Какие возможности поиска по данным существуют в ECM?

29

Вопрос

Какие возможности поиска по данным существуют в ECM? 

Ответ

Возможность без особого труда найти нужный документ – одна из причин, по которой организация решается на внедрение СЭД или ЕСМ-системы. Некоторые методы поиска присутствуют во всех системах, некоторые – в наиболее продвинутых.

Один из самых простых способов добраться до нужного документа – просто взять его там, где ему положено быть согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Для этого требуется умение гибко оперировать папками документов, и вряд ли себе можно представить СЭД без подобных возможностей.

Еще один простой и очевидный инструмент ‒ поиск по атрибутам документа (по наименованию, автору, дате создания и изменения и другим) – также неотъемлемая часть СЭД.

Удобно использовать стандартные правила типа «найти документы, с которыми я работала вчера», еще удобнее, когда подобные правила можно создавать самостоятельно.

Поиск по содержимому документов – вещь крайне полезная, но, к сожалению, реализованная не во всех системах: сказываются не всегда прозрачный доступ к тексту документа, морфологические проблемы и часто низкая релевантность результатов такого поиска.

Особо стоит отметить не часто используемый, но при правильном подходе весьма мощный механизм ‒ теги или ключевые слова. Правда, с тегированием документов есть определённые трудности.

При ручном добавлении ключевых слов необходимо следовать четко проработанным правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов пока скорее мечта, чем реальность.

Кроме текста документы могут содержать информацию другого рода – например, картинки, видео или звук. Умение искать по подобному контенту внутри системы на данный момент тоже скорее перспектива, чем действительность. Однако с учетом того, что отдельные компании добились успехов в этом направлении, что-то подобное скоро появится и в СЭД.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль