На каких СЭД организовать документооборот в банке?

103

Вопрос

На каких технических платформах и в каких СЭД сегодня можно реализовать электронный документооборот в банке?

Ответ

Современный рынок информационных платформ и систем электронного документооборота довольно большой: есть СЭД, реализованные на платформах 1С, Lotus Notes/Domino, Share Point, Oracle и так далее. Чему отдать предпочтение, что позволит наиболее оптимально организовать документооборот в кредитной организации?


Важную информацию об отличии форматов PDF от PDF/A вы найдете в материале здесь.


На такой вопрос нельзя ответить однозначно: готового рецепта в данном случае просто не существует, возможно дать только некоторые общие рекомендации.

Во многом выбор информационной платформы и СЭД зависит от целей, поставленных руководством компании при решении управленческих или производственных задач. Но вне зависимости от того, какие цели преследует руководство организации, вопрос по выбору того или иного программного продукта должен решаться с привлечением команды специалистов, которые смогут выбрать оптимальную программу для автоматизации процессов документооборота и организовать ее внедрение. То есть, решая вопрос автоматизации управленческих или иных процессов, необходимо создать рабочую группу, в которую желательно включить руководителей и опытных специалистов от подразделения делопроизводства, подразделения информационных технологий, информационной безопасности и иных департаментов (в зависимости от предполагаемой области автоматизации).


Важную информацию о документообороте в 2017 году вы найдете в материале здесь.


На предварительном этапе проекта рабочей группой должны быть сформулированы требования к СЭД, в которые должны быть включены как требования технического характера (масштабируемость; отказоустойчивость; быстродействие; возможность организации распределенной работы пользователей территориально удаленных подразделений; потенциальная возможность наращивания и возможной модификации решения; возможность развития платформы, на которой реализовано приложение и т. д.), так и функциональные требования (включая наличие необходимых функциональных модулей и требования к интерфейсной части).

Поскольку кредитные организации почти всегда имеют значительный объем документации (сотни организационно-распорядительных и договорных документов, десятки тысяч писем и прочих документов), то на этапе разработки требований к СЭД обязательно следует предусмотреть интеграцию с электронным архивом, что в дальнейшем не только позволит положительно повлиять на производительность СЭД, но и управлять большим объемом хранящихся в электронном виде документов, в том числе осуществлять управление доступом, производить поиск необходимых документов.

На возможности СЭД производить поиск нужных документов хочется остановиться более детально. Кредитные организации часто получают запросы от регуляторов и проверяющих организаций. Для подготовки ответа на полученный запрос иногда требуется найти документы по разным критериям: темам, периодам, по разным клиентам или контрагентам. Если СЭД не позволяет быстро по различным параметрам найти необходимые письма, договоры, локальные нормативные акты, приказы и т.д., значит, сотрудникам банка придется затратить на поиск вручную часы или даже дни, что может иметь самые негативные последствия для самого банка (штрафы и предписания). Поэтому при составлении требований к СЭД и при выборе конкретного решения необходимо сделать акцент на возможности поиска документов в соответствии с имеющимися правами доступа пользователей по различным параметрам, в различных базах (включая архивные).

Необходимо отметить, что банки, как правило, имеют большую распределенную структуру, включающую филиалы, представительства, дополнительные и операционные офисы и иные территориально удаленные подразделения. В случае необходимости учета и регистрации документов, образующихся в перечисленных подразделениях или поступающих извне, в СЭД должна быть предусмотрена возможность:

  • учета и регистрации документов в территориально удаленных подразделениях;
  • гибкой настройки регистрационных номеров;
  • отнесения документов к соответствующим номенклатурным делам;
  • создания резолюций и постановки их на контроль;
  • системного направления уведомлений (средствами электронной почты) участникам процесса;
  • осуществления контроля исполнения документов;
  • протоколирования всех действий пользователей и т.д.

При этом СЭД должна работать максимально быстро, без сбоев.

СЭД, как и любой другой информационный продукт, сопряжена с определенными финансовыми затратами, а компании, с учетом ситуации на рынке, как правило, стараются оптимизировать свои расходы, поэтому все чаще многие внедряют СЭД для автоматизации управленческих и смежных процессов, что требует интеграции различных программных продуктов, создания единого информационного пространства, оптимизации работы пользователей.

Так, при помощи СЭД могут быть автоматизированы процессы управления доверенностями (что очень важно для компаний, имеющих распределенную филиальную сеть и специализирующихся на оказании услуг клиентам), управления инцидентами (если в компании внедрена система менеджмента качества), предварительного согласования платежей, работы коллегиальных органов и многие другие процессы. Таким образом, если ставится задача автоматизации более широкого спектра процессов, то в требованиях к СЭД должна быть изложена информация о наличии соответствующих модулей, по настройкам, интеграции или необходимой модификации СЭД.

В случае необходимости интеграции СЭД с другими программными приложениями проектной рабочей группой изучается, с какими программами и в какой части необходима интеграция. Кроме того, если поставленная руководством компании задача может предполагать интеграцию для обмена большими массивами информации с одним или несколькими программными продуктами, следует при разработке требований к СЭД сделать акцент на условиях наличия  обязательного опыта интеграции конкретных программ у вендора либо заведомо выбирать СЭД на единой информационной платформе с тем программным продуктом, с которым необходимо будет выполнить интеграцию.

Так, если в вашем банке бухгалтерской программной является «1С: Бухгалтерия», то и СЭД предпочтительней будет выбирать на платформе 1С.

Если в кредитной организации с помощью СЭД предполагается обрабатывать большой поток документов (сотни документов в день), то в требования к СЭД могут быть включены разделы по возможности реализации потокового сканирования и распознавания документов, применения ЭЦП и т.д. Сегодня почти все СЭД промышленного уровня имеют такие модули или возможность интеграции, а  на сайтах разработчиков СЭД, в случае возможности использования сертифицированных средств криптозащиты, может быть опубликована информация о наличие сертификатов ФСТЭК (Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России) и иных государственных организаций, осуществляющих сертификацию программного обеспечения.

Не менее важным также является вопрос отражения в документе, составляемом проектной рабочей группой, требований к современному дизайну СЭД: ведь от того, как будет восприниматься пользователями и руководством компании внедряемый программный продукт, насколько он будет удовлетворять их потребностям, в значительной части зависит успех проекта.

Современные пользователи (включая руководителей компаний), как правило, являются весьма «продвинутыми», поэтому с большей долей вероятности ими будет позитивно восприниматься решение с возможностью индивидуальной настройки интерфейса, интерактивным и интуитивно понятным интерфейсом, чем «топорный», явно устаревший дизайн представлений и карточек документов в СЭД.

Весомым фактором в выборе СЭД является и вопрос развития платформы или самой СЭД, так как информационные технологии не стоят на месте. Так, всем известно, что платформы компаний Microsoft (Share Point) и IBM (Lotus Notes/Domino) динамично развиваются, появляются новые версии, новые возможности. Также выпускаются относительно новые, более мощные программные решения (например, File Net от IBM), позволяющие справляться со сложными задачами по организации обработки и хранения больших массивов документов.

В случае необходимости (если руководители банка мобильны, могут работать с документами удаленно), при выборе программного продукта для автоматизации документооборота в требованиях к СЭД необходимо учесть требование по наличию готовых апробированных решений, позволяющих удаленно или через помощника работать с документами, например, с I-Pad.

Также при выборе СЭД необходимо иметь информацию о том, как развивалось то или иное решение: важно, чтобы развитие программного продукта производилось последовательно и методично, в соответствии с требованиями действующей законодательной и нормативно-методической базы, а также учитывались динамика и потребности рынка.

Как правило, СЭД, которая соответствует указанным требованиям, разрабатывалась с привлечением сотрудников ВНИИДАД, Росархива, научных работников профильных ВУЗов.

Успешность внедрения СЭД зависит и от того, насколько подготовлены будут пользователи к работе с программой. Все разработчики, предлагающие СЭД промышленного уровня, как правило, имеют учебные центры или выделенных специалистов, производящих такое обучение. Поскольку в СЭД предполагается работа пользователей с разным уровнем подготовки, рабочая группа по проекту должна предусмотреть обучение пользователей по группам в соответствии с необходимыми для работы уровнями знаний и навыков.

Желательно обучить в отдельных группах предметных специалистов (делопроизводителей), руководителей (осуществляющих согласование или контрольные функции в системе), исполнителей (сотрудников, осуществляющих подготовку, разработку документов) и администраторов.  Обучение должно быть произведено непосредственно перед внедрением программы и учитывать модификацию системы (если производилась доработка).

В составленные рабочей группой требования может быть включена информация по ориентировочной стоимости системы. При этом необходимо понимать, что точную стоимость системы возможно определить только после подробного описания всех требований, изучения и оценки рынка СЭД, а также после проведения конкурса и получения коммерческих предложений от потенциальных поставщиков программного продукта. Если требования, составленные проектной рабочей группой, детальные и включают в себя перечисленные выше вопросы, то программа, которая будет выбрана в соответствии с составленными требованиями, вряд ли будет стоить «сто рублей».

В заключении приведем перечень программ и платформ для автоматизации документооборота, популярных в средних и крупных финансовых компаниях:

Вендор/разработчик

Платформа

СЭД

АйТи

Lotus Notes/Domino

БОСС-Референт

ИнтерТраст*

Lotus Notes/Domino

CompanyMedia

I-Sys

Share Point

DocTrix

ЭОС

Oracle или Microsoft SQL Server

Дело

ЭОС

Share Point

EOS for Share Point

Digital Design

Docs Vision

Docs Vision

В 2012 г. компания ИнтерТраст планирует перейти к новой архитектуре СЭД CompanyMedia (Lotus Notes/Domino и File Net).

Представленный перечень не является окончательным; любая компания принимает свое решение относительно выбора платформы и программного продукта.

Наиболее часто СЭД интегрируют на уровне справочников с бухгалтерскими и кадровыми программами (справочник контрагентов и справочник организации). При этом перечень подразделений и программ не является конечным и может изменяться в зависимости от предполагаемой области автоматизации. Например, может потребоваться интеграция с CRM, АБС, ERP и иным программным обеспечением, в соответствии с поставленными руководством компании задачами.

Такие решения уже есть у компаний ИнтерТраст, АйТи, ЭОС, Digital Design и др.

Подтверждением того, что СЭД соответствует требованиям действующего законодательства, могут послужить сертификаты, полученные в различных государственных организациях, например, ФСТЭК России, Госстандарте России.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль