Активировать демодоступ

Секретариат

Как хранить дела в электронном виде?

22 мая 2016
117
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

У нас в компании часть документов хранится в электронном виде. С этого года я перестала подшивать исходящие: в программе они есть, в сканированном виде тоже сохраняю. Соответствующее дело в номенклатуре предусмотрено. Вопрос: как мне сдать его в архив? Можно ли в электронном виде? Тогда как это должно выглядеть на CD-дисках?

Ответ

С появлением систем электронного документооборота вопросы по хранению, сдаче-приемке электронных документов на архивное хранение, а также уничтожению документов становится очень актуальными. Но, к сожалению, на сегодняшний день нет четких рекомендаций на основании нормативных документов по тому, как организовать эти процессы.


Об исходящих документах читайте подробнее здесь.


Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы распространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.

В «Основных правилах работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) содержатся правила организации архивного хранения электронных документов. Воспользовавшись данными правилами, вы можете организовать сдачу электронных документов в архив. В этом случае документы можно записать на CD-диски, оформить внутреннюю опись и сдать вместе с остальными документами по описи в архив. Документ носит рекомендательный необязательный характер.


Важную информацию о видах электронных документов вы найдете в материале здесь.


При выборе места для хранения электронных документов обратите внимание на то, чтобы архив, в который вы сдаете документацию, был должным образом подготовлен для хранения информации в электронном виде. Главное требование к архиву – возможность обеспечения сохранности этих документов на все время их срока хранения.

Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому для этих документов электронный документ будет являться всего лишь копией.


Подробнее о текущем хранении документов мы написали в материале по ссылке.


Согласно «Рекомендациям по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32) документы, которым установлен в основном временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.), а также документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения, могут быть исключительно в электронном виде. Поэтому и сдача-приемка таких документов на архивное хранение может проводиться в электронном виде.


Более подробно о архивном хранении дел вы можете узнать в статье.


Но на практике государственные архивы  пока не принимают документы в электронном виде, так как нацелены на хранение именно бумажных документов, хотя при этом часто делают для собственных нужд сканирование и все больше начинают использовать электронные документы. Таким образом, для сдачи в архив электронных документов необходимо обговорить все нюансы передачи и правила оформления данных документов непосредственно с архивом.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.