Какие возможности поиска по данным существуют в ECM?

12

Вопрос

Какие возможности поиска по данным существуют в ECM? 

Ответ

Возможность без особого труда найти нужный документ – одна из причин, по которой организация решается на внедрение СЭД или ЕСМ-системы. Некоторые методы поиска присутствуют во всех системах, некоторые – в наиболее продвинутых.

Один из самых простых способов добраться до нужного документа – просто взять его там, где ему положено быть согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Для этого требуется умение гибко оперировать папками документов, и вряд ли себе можно представить СЭД без подобных возможностей.

Еще один простой и очевидный инструмент ‒ поиск по атрибутам документа (по наименованию, автору, дате создания и изменения и другим) – также неотъемлемая часть СЭД.

Удобно использовать стандартные правила типа «найти документы, с которыми я работала вчера», еще удобнее, когда подобные правила можно создавать самостоятельно.

Поиск по содержимому документов – вещь крайне полезная, но, к сожалению, реализованная не во всех системах: сказываются не всегда прозрачный доступ к тексту документа, морфологические проблемы и часто низкая релевантность результатов такого поиска.

Особо стоит отметить не часто используемый, но при правильном подходе весьма мощный механизм ‒ теги или ключевые слова. Правда, с тегированием документов есть определённые трудности.

При ручном добавлении ключевых слов необходимо следовать четко проработанным правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов пока скорее мечта, чем реальность.

Кроме текста документы могут содержать информацию другого рода – например, картинки, видео или звук. Умение искать по подобному контенту внутри системы на данный момент тоже скорее перспектива, чем действительность. Однако с учетом того, что отдельные компании добились успехов в этом направлении, что-то подобное скоро появится и в СЭД.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль