Как согласовать документ в СЭД?

134

Вопрос

Как происходит внешнее и внутреннее согласование документов в СЭД? Используется лист согласования или создаются новые версии документа?

Ответ

С уверенностью можно заявить, что без процессов согласования не обходится ни одна организация. Это не только рассмотрение и оценка документа, это инструмент, который обеспечивает управляемость процессами в организации.

Цель согласования документов – повышение качества документов, управленческих процессов и решений. Именно поэтому процесс согласования необходимо выстраивать четко и прозрачно. Результат согласования – визирование документа всеми заинтересованными лицами, а его итог – подписание согласованного документа руководителем.

Чаще всего согласуются документы, которые затрагивают зоны ответственности разных подразделений, например, финансовой службы, юридической службы, службы информационной безопасности и т.п. В рамках согласования документа представители этих служб преимущественно согласуют те разделы документа, которые относятся к их зоне ответственности.

По итогам согласования документов можно выделить три варианта резолюций:

  • «согласовано»;
  • «требуется доработка» (для внутренних и исходящих документов) или «согласовано с замечаниями» (для внешних документов, реже для внутренних);
  • «отказано».

Более интересными для нас будут первые два варианта, так как в случае отказа процесс согласования фактически завершается. Если документ возвращается с результатом «требуется доработка» или «согласовано с замечаниями», возникает необходимость фиксации возникших замечаний.

Наиболее распространенными способами отображения замечаний в документе являются:

  • оформление листа согласования и фиксация в нем замечаний;
  • создание новой версии документа и внесение правок в сам документ.

Данные способы нельзя противопоставлять друг другу, так как каждый из них применяется в определенной ситуации и на определенном этапе согласования. Их пересечение возможно только при отображении замечаний к документу. Рассмотрим особенности использования того и другого способа.

Согласование документа

Создание новой версии и внесение замечаний в документ

В режиме рецензирования каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл (в новую версию документа), добавить новые файлы, согласовать документ или отклонить. При этом информация, внесенная каждым согласующим, будет сохранена.

Режим одновременной работы позволяет сократить время на согласование, исключает необходимость получения уведомления об освобождении документа.

Плюсы:

  • предусмотрена возможность внесения замечаний согласующим непосредственно в согласуемый документ;
  • согласующий видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса;
  • при повторном согласовании согласующий видит свои замечания и то, каким образом они были устранены;
  • есть возможность подписать свою версию документа ЭП, чтобы гарантировать ее неизменность.

Минусы:

  • инициатору задачи необходимо объединять замечания согласующих из разных версий в один документ;
  • данный способ применим только для внутренних документов, т.е. для документов, созданных внутри организации. Внешние документы, т.е. документы, поступившие из сторонних организаций, редактировать невозможно.

Фиксация замечаний в листе согласования

В режиме согласования каждый согласующий может фиксировать свои замечания в виде комментариев в тексте переписки, либо в примечании при подписании ЭП. По итогам согласования формируется отчет «Лист согласования», в котором отображается не только информация о лицах, подписавших документ ЭП, но и комментарии согласующих.

Плюсы:

  • автору документа не нужно сводить замечания в одном месте, при формировании отчета «Лист согласования» это будет сделано автоматически;
  • данный способ можно применять как для внутренних документов, так и для внешних;
  • согласуемый документ не изменяется при согласовании.

Минусы:

  • если замечаний к документу много, то фиксировать их в отчете «Лист согласования» неудобно.

Подписание документа

В том случае, если у согласующих нет замечаний или они были успешно устранены, согласующий подписывает (визирует) документ электронной подписью. Визы согласования в документе необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы.

СЭД протоколирует всю работу с документом, сохраняя в системе историю всех изменений, произведенных пользователями, в том числе информации о том, какой именно пользователь внес визу в документ.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то можно закрепить следующий порядок работы:

1.               На основании виз, внесенных в документ в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам документ.

2.               Затем уполномоченный сотрудник проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а затем заверяет лист согласования и распечатанный документ.

3.               Распечатанный и заверенный документ передается руководителю на подписание вместе с распечатанным и заверенным листом согласования.

4.               После подписания документа на бумажном носителе в СЭД вносится отметка об этом событии.

Вывод

Исходя из вышеизложенного, напрашивается вывод о том, что при согласовании внутренних документов однозначно более удобным является создание новой версии документа. Количество создаваемых версий при согласовании может быть обусловлено различными факторами:

  • если согласующих немного, срок согласования достаточный и отсутствует риск внесения согласующим изменений в документ, то достаточно будет одной версии документа на каждый круг согласования. Все изменения вносятся в документ в виде примечаний или в режиме правки;
  • если согласующих много, срок согласования ограничен, и есть риск внесения согласующим изменений в документ, то каждому согласующему рекомендуется создавать свою версию документа и подписывать ее ЭП.

При согласовании внешних документов создание версий обычно не используется, так как усложняет процесс, если согласующих больше чем один. Рекомендуется все замечания фиксировать в листе согласования, и в дальнейшем на их основании может быть создан протокол разногласий. Исходный документ остается неизменным.

Для некоторых компаний оптимальным вариантом и выходом для многостороннего согласования документа последнее время стали специальные системы, позволяющие вносить примечания и правки нескольким внешним согласующим в один документ, расположенный в универсальном облачном хранилище (например, Google Docs).


Мы рекомендуем почитать о экспертизе ценности документов материал по этой ссылке.


Подводя итог, хочется отметить, что при выстраивании процесса согласования необходимо стремиться к единообразию способов фиксации замечаний и отображения факта согласования, чтобы и инициатор, и согласующие не думали о том, каким образом нужно это делать в зависимости от вида документа. Это также критично и для руководителя, который подписывает документ на основании виз согласующих.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль