Как хранить персональные данные работника?

7

Вопрос

Можно ли хранить копии документов работника, содержащие персональные данные (паспорта, свидетельства о рождении детей, о браке, ИНН и т.д.) в его личном деле? Или для этого должна быть заведена специальная папка?

Ответ

Во-первых, надо определиться в вопросе, какие именно сведения будут отнесены в вашей организации к числу персональных данных. Далее следует выявить, в каких именно документах они будут содержаться. Перечень персональных данных и документов, их содержащих, надо зафиксировать в локальном нормативном акте, посвященном вопросам работы с персональными данными.

Во-вторых, важно решить, какие документы вы будете включать в личные дела сотрудников. Этот вопрос целесообразно отразить в инструкции по делопроизводству.

PR

Как правило, в личное дело работника включают копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и др.

Как видно, все эти документы и многие другие будут содержать персональные данные сотрудников. Поэтому нецелесообразно заводить еще одну специальную папку для того, чтобы хранить дополнительные копии тех же документов. Лучше принять меры к тому, чтобы упорядочить работу с персональными данными и ограничить к ним доступ (поместить в закрывающиеся шкафы, выдавать уполномоченным лицам строго под роспись и т.п.).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль