Секретариат

Как можно автоматизировать процесс заведения карточки документа?

  • 23 мая 2016
  • 50

Вопрос

Как можно автоматизировать процесс заведения карточки документа?

Ответ

В случае регистрации документов, поступающих в организацию, основным способом автоматизации заведения карточки является использование функций распознавания документов.

Способ с распознаванием документов применим в основном к вводу структурированных документов, имеющих «жесткую» форму – анкет, бланков, типовых договоров, счетов-фактур и т.д. В этом случае с помощью настроек СЭД, системы сканирования и системы распознавания можно реализовать практически полностью автоматический ввод документов – достаточно загрузить документы в потоковый сканер, и система ввода распознает данные документов, а СЭД создаст карточки, заполнит их поля необходимой информацией и прикрепит сами документы к карточкам.

При этом нужно иметь в виду, что на практике для больших объемов сканирования и распознавания документов кроме станций сканирования и распознавания также организуются и станции верификации (на станции верификации производится редактирование результатов распознавания для проверки качества).


Мы рассказывали ранее о экспертизе ценности документов в материале по ссылке.


Несмотря на широкие возможности современных систем распознавания, они все же не дают стопроцентной гарантии корректного распознавания, поэтому необходимость ручного контроля все равно остается.

Что касается неструктурированных документов, таких, например, как входящие письма от разных корреспондентов или нетиповые договоры, то из-за различного оформления таких документов и вариаций расположения ключевых элементов (отправитель, адресат, название организации, дата, номер и пр.) на странице распознавание и автоматизированный ввод таких документов является сложной и дорогостоящей в реализации задачей, не дающей гарантированного результата. При использовании современных средств интеллектуального распознавания и верификации документов эта задача частично решаема, но на практике редко имеет целесообразность.

Если же говорить об автоматизации заведения карточек документов в СЭД на основе данных из других информационных систем, а не поступивших бумажных документов – здесь интеграционные возможности современных СЭД позволяют реализовать практически любой сценарий.

Например, карточка договора может создаваться автоматически на основании данных по завершенному конкурсу с торговой площадки, карточка счета в учетной системе может быть заведена на базе карточки договора и т.д.


Подробнее о основных видах документов организации мы написали в материале по ссылке.


Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.