Может ли ECM-система писать заявления за сотрудника?

36

Вопрос

Может ли ECM-система писать заявления за сотрудника?

Ответ

Многие были бы не прочь процесс создания кадрового заявления автоматизировать силами ECM-системы. Казалось бы, при достаточной степени автоматизации бизнес-процессов организации,ответ на выше озвученный вопрос может быть положительным. Да и трудовое законодательство сейчас совершенствуется в сторону использования электронных документов даже в таких архаичных процессах, как кадровое делопроизводство. Но все ли так просто?

Разберем, например, автоматизацию заявления на отпуск. И действительно, как было бы хорошо, если бы в означенный день заявление само создалось в ECM-системе и отправилось на согласование, утверждение, выплату отпускных, запустило передачу дел для сотрудника, уходящего в отпуск. Тем более что в конце года в любой организации составляется и утверждается график отпусков, благодаря чему можно четко вычислить дату автоматического формирования заявления.

Но согласно ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков», не позднее чем за две недели до наступления календарного года в организации должен быть утвержден график отпусков, которым устанавливается очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации. Третьей частью той же статьи установлено, что о времени начала отпуска работодатель должен предупредить сотрудника под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Выполнение этого требования является обязательным для работодателя. При этом в ТК РФ нет норм, согласно которым сотрудник должен писать заявление о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированного графиком отпусков.

Получается, что сотрудник пишет заявление о предоставлении отпуска только в нескольких случаях:

  • если очередность предоставления очередного оплачиваемого отпуска не установлена в графике отпусков.

Такая ситуация может возникнуть в случае, если сотрудник работает в организации более полугода (или менее, по согласованию с работодателем), но на момент составления графика отпусков в организации он не работал. А это значит, что предугадать, когда этот сотрудник решит пойти в очередной оплачиваемый отпуск, ни ECM-система, ни работодатель не смогут до написания сотрудником заявления;

  • если работодатель нарушил 123 статью Трудового кодекса и не уведомил сотрудника о времени начала его ежегодного оплачиваемого отпуска.

В данном случае сотрудник может подготовить заявление о переносе отпуска на другое время;

  • если сотрудник по каким-то причинам не может/не хочет идти в отпуск по графику, он должен написать заявление о переносе отпуска на другое время.

Во всех остальных случаях уведомления о времени начала отпуска достаточно для инициации процедуры оформления отпуска. Никакое заявление в данном случае ни сотрудник, ни ECM-система писать не должны.

С другой стороны, есть человеческий фактор. Если в организации все-таки идет нарушение норм Трудового кодекса или график отпусков готовится «для галочки» и никто очередность не соблюдает, то действительно сотрудникам приходится писать заявления о предоставлении отпуска (правильнее сказать «заявления о переносе»). В этом случае ECM-система не сможет предугадать, когда сотрудник организации решит пойти в отпуск, а значит, и заявление автоматически создать не сможет.

А вообще, если говорить о технических возможностях ECM-систем, то реализовать функционал по отправке заявления на согласование можно, только вот юридической значимости оно иметь не будет. Для того чтобы придать юридическую значимость отправке заявления на согласование в электронном виде, необходимо поставить простую ЭП. В этом случае подойдет ввод логина и пароля  и нажатие кнопки «отправить».

Итого, учитывая все вышесказанное, заявление система не должна писать, но в идеальной ситуации, когда все идет «по плану», теоретически ECM-система может начать процедуру отправки человека в отпуск с уведомлением его об этом «под роспись».

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль