Что такое групповые компоненты ECM?

69

Вопрос

Сегодня в составе ЕСМ-решения присутствуют компоненты, обеспечивающие групповую работу. Что это за компоненты и какими знаниями нужно обладать для работы с такими модулями?

Ответ

Для начала ответим на вопрос: что это за компоненты, которые обеспечивают групповую работу?


Читайте о том, для чего нужен интерфейс, больше информации в статье по ссылке.


Предположим, что ваша организация морально подготовилась к полному или частичному переходу на безбумажный документооборот. Документы начинают создаваться, храниться и подписываться в электронном виде. Теперь встает вопрос о том, как обеспечить безбумажное согласование. Наиболее распространенное предложение – воспользоваться электронной почтой для пересылки электронной копии документа. Но это влечет за собой определенные сложности, а именно:

  • вложение может быть изменено, а в случае с большими документами поиск изменений в них может затянуться. (Хорошо, если в организации существует культура создания примечаний или выделения цветом, а если нет?);
  • параллельных согласующих лиц может быть много, и каждый согласующий редактирует отдельную копию документа. Далее инициатору или ответственному приходится сводить все примечания и исправления воедино, что, конечно же, влияет на скорость работы;
  • процесс согласования документа может иметь довольно сложные логику и маршрут, и чем крупнее организация, тем сложнее соответствующий процесс (регламент);
  • у каждого вида документа свой процесс согласования, а видов документов в организациях бывает много. Если на работу приходит новый специалист, то знание тонкостей процесса согласования приходит не сразу.

Это лишь некоторые, наиболее яркие моменты, с которыми сталкиваются организации, выбравшие для процесса согласования электронную почту. Что же делать?

Очень важным критерием при выборе электронного документооборота должен стать вопрос по качественному и проработанному инструменту согласования электронных документов (Workflow). Именно этот инструмент и обеспечивает групповую работу. Функционал хорошего инструмента должен быть тщательно проработан. Основными критериями при выборе данного инструмента должны быть два момента:

  1. Простой и понятный для пользователя (а не для системного администратора) интерфейс, максимально приближенный к привычному интерфейсу окна электронной почты.
  2. Простой, удобный и гибкий инструмент для автоматизации процессов согласования (регламентов).

Отвечая на второй вопрос – какими знаниями нужно обладать для работы с таким модулем – можно сказать, что все зависит от вашего выбора системы электронного документооборота. Есть системы, в которых без привлечения вендора изменить автоматизированный ранее регламент невозможно. И, конечно же, есть системы, в которых инструмент настолько прост и удобен в использовании, что бизнес-аналитик, изучивший справку F1, может разобраться и легко изменить схемы созданных ранее автоматизированных бизнес-процессов, а также самостоятельно создать схемы для новых бизнес-процессов в организации.

При выборе системы электронного документооборота анализируйте инструменты для групповой работы внимательно, ведь выбрав систему единожды, очень сложно будет ее потом заменить. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль