Какие риски возникают при переходе на новую ECM-систему?

98

Вопрос

Какие риски перехода на новую ECM-систему можно отнести к наиболее характерным и часто встречающимся?

Ответ

С ростом задач и потребностей, рано или поздно компания может перерасти возможности своей ECM-системы. Если это ваш случай, то вам необходимо знать о наиболее часто встречающихся рисках, которые могут возникнуть при переходе на новую ECM-систему.

1. Потеря важного функционала текущей ECM-системы.

Когда вы планируете переход с одной системы на другую, то должны понимать, какие результаты вы хотите получить от новой системы. Как правило, при описании требований к будущей системе пользователи делают акцент на то, какого функционала им не хватает в системе и что в ней нужно изменить, но забывают описать то, что им в старой системе нравится, и что они  хотели бы сохранить. В результате этого, возрастают риски потери важного функционала текущей системы при переходе на новую.

Например, один из наших заказчиков не упомянул о том, что ему обязательно нужна возможность сканирования бумажных документов в pdf-формате, которая была в его текущей системе, но отсутствовала среди базовых возможностей новой. Решить эту задачу удалось благодаря специальному модулю новой системы.

Рекомендация: при определении целей и границ проекта, помимо проблем текущей системы, не забудьте указать и те преимущества, которые вы хотите сохранить.

2. Завышенные ожидания от новой ECM-системы.

У пользователей есть сложившиеся привычки работы в текущей ECM-системе. При переходе на новую систему им хочется сохранить простоту использования текущей системы, но при этом добавить функциональность новой.  Будьте готовы к тому, что скорее всего это будет невозможно сделать и новая система, особенно если она более функциональная,  окажется более сложной.

На одном из наших потенциальных проектов по переводу на новую ECM-систему заказчик хотел реализовать сложные бизнес-процессы, но не был готов мириться с тем, что визуально схема новых процессов будет выглядеть иначе, чем в текущей системе. В текущей системе процесс был представлен в виде четырех строчек в таблице (при этом сложный процесс автоматизировать с ее помощью не получалось), в новой системе – в виде блок-схемы со множеством условий и вариантов движения документа. Иногда, как в случае с нашим потенциальным клиентом, такие «мелочи» могут стать причиной отказа от перехода на новую ECM-систему.

Рекомендация: будьте готовы к тому, что вашими привычками придется пожертвовать в угоду функциональности новой системы.

3. Потеря накопленной информации.

Текущая ECM-система содержит много важной информации, которая безусловно должна быть перенесена в новую систему. Перенос данных из одной системы в другую – нетривиальная задача, сопровождающаяся множеством проблем. При выполнении такой задачи можно легко превысить сроки внедрения или выйти за рамки отведенного на решение бюджета.

Причин для неудач может быть множество:

это и большой объем ненужных данных («замусоренность» текущей системы); и поверхностный их анализ на этапе обследования, и недостаток опыта у команды, реализующей проект; и изменения текущей системы, происходящие в процессе проекта по переносу данных.

Рекомендация: вам необходимо уделить самое пристальное внимание каждой детали процесса переноса данных и постараться вникнуть во все мелочи.

4. Некачественное обучение пользователей.

Риск некачественного обучения сотрудников существует при реализации любого проекта. В рамках перехода на новую систему вы также можете столкнуться с тем, что пользователи не будут уделять должного внимания обучению, считая, что зная текущую систему, они разберутся и в новой.

В моей практике был проект, на котором после первого дня обучения многие сотрудники посчитали, что они перегружены текущей работой, а новая система простая и они освоят ее самостоятельно. В итоге полноценно запустить систему удалось только через несколько месяцев, поскольку первое время вместо использования системы приходилось обучать пользователей на рабочих местах элементарным навыкам работы в ней.

Рекомендация: не игнорируйте обучение, т.к. это важный этап проекта по переходу на новую систему.

5. Работа в двух системах одновременно.

Часто старую ECM-систему на длительное время оставляют работать параллельно с новой, что чревато двойной работой по занесению одной и той же информации в разные системы.

Рекомендация: чтобы избежать двойной работы, вам необходимо добиться автоматической синхронизации данных между системами, что позволит избежать повторного ввода одних и тех же данных.

Конечно, это не все риски, которые подстерегают вас на проекте, но при правильном подходе переход на новую ECM-систему пройдет максимально гладко.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль