Как оценить свою эффективность в работе с информацией?

35

Вопрос

Так хочется научиться эффективной работе с информацией, но я не могу найти литературу по этому вопросу в которой бы четко и просто объяснялись основные принципы. Как оценить свою эффективность в работе с информацией?

Ответ

В наше время ценятся не только практические навыки, но и обширные знания, умение добывать актуальную информацию. Это необходимо для учебы и карьерного роста, а также для того, чтобы в целом быть успешным человеком и высвободить время для отдыха, хобби, общения.

Значение эффективной работы с информацией трудно переоценить. Однако в рамках школьного и вузовского образования развитию такого рода навыков уделяется крайне мало внимания.

Нас не научили быстро читать, эффективно использовать ресурсы своей памяти, грамотно конспектировать. Современный выпускник вуза читает фактически тем же способом (а часто и с той же скоростью), что и ученик средней школы. При этом мало кто знает, что уровень развития взрослого человека позволяет увеличить продуктивность работы с текстами в два-три раза и более.

Прием и передача данных

Наше взаимодействие с информацией включает два потока - входящий и исходящий.

Из внешнего мира мы получаем какие-либо данные. На первом этапе необходимо их «отфильтровать», выделив полезную информацию и усвоив ее в максимальном объеме, затем информацию нужно структурировать и сохранить на внешнем (например, в виде файла на компьютере) или на «внутреннем» носителе (т.е. у себя в памяти).

Второй - исходящий - поток подразумевает передачу данных вовне. Происходит это, как правило, в устной или письменной форме (презентация, лекция, доклад, письмо, отчет и т.д.).

«Три кита» восприятия

Существуют три основных критерия эффективного получения информации:

  • внимание;
  • скорость;
  • качество.

Важность каждого из них демонстрирует простой пример.

Представьте, что вы читаете статью в нашем журнале или книгу. Делаете вы это с высокой скоростью и качественно (т.е. запоминаете все, что нужно), но при этом у вас болит зуб. Соответственно, внимание сконцентрировано не на тексте, а на зубной боли. Будет ли такое чтение эффективным? Вряд ли.

Попробуем убрать другой элемент - скорость. В этом случае вы читаете внимательно и качественно, но ведете глазами по строчкам очень медленно. Тогда за книгой или журналом придется просидеть несколько вечеров, воруя время у отдыха и сна.

Теперь представим чтение без качества. Ваши глаза бегут по строчкам быстро, буквально с чемпионской скоростью. Внимание, казалось бы, полностью сконцентрировано на тексте. Только пересказать вы его не можете, да и вообще с трудом вспоминаете, о чем шла речь, потому что в памяти ничего не осталось.

Пример с чтением наглядно показывает, что все три элемента - внимание, скорость и качество - одинаково важны при работе с информацией. А насколько вы эффективны в восприятии данных? Чтобы узнать ответ, пройдите специальный тест.

Тест: «Эффективны ли вы в работе с информацией?»

1.Ограничиваете ли вы сознательно входящий поток информации?

Да                   Нет                 Иногда                       Затрудняюсь ответить

2. Просматриваете ли вы текст книги или статьи, перед тем как приступить к чтению?

Да                   Нет                 Иногда                       Затрудняюсь ответить

3. Стараетесь ли вы в один момент времени заниматься только одним делом (а не писать письмо, одновременно с этим разговаривая по телефону и обдумывая планы на вечер)?

Да                   Нет                 Иногда                       Затрудняюсь ответить

4. Обсуждаете ли вы интересную и полезную информацию с окружающими?

Да                   Нет                 Иногда                       Затрудняюсь ответить

5. Применяете ли вы продвинутые методы работы с информацией (скорочтение, мнемотехнику, майндмепинг и др.)?

Да                   Нет                 Иногда                       Затрудняюсь ответить

6. Избегаете ли вы прерываний во время работы с информацией?

Да                   Нет                 Иногда                       Затрудняюсь ответить

7. Устраиваете ли вы «разгрузочный» день без Интернета хотя бы один раз в неделю?

Да                   Нет                 Иногда                       Затрудняюсь ответить

Теперь начислите баллы и подсчитайте сумму. Каждый ответ «да» - 2 балла, «иногда» - 1 балл, «нет» и «затрудняюсь ответить» - 0 баллов.

Если вы набрали 11-14 баллов – поздравляю! Можете по праву считать себя высокоэффективным человеком. Однако не стоит расслабляться: периодически изучайте новые приемы самоорганизации и работы с информацией. Имеет смысл раз в полгода перечитывать что-нибудь из «старых добрых» статей и книг на тему личностного и профессионального роста. Ведь, если верить статистике, после первого знакомства с ними мы внедряем лишь 10-20% описанных техник. А значит, в уже проработанных книгах есть еще много полезного.

Если вы набрали 6-10 баллов – это средний результат. В сфере работы с информацией вы не стахановец, но и не двоечник. А значит, имеете все шансы стать эффективнее и экономить время при чтении, запоминании, написании текстов и т.д. Чтобы получить более высокие результаты, выполняйте практические упражнения из этой и последующих статей рубрики «Эффективная работа с информацией».

Если вы набрали 5 баллов и меньше – пора серьезно браться за повышение своей эффективности в работе с информацией. Обязательно проанализируйте вопросы теста – в них содержатся подсказки о том, как грамотнее организовать восприятие, чтение и запоминание. Особое внимание уделите практическим упражнением, приведенным в конце статьи. Начните с небольших шагов - со временем они приведут к серьезному результату.

7 шагов к эффективности

Вопросы теста помогают определить, насколько рационально вы организовали процесс работы с информацией. Рассмотрим подробнее семь шагов, которые помогут вам читать быстрее и внимательнее, а запоминать - надежнее.

Шаг 1. Сознательное ограничение входящего потока информации.

Если вы это делаете, то не перегружаете память лишними деталями и можете быстрее вспомнить действительно важные данные.

Шаг 2. Просматривайте текст книги или статьи, перед тем как приступить к чтению.

Затрачивайте на данный шаг не более трех минут – их достаточно, чтобы в общих чертах понять структуру текста и настроиться на его восприятие. А при выборе книги в магазине предварительный просмотр поможет вам быстрее найти подходящее издание.

Шаг 3. Старайтесь в один момент времени заниматься только одним делом.

Быстрая переключаемость – полезное свойство, однако при распределении внимания сразу на несколько задач качество выполнения каждой из них будет снижаться. Продуктивнее полностью сконцентрироваться на одном деле и браться за следующее, завершив первое или его этап.

Шаг 4. Обсуждайте интересную и полезную информацию с окружающими.

Тем самым вы ранжируете полученные данные, выделяя среди них наиболее актуальные, а также структурируете и повторяете информацию, способствуя ее запоминанию.

Шаг 5. Применяйте продвинутые методы работы с информацией.

Если вы не владеете скорочтением, мнемотехникой и майндмепингом – не переживайте! Каждый месяц в рубрике «Эффективная работа с информацией» вас будут ждать практические упражнения, которые помогут последовательно внедрить полезные методы чтения, запоминания и конспектирования.

Майндмэппинг (англ. mind mapping  - ментальная схема, карта разума) –  способ аналитического представления информации, основанный на графическом отображении ассоциативных (не обязательно логических) связей.

Шаг 6. Избегайте прерываний во время работы с информацией.

Специалисты по личной эффективности называют прерывания одним из главных факторов, влияющих на нашу продуктивность. В Великобритании провели любопытный эксперимент, доказавший это.

Две группы студентов усадили решать простые задачи по математике. Участников первой группы заставили выкурить сигарету с легким наркотиком, что, естественно, негативно повлияло на эффективность их работы.

Студентам из второй группы наркотиков не дали. Зато их постоянно отвлекали: спрашивали, как дела и не принести ли кофе, присылали смс, включали музыку. По итогам эксперимента результаты «жертв прерываний» оказались еще хуже, чем у «наркоманов». Задумайтесь об этом, когда в следующий раз решите отвлечься от основной задачи, чтобы ответить на смс или прочитать новость в Интернете.

Шаг 7. Устраивайте «разгрузочный» день без Интернета хотя бы один раз в неделю.

Этот шаг особенно актуален для тех, кто большую часть рабочего и/или свободного времени проводит перед компьютером. В течение «разгрузочного» дня меньше смотрите телевизор - постарайтесь максимально ограничить входящий поток информации. Она окружает нас повсюду, и небольшие передышки в усвоении данных просто необходимы!

Начните с применения на практике хотя бы двух-трех рекомендаций. Это поможет вам сделать процесс работы с информацией более продуктивным. Получив первые результаты, не останавливайтесь на достигнутом - осваивайте новые техники и методы. Экономьте с их помощью время, освобождая его для более важных и интересных задач!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль