Секретариат

Как правильно внедрить ECM-систему?

  • 22 мая 2016
  • 37

Вопрос

Какую роль в процессе внедрения ECM системы будет играть сотрудник делопроизводственного подразделения?

Ответ

Да, увы, прогресс имеет и свои оборотные стороны. Если мы раньше говорили слово «документооборот», то мы все понимали, что речь идет, в первую очередь, об управлении организационно-распорядительными документами и корреспонденцией. А если речь идет об ECM-системе, то тут поневоле подумаешь и бизнес-процессах, и об интеграции с ERP…

Итак, мы предполагаем, что Ваша компания приступила к внедрению ECM-системы, в рамках которой будут автоматизированы задачи не только документационного обеспечения управления, но и другие задачи, требующие интенсивного использования бизнес-контента: согласование договоров, ведения архивов клиентских дел, разрешительной документации, управлением выдачей кредита, и т.д. Казалось бы, поскольку эти задачи напрямую не затрагивают процессы регистрации корреспонденции и контроля исполнения поручений, то роль сотрудников делопроизводственного подразделения в их решении будет не столь значительной.

На самом деле, это иллюзия и в корне неверный подход к вопросу. Всегда бывает и обидно и неприятно видеть, если деловая корреспонденция исполняется с нарушением общепринятых в обороте такого рода документов правил и норм, со стилистическими и даже с грамматическими ошибками. Еще более ощутимые неприятности могут ожидать организацию, когда дорогостоящая ECM-система внедряется с нарушением общепринятых стандартов, корпоративных политик, а иногда и просто здравого смысла, просто потому что программисту кажется, что так лучше, удобнее и «красивее». Никто иной, как уполномоченный сотрудник делопроизводственного подразделения, должен довести до внедренца информацию о принятых в компании структуре регистрационного номера документа и правилах его присвоения; составе номенклатуры дел; порядке контроля и принятых формах анализа исполнения; установленных для каждого вида документа сроках хранения, и т.д. Только он один сможет дать правильный ответ, когда возникнут не менее сложные и важные вопросы, связанные с созданием корпоративного архива, в котором должны учитываться не только электронные, но и бумажные документы, а также должно быть правильно организовано взаимодействие с внешними службами хранения документов.

Представители делопроизводственного подразделения должны принимать участие в работе на всех этапах проекта по внедрению ECM-системы (кроме собственно разработки, конечно), а именно, в обследовании, анализе, проектировании, тестировании и приемо-сдаточных испытаниях, поскольку именно они владеют общими, фундаментальными знаниями о методологии документооборота в компании, каковые знания отсутствуют в других подразделениях.

Думаю, что делопроизводственное подразделение должно становиться основным идеологом и главным методологом внедрения ECM-системы, ведя за собой остальные подразделения, работая в тесном взаимодействии с подразделением информационных технологий, которое, в принципе, должно отвечать только за работоспособность используемых аппаратных и программных средств.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.