Какие внедрить СЭД в дистрибьюторской организации?

42

Вопрос

Какие есть особенности при внедрении СЭД в дистрибьюторской организации?

Ответ

В плане ведения классического делопроизводства у дистрибьюторов не так много отличий от прочих организаций, но если говорить о внедрении СЭД в разрезе всех процессов документооборота, то здесь есть особенности, обусловленные спецификой бизнеса дистрибьюторов:

  • большой объем операций и, соответственно, существенные объемы обмена документами с контрагентами;
  •  наличие значительного количества сопровождающих товар документов – первичные документы, спецификации, гарантийные талоны и т.д.;
  •  критичность временных затрат на обработку документов по конкретным сделкам;
  •  ориентация на стандартизацию операций и, как следствие, применение типовых документов и типовых маршрутов их обработки;
  •  распределенная география деятельности крупных дистрибьюторов.

Для эффективного решения этих задач, стоящих перед дистрибьюторскими организациями, при внедрении системы электронного документооборота применяются такие методики, как:

  • организация систем потокового ввода документов;
  •  организация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между дистрибьютором и контрагентами;
  •  интеграция СЭД с учетными системами компании;
  •  автоматизация средствами СЭД специфических процессов бизнеса;
  •  поддержка средств удаленной работы сотрудников;
  •  поддержка работы СЭД в распределенных конфигурациях;
  •  организация порталов самообслуживания контрагентов.

Создание системы потокового ввода документов позволяет существенно сократить временные затраты персонала на сканирование бумажных документов и внесение данных из них в учетные системы, тем самым освободив время сотрудников для непосредственной работы с клиентами. Кроме того, использование электронного архива позволяет систематизировать учет больших объемов документации и ускорить поиск необходимых документов.

Организация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами дает возможность осуществлять обмен документами (например, первичными документами, договорами) с сохранением их юридической значимости через специализированных провайдеров EDI, а это позволяет минимизировать затраты на физическую пересылку документов, существенно сократить время обмена документами и уменьшить процент их потерь. Значительную роль в автоматизации этого комплексного процесса играют также учетная система организации и выбранный провайдер EDI; СЭД в данном случае является интерфейсом, который связывает все компоненты процесса воедино и предоставляет возможности по согласованию документов с использованием ЭЦП.

Интеграция СЭД с учетными системами дистрибьютора предоставляет средства для контроля операционных показателей деятельности, а также (например, при применении в процессах согласования) средства поддержки принятия решений при реализации конкретных сделок (использование различных маршрутов согласования в зависимости от стоимости контракта, доведение до согласующих лиц сведений о текущей задолженности контрагента и т.д.).

Автоматизация специализированных процессов является еще одной областью, в которой могут с успехом применяться средства СЭД по поддержке управления процессами.

Например, разработка и запуск стимулирующих акций для контрагентов – одна из типичных областей кейс-менеджмента, и многие СЭД имеют инструменты, позволяющие управлять реализацией групп задач.

Такая функциональность СЭД, как поддержка средств удаленной работы, делает доступной работу с документами для сотрудников, часто находящихся в командировках, на переговорах и вне офиса, что обеспечивает требуемую скорость процессов документооборота, критичную для бизнеса дистрибьютора, и их непрерывность.

Поддержка работы СЭД в распределенных конфигурациях актуальна в первую очередь для дистрибьюторских организаций, имеющих географически распределенные офисы. Она делает возможной работу всех подразделений организации в едином пространстве документооборота, с использованием общих актуальных справочников, поддержкой сквозных процессов, централизованным архивом документов и т.д.

Наконец, организация порталов самообслуживания позволяет переложить часть обязанностей сотрудников дистрибьютора (прием и оформление заказов, информирование об акциях, изменениях в прайс-листах, ведение сводной отчетности) на его контрагентов. Это комплексная задача, предполагающая ряд интеграционных решений, в которые могут быть вовлечены несколько ИТ-систем организации.

В зависимости от масштабов проект внедрения СЭД в дистрибьюторской организации может охватывать как все перечисленные выше задачи, так и только некоторые из них, но в любом случае хорошей практикой является поэтапная реализация задач автоматизации и разделение проекта на очереди, каждая из которых имеет обозримые сроки реализации и демонстрирует наглядный результат в плане достижения улучшений показателей эффективности бизнеса.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль