Обязательно ли внедрять ECM-систему на всем предприятии?

42

Вопрос

А обязательно ли внедрять ECM-систему на всем предприятии или достаточно внедрить ее в отдельном подразделении?

Ответ

По своей сути ECM-система, как вытекает из ее названия, – это система управления контентом именно корпоративного масштаба. Основной экономический эффект от ее внедрения достигается в случае ее массового использования.

Однако понятно, что это слишком общее заявление: многое зависит от того, о каком подразделении идет речь. Если это важное для бизнеса компании подразделение и в нем работает значительное количество сотрудников, вполне возможно, что внедрение ECM-системы в этом случае будет локализовано именно в этом подразделении.

Например, это подразделение по работе с клиентами, и его сотрудникам необходимо накапливать большие объемы документов по каждому клиенту (клиентские досье в банке, архивы клиентских дел в телекоме). Или, например, это эксплуатационное подразделение электрогенерирующей компании, которое обязано накапливать чертежи, схемы, карты по всем техническим местам и техническим единицам оборудования.

Но надо иметь в виду, что есть приложения, которые невозможно локализовать в рамках одного, даже очень крупного подразделения.

Например, управление договорной работой, управление организационно-распорядительными документами и т.д.

Категорически неправильным подходом является похожий на заявленный в вопросе, но рассматривающий внедрение ECM не с точки зрения организационной структуры, а с точки зрения функциональной архитектуры. В максимально утрированном виде он звучит так: «одно приложение – одна задача». Порок этого подхода состоит в том, что, следуя ему, предприятие будет иметь несколько принципиально разных ECM-систем, и это станет черной дырой, которая будет пожирать ваши административные расходы, а также будет требовать постоянных затрат на консалтинг и поддержку интеграции. Обычно такая, прямо скажем, «каша» является следствием процесса неорганического роста компании – роста путем слияния и поглощений, когда в работу вовлекаются очень разные компании с разной информационной инфраструктурой. Но ориентироваться на такой подход в условиях нормальной работы, планировать его как стратегию развития вашей ECM-системы – бессмысленно и крайне опасно.

В любом случае, если вы рассматриваете в целях упрощения только один срез внедрения ECM, не важно какой – по оргштатной структуре, по задачам, по территориям, типам документов или по способам их поступления в систему и последующего хранения, то такая ECM-система очень скоро станет совершенно неэффективной.

Итак, какова бы ни была политика вашей компании в области внедрения ECM, совершенно понятно, что почти в любом случае внедрение начнется с какого-то одного, пилотного, подразделения. Возможно, вы на нем и остановитесь. Тем не менее, если вы хотите получить реальный эффект от внедрения ECM-платформы, следует планировать ее внедрение в масштабе всего предприятия для решения всех существующих, равно как и перспективных, задач управления корпоративным контентом.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль