Как оптимизировать процесс рассмотрения документов?

109

Вопрос

Как оптимизировать процесс рассмотрения документов и наложения резолюций, сделать его более удобным для моего руководителя и для меня, а также для исполнителей?

Ответ

1.Составлять резолюции следует таким образом, чтобы исключалось двоякое толкование и понимание текста.


Вы узнаете больше о резолюции как форме отражения управленческих решений, если перейдете в материал.


2. Целесообразно устанавливать четкий срок исполнения документов – дату, а при необходимости – и точное время исполнения. При использовании руководителем в резолюции слов «срочно», «незамедлительно», «оперативно», «весьма срочно» следует зафиксировать в локальном нормативном акте организации конкретные сроки исполнения поручений, которые подразумеваются под каждым из слов. В противном случае это может привести к неверному толкованию работником указания руководителя и срыву сроков исполнения поручения.  Например: документы и задания, имеющие в поручении указание:

  • «незамедлительно»: исполняются не позднее одного рабочего дня, следующего за датой выдачи поручения;
  • «срочно»: исполняются не позднее двух рабочих дней, следующих за датой выдачи поручения;
  • «оперативно»: исполняются не позднее десяти рабочих дней, следующих за датой выдачи поручения.

3. Использовать бланки для резолюций с напечатанным текстом типовых поручений и фамилий исполнителей.

4.Замыкать резолюции на верхний уровень системы делегирования полномочий и далее следовать принципу служебной иерархии.


Подробнее о основных видах документов организации мы писали здесь.


5.Разработать перечень документов, которые могут передаваться на рассмотрение, минуя руководителя. Обычно в таком перечне указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы, возможно – наименование организации-отправителя, а также наименования структурных подразделений или должностных лиц, которым направляются документы на рассмотрение. Перечень необходимо утвердить у руководителя и ознакомить с ним ответственные подразделения и должностных лиц.

Пример перечня документов, передаваемых в структурные подразделения

без рассмотрения руководителем организации

Вид/содержание документа

Структурное подразделение

И.О. Фамилия, должность работника

Входящие письма от филиалов о направлении ежемесячных отчетов о доходах и расходах

Финансовое управление

И.К. Ивова, начальник управления

Входящие письма от

ООО «Сервис» о направлении графиков работы в рамках действующих договоров

Административно-хозяйственная служба

А.Л. Зимин,

начальник службы

Входящие (сопроводительные) письма от контрагентов о направлении подписанных с их стороны документов (договоров, актов, спецификаций и т.д.)

Структурное подразделение, ответственное в соответствии с локальными нормативными актами организации за подписание направленного документа (курирующее вопрос)

Руководитель ответственного структурного подразделения

Мы надеемся, что данные в этой статье советы помогут оптимизировать как рабочее время руководителя, так и ваше личное рабочее время, сделав процессы по работе с поручениями и резолюциями более отлаженными и прозрачными.


Интересная информация о экспертизе ценности документов размещена здесь.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль