Как хранить дела в электронном виде?

84

Вопрос

У нас в компании часть документов хранится в электронном виде. С этого года я перестала подшивать исходящие: в программе они есть, в сканированном виде тоже сохраняю. Соответствующее дело в номенклатуре предусмотрено. Вопрос: как мне сдать его в архив? Можно ли в электронном виде? Тогда как это должно выглядеть на CD-дисках?

Ответ

С появлением систем электронного документооборота вопросы по хранению, сдаче-приемке электронных документов на архивное хранение, а также уничтожению документов становится очень актуальными. Но, к сожалению, на сегодняшний день нет четких рекомендаций на основании нормативных документов по тому, как организовать эти процессы.


Об исходящих документах читайте подробнее здесь.


Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы распространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.

В «Основных правилах работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) содержатся правила организации архивного хранения электронных документов. Воспользовавшись данными правилами, вы можете организовать сдачу электронных документов в архив. В этом случае документы можно записать на CD-диски, оформить внутреннюю опись и сдать вместе с остальными документами по описи в архив. Документ носит рекомендательный необязательный характер.


Важную информацию о видах электронных документов вы найдете в материале здесь.


При выборе места для хранения электронных документов обратите внимание на то, чтобы архив, в который вы сдаете документацию, был должным образом подготовлен для хранения информации в электронном виде. Главное требование к архиву – возможность обеспечения сохранности этих документов на все время их срока хранения.

Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому для этих документов электронный документ будет являться всего лишь копией.


Подробнее о текущем хранении документов мы написали в материале по ссылке.


Согласно «Рекомендациям по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32) документы, которым установлен в основном временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.), а также документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения, могут быть исключительно в электронном виде. Поэтому и сдача-приемка таких документов на архивное хранение может проводиться в электронном виде.


Более подробно о архивном хранении дел вы можете узнать в статье.


Но на практике государственные архивы  пока не принимают документы в электронном виде, так как нацелены на хранение именно бумажных документов, хотя при этом часто делают для собственных нужд сканирование и все больше начинают использовать электронные документы. Таким образом, для сдачи в архив электронных документов необходимо обговорить все нюансы передачи и правила оформления данных документов непосредственно с архивом.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль