно иметь полный список всех дел (и постоянно дополнять его по мере поступления новой информации), уметь расставлять приоритеты и рассчитывать время, необходимое на выполнение каждого из этих дел. Каждый раз, когда вы получаете новую вводную информацию, ваше расписание может, как рисунок в калейдоскопе, перестроиться в совершенно другую конфигурацию. К этому следует относиться спокойно – по-другому работать обычно не получается.
  • Используйте два конкурирующих принципа. Первый принцип – двухминутные дела делайте как можно быстрее. Второй принцип – уделяйте самым важным делам первостепенное внимание. Да, эти принципы противоречат друг другу. Давайте разберем, как ими пользоваться.

Если у вас есть дело, требующее много времени, типичная ошибка – это отложить его «на потом». В результате некоторые люди чуть ли не ночуют на работе или приходят в офис по выходным. Более правильный подход – планировать выполнение части крупных дел в то время, когда у вас высокая работоспособность. Однако в это время обычно вас часто отрывают от важных дел и поэтому бывает трудно сосредоточиться. Как обойти эту проблему – вы узнаете в одной из следующих статей. Второй принцип полезен тем, что, сделав первыми двухминутные дела, вы существенно разгружаете свой список дел на день, кроме того, если эти небольшие задания задерживают других людей, это тоже необходимо учитывать.
Но сделав 40-50 мелких «двухминутных» дел, вы, скорее всего, сильно устанете и у вас может просто не остаться сил на более важное, но очень большое дело. Поэтому находите баланс между крупными делами и мелочами.

Итак, мы с вами разобрали основные моменты, которые помогают планировать время в условиях неопределенности. Желаем вам эффективного планирования!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль