Как переводить документы в электронный вид?

46

Вопрос

Меня интересует вопрос кадрового электронного документооборота. Если переводить кадровые документы в электронный вид, то как быть с журналом регистрации и учета трудовых книжек? Как люди смогут расписываться в нем при увольнении? Или данный документ не предназначен для ведения в электронном виде?

Ответ

В данный момент переход на безбумажное кадровое делопроизводство пока еще невозможен, поэтому сейчас основная задача заключается в том, чтобы найти такое сочетание элементов традиционного кадрового делопроизводства и возможностей информационной кадровой системы, чтобы максимального использовать достоинства каждого из этих способов работы и избегать присущих им недостатков.

Поскольку кадровое делопроизводство регулируется самостоятельным законодательством – Трудовым Кодексом, именно из его положений и нужно исходить, принимая решение о переводе тех или иных кадровых документов в электронный вид. Ключевым при этом является вопрос о том, с какими документами вы придете в суд в случае возникновения трудового спора и  какие документы сможете показать трудовой инспекции.


У вас не останется вопросов о экспертизе ценности документов после прочтения статьи по ссылке.


В Трудовом Кодексе существуют требования об ознакомления под роспись работников с рядом кадровых документов (ст. 84.1): это и  журнал регистрации и учета трудовых книжек, и приказ о прекращении трудового договора и др.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Учитывая, что очень немногие наши сограждане пользуются ЭЦП или квалифицированными подписями, ознакомление под роспись с электронным документом может оказаться весьма проблематичным, да и технология обеспечения длительной сохранности подписанных ЭЦП электронных документов с возможностью перепроверки подписей пока еще не отработана.


Подробнее о видах электронных документов мы написали в материале по ссылке.


В настоящее время организации внедряют электронные системы в кадровом делопроизводстве не столько для того, чтобы отказаться от бумажных документов, сколько для повышения эффективности кадровой работы, ускорения взаимодействия с сотрудниками, обеспечения качества кадровых документов, избавления от повторного ввода одной и той же информации при их подготовке и т.д.

Многие организации используют электронные системы для оперативного оповещения сотрудников, однако впоследствии без суеты собирают с них подписи на бумажных документах, особенно в тех случаях, когда соответствующие документы подлежат длительному хранению. В тех же случаях, когда риски возникновения конфликтов невелики и не стоит задача длительного хранения документов, вполне возможно наладить ознакомление в электронном виде с использованием электронных подписей.

Кроме того, хочется отметить, что сейчас четко прослеживается тенденция к переходу на электронный документооборот во всех сферах деятельности. Таким образом, в ближайшие годы существенно расширятся возможности использования электронных документов и в кадровом делопроизводстве.

Чтобы читатели могли сами оценить, насколько важно наличие собственноручной подписи на кадровых документах, предлагаем познакомиться с двумя судебными решениями, в которых именно наличие или отсутствие собственноручной росписи работника стало ключевым доказательством правомочности или неправомочности увольнения работника по собственному желанию.

Судебная практика: cобственноручная подпись работника на приказе об увольнении

Правильное оформление трудовых отношений - не прихоть работника или работодателя, а необходимость, и соблюдать требования законодательства должны не только работодатели, но и сами работники.

Если сотрудник не согласен с приказом о его увольнении, то недостаточно написать это на самом приказе - такой приказ следует обжаловать в установленном порядке. Отзыв уже написанного заявления об увольнении по собственному желанию необходимо документировать, чтобы потом иметь возможность это доказать.

Разбираться в запутанной ситуации пришлось Судебной коллегии по гражданским делам Ленинградского областного суда (определение от 16.11.2011№ 33-5590/2011).

Суть спора

А. был принят в феврале 2008 г. в ООО «СтройАктив» на должность коммерческого директора. С января 2010 г. заработная плата в организации выплачивалась нерегулярно и не в полном объеме, в связи с чем А. приостановил работу.

