Как выбрать систему для автоматизации учета архивных документов?

125

Вопрос

Если выбирать систему для автоматизации учета архивных документов ведомственных организаций, то какие функции будут стандартными, а какие – индивидуальными (уникальными) у разных поставщиков данной услуги?

Ответ

Давайте мы сначала поймем, что такое есть сегодня система учета архивных документов и каково ее место в ряду других ECM-решений.


Вам будет полезно узнать об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия в материале по ссылке.


Оглядываясь назад и осознавая наш российский, во многом уникальный, опыт, мы понимаем, что современные ECM-системы в России, если не технически, то, по крайней мере, идеологически, выросли из систем автоматизации делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины. Они в основном были именно учетными системами, т.е. базировались только на регистрации событий.

Проблема состояла в том, что мы могли определить и дату поступления документа, и кто есть или был его ответственным исполнителем, и номер дела, куда он был списан после исполнения. Но найти, у кого на исполнении документ находится сейчас, или по прошествии нескольких  лет обнаружить сам документ было практически невозможно. А спроектировать маршрут обработки – это уже совсем запредельно, где-то на уровне колдовства. Использование таких систем было подобно управлению автомобилем лишь с одним зеркалом заднего вида.


Подробнее о ведении архива мы писали здесь.


Вот почему такой бум произвело в середине 1990-х гг. появление на нашем рынке первой промышленной системы управления документами PC Docs (которая сейчас более чем успешно превратилась в OpenText eDocs DM), а чуть позже, но весьма своевременно подоспевший Documentum окончательно сформировал российский рынок ECM. Соответственно, совершенно  изменились и сами системы автоматизации делопроизводства. Они перестали быть простыми регистрационными системами и, в лучших реализациях, стали полноценными приложениями поверх промышленных ECM-систем.


О передаче документов в архив читайте подробнее по ссылке.


Нечто похожее происходит сейчас и с архивными системами. Их роль как систем автоматизации только учета архивных документов практически полностью исчезла. Сегодня эти системы отвечают не только за регистрацию физических объектов хранения: документов, дел, магнитных носителей, артефактов и т.д. В настоящее время они представляют собой важнейший элемент корпоративной информационной инфраструктуры – электронные архивы документов. Они накапливают документированную историю операций бизнеса, причем обеспечивают ее хранение в гарантированно неизменяемой форме в течение технически неограниченного периода времени. Они накапливают не только бизнес-документы, но и переписку сотрудников между собой и внешними организациями, копии баз данных и многое другое, что требуется для управления жизненным циклом корпоративного контента и защиты интересов компании в судах в случае необходимости.

Основные функции систем остаются неизменными: контроль сроков хранения объектов архива, управление операциями по истечении этих сроков, управление процессами выдачи/возврата, учет места хранения объекта, ведение классификаторов, номенклатуры дел и др. Требования и нормы архивного делопроизводства никто не отменял и не упрощал, хотя понятно, что автоматизация неизбежно вносит свои корректировки.


Вы узнаете больше о экспертизе ценности документов, если перейдете в материал.


В мировой практике системы такого рода принято относить к категории RM – Records Management. Перевод этого термина традиционно вызывает много споров, приводятся разные варианты: от самых простых – управление записями и управление документами (по ГОСТу), до более изысканных – управление официальными документами. Также идет много споров о том, является ли RM частью ECM или это обособленное приложение, следует ли их реализовывать на единой программной платформе или на разных: все это говорит только о том, какое  повышенное внимание уделяют бизнес и специалисты-предметники этому вопросу.

О важности технологии RM свидетельствуют и другие факты.


Читайте о архивном деле в 2017 году еще больше по ссылке.


Первый – строгие национальные и даже международные регламенты в этой области.

В ряде стран имеются и последовательно применяются национальные стандарты, определяющие функциональную структуру внедряемых RM-систем. Наиболее известными являются ISO15489, DoD5015, MoReq. Все эти стандарты переведены на русский язык. Надо отметить, что ISO 15489-1:2001 был использован как основа разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.


Подробнее о архивном делопроизводстве мы писали здесь.


Второй – частота применения. По информации AIIM, почти 80% внедрений RM предусматривали управление физическими объектами архива, более 60% – долговременное (более 20 лет) хранение документов, при этом в 45% требовалось строго соблюдать соответствующий национальный стандарт.

В этих условиях говорить о больших функциональных различиях в решениях от различных поставщиков не имеет смысла.

Могут различаться детали, например, способ реализации классификации, возможность распечатки штрих-кодов для маркировки физических объектов хранения, учет операций внешних провайдеров хранения и др.


О архивном деле читайте подробнее по ссылке.


Более важными, но незаметными для конечного пользователя могут быть различия, связанные с национальными стандартами и особенностями регулирования архивного хранения.

Также не имеет смысла рассуждать о специфике архивов ведомственных по сравнению с частными. Правила для всех едины, стандарты признаны во всем мире, специалисты получают единое для рода своей деятельности образование, да и меняют работу не по ведомственному, а по профессиональному признаку. Так что говорить о каких-то особенных ведомственных архивах, конечно, если только они не принадлежат службам охраны правопорядка и национальной безопасности, не слишком корректно. Ни одна серьезная административная структура не будет идти наперекор национальным требованиям без крайней необходимости, у них задачи есть посерьезнее, чем разработка собственной методологии архивного делопроизводства.

В условиях тотальной стандартизации RM производители конкурируют не наличием уникальных функций, а обеспечивая более высокие технологические характеристики своих RM-систем, их более глубокую интеграцию с корпоративными ECM- и RM- системами.


Подробнее о архивном хранении мы писали здесь.


Наиболее перспективным технологическим решением является выделение специализированного архивного сервера из общего программного обеспечения ECM-системы как самостоятельного программного продукта. Такая возможность есть только у небольшого количества производителей, еще меньше производителей в состоянии обеспечить архивное хранение произвольных электронных объектов (т.е. сканов, почты, копий баз данных) без каких-либо ограничений. Сегодня только один производитель – OpenText – предоставляет все эти возможности, включая готовую коробочную интеграцию с SAP ERP, своей ECM-системой, а также ECM-системами других производителей. Вот почему OpenText считается безусловным лидером в сегменте RM в мире.

Компания «TerraLink» имеет ряд референтных проектов по построению систем автоматизации архивного делопроизводства в соответствии с действующими в России нормами и правилами, где в качестве платформы был использован продукт OpenText RM. Результаты этих проектов были высоко оценены заказчиками.


Читайте о авансовом отчете, чтобы не совершать ошибок.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль