Как при использовании СЭД распространяется информация?

51

Вопрос

Каким образом при использовании СЭД информация (сведения от руководства, распоряжения и т. п.) распространяется по организации?

Ответ

Любая информация – в виде документа, задачи или распоряжения – имеет свой маршрут следования и уровень доступа, жизненный цикл от создания до попадания в архив. Рассмотрим процесс, как именно пользователи системы получают информацию. Это может быть интерфейс самой системы электронного документооборота или офисные приложения, с которыми она интегрирована.

Например, в системе DocsVision реализована интеграция с Microsoft Outlook, что позволяет пользователям работать по принципу «одного окна». Сама информация хранится в базе данных, а ее движение реализовано в системе через специально прописанные  процессы (workflow), которые и обеспечивают весь жизненный цикл документа.

Распространение информации идет по пути, необходимом для конкретного бизнес-процесса, и при его создании этот путь четко задается.

Например, задача идет от руководителя к исполнителю, документ – по кругу согласования, распоряжение – всем пользователям системы, которые должны его получить. Система сама фиксирует, кто ознакомился с распоряжением, кто принял задачу на исполнение, и рассылает уведомления всем заинтересованным лицам, заранее прописанным в рабочем процессе.

Информация в системе электронного документооборота может распространяться не только в пределах одного офиса, но и в территориально-распределенных структурах – компаниях с географическими удаленными филиалами. При этом в зависимости от внутренних регламентов организации филиалы могут иметь доступ к тому или иному объему информации.

Существуют современные  портальные технологии, которые организуют доступ пользователей к разным ресурсам, объединяя разрозненные сервисы и приложения. Порталы становятся единой точкой входа и получения информации из СЭД и других информационных систем на всех уровнях предприятия.

Использование возможностей портала позволяет наладить совместную работу, удаленный доступ и координацию информации, а также решить задачи создания библиотеки документов и изображений, рабочих областей проектов, списков задач, вопросов и ссылок.


Вы узнаете больше о контроле исполнения документов, если перейдете в материал.


Работать с системой можно удаленно и локально. Сотрудники канцелярии и делопроизводства могут отследить движение документа на всех этапах его жизненного цикла. Для административного делопроизводства может быть реализован механизм проставления резолюций  и выбраны специализированные средства контроля исполнения поручений и резолюций. Настраиваемый сервис уведомлений может решить задачу оперативного контроля исполнительской дисциплины и повысить быстроту реагирования на поступающие пользователю системы задачи. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль