Как взаимодействуют СЭД и контролирующие органы?

41

Вопрос

Насколько при внедрении системы электронного документооборота снижаются риски, связанные со взаимодействием компании с контролирующими органами?

Ответ

Основной риск при работе с контролирующими органами, как внешними, так и внутренними, состоит в сложности подбора всей необходимой информации по предмету запроса, причем в очень жестких временных рамках.

Для того чтобы отработать запрос или подобрать все требуемые во время камеральной/аудиторской проверки документы, приходится отрывать от работы квалифицированных сотрудников, что зачастую может привести к приостановке  работы всей бухгалтерии. Автоматизация подборки и массовой печати всех документов, связанных с конкретной финансово-хозяйственной операцией, является в этом случае едва ли ни единственным выходом из положения.

Так, например, на Западе системы электронного документооборота внедряются в первую очередь для автоматизации работы именно с финансово-хозяйственными, а не административными документами.

Здесь мы понимаем, что для минимизации рисков должна быть реализована система архивирования финансово-хозяйственных документов, которая в свою очередь должна быть глубоко интегрирована в корпоративную ERP-систему.

Еще более сложная ситуация наблюдается в так называемых регулируемых отраслях, где во время проверок требуется не только предоставить результирующие документы, но и доказать, что документ подготовлен полностью в соответствии с установленными политиками и требованиями.

Все это наиболее характерно для отраслей, продукция которых необходима для жизнеобеспечения человека как биологического индивида – производство лекарств и медицинского оборудования, продуктов питания и т.п.

В этом случае компания должна продемонстрировать полную историю работы с документом – от шаблона, на основании которого документ изготовлен, до маршрута его согласования, порядок создания версий, историю смены значений его атрибутов, а также показать, как соблюдались установленные правила доступа к документу. Все это накладывает очень высокие требования к платформам документооборота, поэтому в таких отраслях востребованы только высокопроизводительные, масштабируемые, устойчивые продукты мирового уровня. Здесь могут работать только лидеры – EMC, IBM, OpenText.

Во многих случаях для прохождения проверки достаточно предъявить бумажную, заверенную уполномоченным сотрудником копию электронного документа. Изъятие оригинала происходит в исключительных случаях, в частности, при решении вопросов в суде, что вполне может быть, увы, логическим продолжением проверки.

Мы надеемся, что культура работы с электронными документами в нашей стране вскоре кардинально повысится. Не далее как 13 февраля 2014 года Председатель Правительства Дмитрий Медведев провел очередное заседание Правительственной комиссии по использованию информационных технологий.

В частности, был рассмотрен переход федеральных органов исполнительной власти на электронный обмен документами, который должен быть завершен до конца 2017 года. Согласно принятому решению, до 26 мая 2014 года Минкомсвязью совместно с Росархивом будут подготовлены комплексные предложения по обеспечению централизованного приема, хранения электронных документов и доступа к ним.

В этой связи можно надеяться, что последние препятствия к признанию юридической силы электронных документов будут устранены и полностью отпадет какая-либо необходимость дополнительного заверения их бумажных копий – естественно, в случае если их электронное хранение было организовано надлежащим образом с помощью промышленной системы архивирования.

Примером такой среды для промышленного хранения контента может служить недавно выпущенный продукт OpenText Archive для объединения всех видов корпоративной информации в едином архиве, который обеспечивает эффективное архивирование корпоративной информации в едином масштабируемом хранилище, помогает упростить процесс управления данными и одновременно сократить связанные с этим издержки.

Большинство вендоров, представленных сегодня на рынке, предлагают решения, позволяющие архивировать только критически важный контент, в то время как платформа OpenText Archive обеспечивает хранение абсолютно всех видов информации в рамках одного решения. Таким образом, платформа OpenText Archive способна обеспечить экономию до 50% при долгосрочном хранении данных по сравнению с другими средствами архивирования.

Такие впечатляющие показатели экономии достигаются благодаря рациональной инфраструктуре хранилища, правильному выбору носителей данных, а также отказу от устаревших систем.

Для организации доступа к данным в хранилище используется многоуровневый подход, обеспечивающий общую оптимизацию политик хранения. OpenText Archive поддерживает новейшие устройства и технологии записи, среди которых оптические носители, жесткие диски, магнитные ленты и облака.

С другой стороны, совершенно понятно, что если компания не обеспечивает надлежащее хранение документов, не соблюдает правила их обработки и сроки хранения, то никакая система документооборота риски не минимизирует: наоборот, все ошибки будут еще более отчетливо видны при любой проверке. Однако компании, которая соблюдает правила и придерживается высоких стандартов ведения бизнеса, система электронного документооборота окажет неоценимую помощь как в минимизации себестоимости бизнес-процессов, так, в частности, и при проведении проверок контролирующими органами.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль