Как правильно определить срок хранения документов?

532

Вопрос

По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов правильно определить срок хранения таких документов, как: договоры коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников, договоры о материальной ответственности материально ответственного лица, коллективные договоры, приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе?

Ответ

Вы правы, для того чтобы определить сроки хранения указанных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень) (приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380).


Эксперт делится важной информацией о экспертизе ценности документов в материале по ссылке.


Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, договоров о материальной ответственности материально-ответственных лиц, следует учитывать, что трудовое и гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает полную или частичную материальную ответственность работников за ущерб работодателю, причиненный их неквалифицированными или предумышленными действиями во время исполнения служебных обязанностей. Материальная ответственность может быть как персональной, так и коллективной. В первом случае между работодателем и  конкретным работником заключается договор о материальной ответственности, во втором случае - между работодателем и группой работников (например, бригадой) заключается договор о коллективной материальной ответственности. Перечень не содержит отдельных статей на договоры коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Поэтому, говоря о сроках хранения вышеуказанных договоров, можно руководствоваться ст. 457 Перечня, определяющей сроки хранения договоров о материальной ответственности материально-ответственного лица.


статьи

Вид документа

Срок
хранения

документа <*>

Приме­чания

457

Договоры о материальной ответственности материально-ответственного лица

5 л. (1)

После увольнения материально-ответственного лица

<*> Срок хранения "постоянно" (далее - Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

     Как видим, срок хранения указанных договоров  будет индивидуальным для каждого сотрудника и будет зависеть от даты увольнения  конкретного сотрудника. Поэтому при хранении указанных договоров очень важным  становится учет уволенных сотрудников, которые являлись материально-ответственными лицами.


Подробнее о текущем хранении документов мы писали здесь.


    Следует обратить внимание то, что в Перечне есть упоминание о сроке хранения такого документа, как Образцы подписей материально-ответственных лиц. Поэтому при заключении договоров с материально-ответственными лицами можно рекомендовать составлять этот документ, который, как правило, содержит следующие графы:

наименование должности материально-ответственного лица;

 Ф.И.О. материально-ответственного лица;

 основание (номер и дата договора):

 образец подписи:

 примечание (например, указывается дата увольнения материально-ответственного лица).

Срок хранения Образцов подписей материально-ответственных лиц определяется ст. 458 Перечня:

458

Образцы подписей материально-ответственных лиц

До минования надобности (1)

Не менее 5 лет

Читатель задает вопрос не только о сроках хранения договоров о коллективной материальной ответственности, но и о сроках хранения листов ознакомления сотрудников с указанными договорами. Еще раз поясним, что договор коллективной материальной ответственности заключается между работодателем и членами коллектива (в лице руководителя коллектива),  а подписывается работодателем, руководителем  коллектива, например, бригадиром, и членами коллектива. Поэтому подписи всех членов коллектива являются обязательными и входят в состав раздела договора «Подписи сторон». При подписании договора всеми членами коллектива необходимости в ознакомлении сотрудников с уже подписанным ими договором о коллективной материальной ответственности  нет. Но если все-таки возникает  необходимость определения сроков хранения каких-либо документов к договорам, то можно рекомендовать использовать ст. 455 Перечня. 

455

Документы (расчеты, заключения,

справки, переписка) к договорам,

соглашениям

л.  (1)

ЭПК

После истечения срока действия договора, соглашения


Подробнее о сроках хранения документов мы написали в материале по ссылке.


     Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, следует учитывать, что Перечень определяет не только сроки хранения договоров коллективной материальной ответственности, но и сроки хранения переписки о ходе заключения коллективных договоров, документов  и переписки о проверке выполнения условий коллективного договора[*]:

576

Коллективные договоры

Пост. <**> (1)

(1)   Присланные для сведения – до минования надобности

578

Переписка о ходе заключения коллективных договоров

3 г.

579

Документы (протоколы, анализы,                   

справки, акты, отчеты) о                                         проверке выполнения условий                                    коллективного договора       

Пост.

580

Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора 

5 л. ЭПК

<**> Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года.

Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".


Читайте подробнее о основных видах документов организации по этой ссылке.


     Говоря о сроках хранения приказов руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе, хотелось бы пояснить, что штраф (от нем. Strafe — «наказание») — вид наказания; денежное взыскание, как правило, в пользу государства, назначаемое за совершение проступка. В законодательстве разных государств наряду с термином «штраф» используется также термин «денежное взыскание».Штрафы на работе противоречат трудовому законодательству. Штрафование за дисциплинарные проступки (опоздание на работу и т. п.) законодательством запрещено. Привлечь работника к материальной ответственности можно, только если он своими действиями причинил работодателю прямой ущерб.


Вы узнаете больше о исходящих документах, если перейдете в материал.


     Но поскольку понятия штрафа нет в Трудовом кодексе РФ, есть мотивированное лишение премии за тот или иной проступок.  Мотивированное лишение премии должно быть обосновано и понятно как  работодателю, так и работнику,  оформляется приказом  в соответствии  с положением о премировании.  При  определении сроков хранения таких приказов можно руководствоваться  п. б  ст. 19 Перечня. Кроме того, следует обратить внимание читателей на 20, 21 статьи Перечня, которые определяют сроки хранения проектов приказов и документов  к ним,  а также документов об их выполнении:

19

Приказы, распоряжения; документы

(справки, сводки, информации,

доклады) к ним:

а) по основной (профильной)

деятельности 

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение,

перевод, увольнение; аттестация,

повышение квалификации, присвоение званий (чинов);

изменение фамилии; поощрения,

награждения; оплата труда,

премирование, различные выплаты;

все виды отпусков работников с

тяжелыми, вредными и опасными

условиями труда, отпуска по

уходу за ребенком, отпуска без 

сохранения содержания  

(заработной платы); дежурства по

профилю основной деятельности;

длительные внутрироссийские и

зарубежные командировки, 

командировки для работников с

с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

в) по административно-хозяйственным вопросам

Пост. <**> (1)

75 л. (2) ЭПК

(1) Присланные для сведения – до минования надобности


(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

20

Проекты приказов, распоряжений;

документы к ним

1 г.

21

Документы (справки, доклады,

отчеты, переписка) о выполнении

приказов, распоряжений  

5 л. ЭПК


Подробнее о формировании дел мы писали здесь.



[*] Коллективный договор - «правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей» (ст. 40 ТК РФ).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль