Как отмечаются документы переданные в архив организации?

31

Вопрос

Передача документов в архив организации

Подскажите, пожалуйста, как отмечаются документы в номенклатуре дел, которые были переданы в архив организации? Пишется ли это в примечании? И что делать с индексами дел, которые уже находятся в архиве, при составлении номенклатуры дел на следующий год?

Ответ

Передача документов в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений. Опись дел – это документ, который составляется на основании номенклатуры дел именно для организации передачи документов, подлежащих хранению, в архив организации. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения свыше 10 лет, при этом на документы по личному составу составляется отдельная опись. О том, как составляются описи, смотрите:

* Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

* Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002).


Читайте подробнее о организационных документах по этой ссылке.


По существующим правилам, в архив организации передаются только документы со сроками хранения свыше 10 лет, но в некоторых организациях архивы принимают на хранение документы со сроками хранения до 10 лет включительно (может быть так, что в подразделениях совершенно нет места для хранения документов, а в архиве организации есть свободные площади). В этом случае на документы со сроками хранения до 10 лет описи не составляются и документы передаются по номенклатуре дел, тогда в графе «Примечания» номенклатуры дел проставляются отметки о передаче дела в архив.


Вы узнаете больше о передаче документов в архив, если перейдете в материал.


Индексы дел могут повторяться из года в год. Идентификатором дела является не только его индекс, но и все те сведения, которые указываются на обложке дела: наименование организации, наименование структурного подразделения, заголовок дела, индекс, том (часть), крайние даты дела, срок хранения. Даже если большая часть сведений совпадает, дела будут различаться годом (крайними датами).


У вас не останется вопросов о ведении архива после прочтения статьи по ссылке.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль