Как ускорить и упростить процесс ввода документов?

28

Вопрос

Как ускорить и упростить процесс ввода документов? И можно ли использовать обычные офисные МФУ для ускорения и упрощения ввода документов?

Ответ

Многие СЭД предлагают инструменты для ускорения ручного ввода однотипных документов – например, использование такой функциональности, как «сохранить и создать».  В этом случае после заполнения карточки одного документа по нажатию соответствующей кнопки можно сразу же открыть на заполнение следующую карточку, что сокращает время на ввод документов. Также для ускорения заполнения карточек применяются шаблоны, автозаполнение полей из справочников, быстрая подстановка информации в поля и т.д. Такие возможности СЭД ускоряют работу в случае, если сначала все документы сканируются (в разные файлы), а затем уже вносятся в систему.

Есть сценарии с использованием средств автоматизации.

Например, в случае если документы не являются срочными и неотложными, при получении документа делопроизводитель создает карточку документа и заполняет информацию по документу, но не сканирует сам документ, а печатает из карточки штрих-код (на особом листе с наклейками или на отдельном листе бумаги), который либо клеит на первый лист документа, либо прикладывает первым листом к документу.


Более подробно о экспертизе ценности документов вы можете узнать в статье.


Это позволяет осуществлять быструю регистрацию карточек документов, а когда документы накапливаются, их все вместе загружают в потоковый сканер и запускают процесс сканирования.  В отсканированных документах по штрих-коду автоматически определяется начало документа и карточка, которой он соответствует, а СЭД прикрепляет отсканированный документ к уже заведенной карточке.

На практике используются и привычные штрих-коды, и более современный их вид – QR-коды: выбор зависит от возможностей и настроек комплекса сканирования и СЭД.


Читайте подробнее о внутренних документах по этой ссылке.


В таком сценарии, если распознавание текста документов не требуется, штрих-коды могут распознаваться с помощью ПО сканера или СЭД.

Также есть вариант настроек СЭД, когда в потоковый сканер просто погружаются переложенные листами-разделителями документы без штрих-кодов, которые после сканирования прикрепляются к автоматически создаваемым по предварительно настроенным правилам карточкам. В дальнейшем делопроизводитель может полностью заполнить карточки информацией о документах.

Что касается использования обычных МФУ для ускорения ввода документов,  многое зависит от конкретной модели, но в целом МФУ обладают рядом существенных недостатков по сравнению со специализированными потоковыми сканерами, и работа с ними в большинстве случаев не дает сколько-нибудь значительного увеличения скорости ввода документов (либо потребует использования специализированного ПО для распознавания или дополнительных настроек СЭД).

Профессиональные документ-сканеры более предпочтительны, тем более в настоящее время компактные потоковые сканеры даже бюджетного уровня обладают широкими встроенными возможностями (распознавание штрих-кодов, разбиение документов на страницы и т.д.), позволяющими создать на их основе профессиональное рабочее место по ускоренному вводу документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль