Секретариат

Обязательно ли внедрять ECM-систему на всем предприятии?

  • 24 мая 2016
  • 42

Вопрос

А обязательно ли внедрять ECM-систему на всем предприятии или достаточно внедрить ее в отдельном подразделении?

Ответ

По своей сути ECM-система, как вытекает из ее названия, – это система управления контентом именно корпоративного масштаба. Основной экономический эффект от ее внедрения достигается в случае ее массового использования.

Однако понятно, что это слишком общее заявление: многое зависит от того, о каком подразделении идет речь. Если это важное для бизнеса компании подразделение и в нем работает значительное количество сотрудников, вполне возможно, что внедрение ECM-системы в этом случае будет локализовано именно в этом подразделении.

Например, это подразделение по работе с клиентами, и его сотрудникам необходимо накапливать большие объемы документов по каждому клиенту (клиентские досье в банке, архивы клиентских дел в телекоме). Или, например, это эксплуатационное подразделение электрогенерирующей компании, которое обязано накапливать чертежи, схемы, карты по всем техническим местам и техническим единицам оборудования.

Но надо иметь в виду, что есть приложения, которые невозможно локализовать в рамках одного, даже очень крупного подразделения.

Например, управление договорной работой, управление организационно-распорядительными документами и т.д.

Категорически неправильным подходом является похожий на заявленный в вопросе, но рассматривающий внедрение ECM не с точки зрения организационной структуры, а с точки зрения функциональной архитектуры. В максимально утрированном виде он звучит так: «одно приложение – одна задача». Порок этого подхода состоит в том, что, следуя ему, предприятие будет иметь несколько принципиально разных ECM-систем, и это станет черной дырой, которая будет пожирать ваши административные расходы, а также будет требовать постоянных затрат на консалтинг и поддержку интеграции. Обычно такая, прямо скажем, «каша» является следствием процесса неорганического роста компании – роста путем слияния и поглощений, когда в работу вовлекаются очень разные компании с разной информационной инфраструктурой. Но ориентироваться на такой подход в условиях нормальной работы, планировать его как стратегию развития вашей ECM-системы – бессмысленно и крайне опасно.

В любом случае, если вы рассматриваете в целях упрощения только один срез внедрения ECM, не важно какой – по оргштатной структуре, по задачам, по территориям, типам документов или по способам их поступления в систему и последующего хранения, то такая ECM-система очень скоро станет совершенно неэффективной.

Итак, какова бы ни была политика вашей компании в области внедрения ECM, совершенно понятно, что почти в любом случае внедрение начнется с какого-то одного, пилотного, подразделения. Возможно, вы на нем и остановитесь. Тем не менее, если вы хотите получить реальный эффект от внедрения ECM-платформы, следует планировать ее внедрение в масштабе всего предприятия для решения всех существующих, равно как и перспективных, задач управления корпоративным контентом.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.