Активировать демодоступ

Секретариат

Как снизить риски нарушения бизнес-процессов?

22 мая 2016
109
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Каким образом снижаются риски нарушения бизнес-процессов при внедрении какой-либо ECM-платформы?

Ответ

Как показывает опыт, само по себе наличие ECM не является панацеей от всех проблем. Сегодня уже не модно говорить «документооборот». Достаточно сказать «ECM», и все будут смотреть на тебя с восхищением как на самого продвинутого специалиста! Да, современная ECM-система обладает определенным набором крайне полезных свойств, и среди них – наличие в пакете полнофункционального движка управления потоками работ (workflow), который обеспечивает прохождение документов по заданным маршрутам. Но для ответа на ваш вопрос этого недостаточно. Давайте сначала разберемся в понятиях, которыми мы пользуемся. Все дело в том, что часто термин «workflow» используется как полный синоним термина BPM, обозначающего управление корпоративными бизнес-процессами. Но это задачи очень разного уровня.

Так, системы класса workflow ориентированы на организацию коллективной работы с документами.

Например, в процессах их подготовки, согласования, исполнения, экспертизы.

Эти процессы, как правило, мало связаны с основной деятельностью компании. Также они предполагают относительно невысокую интенсивность процессов, поскольку обработка документа на каждом этапе может быть достаточно длительной. Другими словами, это системы, ориентированные на документ.

В отличие от них, системы управления бизнес-процессами (BPM – Business Process Management), как явно вытекает из их названия, ориентированы на процессы, которые документально и организационно поддерживают основной производственный процесс компании, например: выдачу кредита в банке, согласование ущерба в страховой компании, подключение абонента или услуги абоненту в телекоме, согласование оплаты счета поставщика в торговле и т.п.

Эти процессы предусматривают очень высокую интенсивность обработки, а также необходимость интеграции с основной управляющей бизнес-системой компании (АБС – автоматизированной банковской системой, ERP, CRM…) с целью получения нужных для принятия решения данных и фиксации результатов процесса. Другими словами, это системы, ориентированные на процесс.

Остается одна пограничная область, когда процессы одновременно и ориентированы на документ, и являются основными производственными процессами в организации – например, в органах управления. А задачи автоматизации работы административного аппарата не могут быть легкими по определению…

Можно сказать, наличие в вашей системе задач, реализованных с помощью workflow или BPM, гарантирует вам то, что все процессы будут выполняться строго в заданном при разработке порядке, в установленные для каждого этапа и процесса в целом сроки. На порядок исполнения процесса исполнитель может влиять только в определенных при проектировании автоматизированного процесса рамках, а любое нарушение сроков будет немедленно эскалировано для анализа и принятия компенсирующих мер. Таким образом, будет достигнута та цель, ради который мы автоматизируем процессы – неукоснительное исполнение корпоративных бизнес-процессов.

Однако имеются два  важных замечания.

Первое: чтобы контролировать исполнение бизнес-процессов, эти процессы должны быть заранее утверждены и надлежащим образом описаны. Без этого разработчик не сможет спроектировать систему для их автоматизации, а вы не сможете проверить, что было автоматизировано на самом деле и препятствует ли действительно автоматизация нарушению корпоративных бизнес-процессов.

Второе: как уже было сказано выше, далеко не все ECM-системы включают в себя настолько производительные, функциональные, надежные системы управления потоками работ, чтобы их можно было использовать для контроля корпоративных бизнес-процессов.

К сожалению, большинство наших доморощенных workflow-систем не обеспечивают достаточную мощность даже для управления простыми потоками работ, хотя и без тени смущения объявляют себя системами класса BPM.

В подавляющем большинстве известных случаев для автоматизации корпоративных бизнес процессов приходится разворачивать специализированную промышленную BPM-систему. И хотя последняя может работать самостоятельно, тем не менее наилучшие результаты достигаются именно при совместном использовании ECM- и BPM-систем. Решение вопросов о том, какая из них имеет более высокий приоритет и какова должна быть последовательность внедрения, зависит от специфики  бизнеса.

Лично я принадлежу к партии ECM и полагаю на основании своего опыта, что первой должна внедряться именно ECM-система, а затем на ее основе можно автоматизировать бизнес-процессы.

Итак, как вытекает из сказанного выше, для снижения рисков нарушения бизнес-процессов в вашей компании одного только внедрения ECM-системы может быть недостаточно.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.