А. просил взыскать с ООО задолженность по заработной плате, заработную плату за время приостановки деятельности в связи с невыплатой заработной платы за период с октября 2010 г. по 11 мая 2011 г., обязать ответчика изменить дату увольнения с 01 декабря 2010 г. на 11 мая 2011 г., выдать дубликат трудовой книжки, взыскать с ООО денежную компенсацию морального вреда.

Позиция ООО «СтройАктив»

ООО ссылалось на то, что в связи с тяжелым материальным положением в организации истцу было предложено уйти в отпуск без сохранения заработной платы, уволиться либо перейти на другую работу. А. согласился уйти в отпуск без сохранения заработной платы, написав соответствующее заявление с открытой датой. С января 2010 г. до увольнения в декабре 2010 г. по собственному желанию из отпуска без сохранения заработной платы А. не выходил на работу, должностные обязанности в ООО не исполнял. С 11 января 2010 г. истец был принят на должность коммерческого директора в другую организацию.

Позиция Тосненского городского суда Ленинградской области

Решением Тосненского городского суда Ленинградской области в сентябре 2011 г. исковые требования А. были удовлетворены частично.

С ООО в пользу А. была взыскана заработная плата за декабрь 2009 г. в сумме более 47 тыс. руб., денежная компенсация морального вреда за задержку выплаты заработной платы в размере 5 тыс. руб. ООО обязали выдать истцу дубликат трудовой книжки. В остальной части исковых требований А. было отказано.

Подавая кассационную жалобу, А. просил отменить указанное решение, в том числе в части фактической даты его увольнения, которой, по его мнению, являлось 11 мая 2011 г.

Позиция судебной коллегии по гражданским делам Ленинградского областного суда

Судебная коллегия по гражданским делам Ленинградского областного суда не нашла оснований для отмены решения суда по доводам кассационной жалобы.

Судом было установлено, что на основании приказа № 35 от 30 ноября 2010 г. с А. был расторгнут трудовой договор на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с 01.12.2010 г. (заявление работника). На данном приказе имеется подпись истца от 25 апреля 2011 г. (так в тексте решения – Н.Х.), что он с приказом не согласен.

В ходе рассмотрения дела истец не оспаривал факт написания заявления об увольнении от 17 ноября 2010 г.

Отказывая в удовлетворении требований об изменении даты увольнения с 01 декабря 2010 г. на 11 мая 2011 г., суд исходил из того, что заявление об увольнении по собственному желанию было написано А. добровольно.

Доказательств того, что заявление об увольнении по собственному желанию было подано А. под давлением со стороны работодателя, при рассмотрении дела в суде первой инстанции представлено не было. Каких-либо данных, свидетельствующих о том, что у истца отсутствовало желание увольняться, в материалах дела не имеется.

Доводы жалобы А. о том, что 18 декабря 2010 г. он отозвал заявление об увольнении и продолжил выполнять трудовые обязанности до 11 мая 2011 г., объективными доказательствами не подтверждаются, и поэтому не могут служить основаниями для отмены решения суда.

Имеющееся в материалах дела заявление истца от 10 мая 2011 г. об увольнении по собственному желанию с 11 мая 2011 г. правового значения не имеет, поскольку на момент написания данного заявления А. был уволен по собственному желанию с 01 декабря 2010 г.

С приказом об увольнении истец был ознакомлен под роспись. Сделанная 25 апреля 2010 г. на приказе об увольнении собственноручная запись истца о его несогласии не является основанием для изменения даты увольнения, поскольку данный приказ истцом в установленном законом порядке обжалован не был. Суд первой инстанции обоснованно указал, что получение истцом приказа об увольнении по истечении трехдневного срока также не является основанием для изменения даты увольнения.

При указанных обстоятельствах суд пришел к выводу о том, что требования А. об изменении даты увольнения с 01.12.2010 г. на 11.05.2011 г. являются необоснованными и подлежат отклонению.

На этом основании решение Тосненского городского суда было оставлено без изменения, а кассационная жалоба А. - без удовлетворения.

Судебная практика: увольнение работника по собственному желанию законно только при наличии его волеизъявления

Некоторые работодатели считают, что они вольны распоряжаться судьбой своих работников как угодно и могут уволить их в любой момент по их «собственному» желанию.

Судебная коллегия по гражданским делам Ленинградского областного суда в октябре 2011 г. своим определением № 33-5181/2011 подтвердила, что процедура увольнения работника по собственному желанию возможна только при наличии волеизъявления работника.

Суть дела

Д. в феврале 2010 г. был принят на работу в МУП «Ритуальные услуги» на должность заместителя директора.

В июне 2010 г. Администрация МО «Щегловское сельское поселение», являвшаяся учредителем МУП, изменило наименование предприятия на «Агентство социальных услуг» с сохранением организационно-правовой формы. В августе 2010 г. приказом директора МУП было утверждено штатное расписание с 01.08.2010, согласно которому должность заместителя генерального директора отсутствует. Приказом от 30.09.2010 трудовой договор с Д. был прекращен с 30.09.2010.

Д. обратился в суд с требованиями к МУП «Агентство социальных услуг» о восстановлении на работе в должности заместителя генерального директора, выплате невыплаченной заработной платы, денежной компенсации за время задержки заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск, с требованиями о взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула с 06 октября 2010 г. по день восстановления на работе и 50 тыс. руб. в счет компенсации морального вреда.

Решением Всеволожского городского суда Ленинградской области от 28 февраля 2011 г. Д. был восстановлен на работе. В его пользу с МУП взыскано в общей сложности более 132 тысяч рублей.

Не согласившись с этим решением, МУП обратилось с кассационной жалобой.

Позиция МУП «Агентство социальных услуг»

Увольнение работника из МУП произведено на основании его заявления от 30 сентября 2010 г. об увольнении по собственному желанию, при достижении между работником и работодателем соглашения о расторжении трудового договора в день обращения с предупреждением об увольнении. Все действия по увольнению произведены в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ, включая выдачу трудовой книжки, осуществление соответствующих выплат.

Представить же заявление работника об увольнении по собственному желанию организация не может, т.к. она утратила ряд документов по финансово-хозяйственной деятельности. В этой связи она представила в суд Акт об утрате документов по финансово-хозяйственной деятельности предприятия от 15 ноября 2010 г.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Ленинградского областного суда

Организация настаивала, что Д. был принят на работу в феврале 2010 г. по совместительству с оплатой 50% должностного оклада. Однако это утверждение было отклонено судом, поскольку представленная организацией копия приказа не содержала подпись сотрудника, подтверждающую, что работник был с этим приказом ознакомлен. В то же время другие представленные в суд документы - трудовая книжка, заявление о приеме на работу, справка о доходах Д. за 2010 г. по форме 2-НДФЛ, выданная работодателем, подтверждают, что заработная плата истца составляла 16500 руб. в месяц, что соответствует оплате по полной ставке должностного оклада.

Приказом от 30.09.2010 трудовой договор с Д. был прекращен без указания основания прекращения либо расторжения трудового договора. С приказом об увольнении работник не был ознакомлен, а в трудовой книжке работодателем сделана запись об увольнении работника при отсутствии волеизъявления работника на расторжение договора по инициативе работника.

По мнению судебной коллегии, суд первой инстанции правомерно удовлетворил исковые требования о восстановлении на работе и взыскании задолженности по заработной плате, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы, среднего заработка за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда. При этом суд правильно обратил внимание на то обстоятельство, что работодателем не представлено заявление работника об увольнении по собственному желанию.

Суд указал, что процедура увольнения работника по собственному желанию включает в себя не только запись в трудовой книжке работника, хранящейся у работодателя, но и обязательное наличие на то волеизъявления работника, выраженного в форме письменного заявлении.

Не принял суд и ссылки организации на то, что в числе прочих документов утрачены документы по кадрам, добавив, что в представленном акте отсутствует какое-либо упоминание о заявлении Д. об увольнении по собственному желанию как об утраченном документе.

На этом основании судебная коллегия по гражданским делам Ленинградского областного суда оставила решение Всеволожского городского суда Ленинградской области от 28 февраля 2011 г. без изменения, а кассационную жалобу директора МУП «Агентство социальных услуг» - без удовлетворения.


См. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль